勞檢三寶有兩種說法，法定必備的其實是勞工名卡、出勤紀錄、工資清冊。
三份文件的法定記載項目、保存年限、罰則金額與查核細節，寫給中小企業主與人資。
一分鐘先看結論
「勞檢三寶」不是法律用語，所以坊間有兩種說法。
一種是勞工名卡、出勤紀錄、工資清冊，這三份是《勞動基準法》明文要求雇主置備的文件。
另一種把勞動契約算進來，因為實務上勞檢幾乎一定會看契約。
兩種說法都有道理，但要弄清楚差別在哪：前三份是「法律要求你要有」，勞動契約是「法律要求裡面要寫哪些事」。
| 文件 | 法源 | 保存年限 | 性質 |
|---|---|---|---|
| 勞工名卡 | 勞基法第 7 條 | 離職後五年 | 應置備 |
| 出勤紀錄 | 勞基法第 30 條第 5 項 | 五年 | 應置備 |
| 工資清冊 | 勞基法第 23 條 | 五年 | 應置備 |
| 勞動契約 | 勞基法施行細則第 7 條 | 契約關係存續期間及後續舉證所需 | 應約定十三類事項 |
這篇把四份文件各自的記載項目、保存年限、罰則與查核重點拆開講。
勞檢的整體流程與準備方向，另外整理在[企業勞檢準備重點](/labor-inspection-guide/)。
第一份：勞工名卡
《勞動基準法》第 7 條寫得很細：雇主應置備勞工名卡，登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。
前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。
實務上最常出問題的有三點：
第一，只有人事系統的基本欄位，沒有獎懲與傷病紀錄。
條文列的項目裡，獎懲與傷病是最常漏的兩欄，因為多數人資系統把它們放在別的模組。
第二，離職後就把資料刪掉或封存到找不到。
名卡要保管到離職後五年，不是離職就結案。
離職員工回頭主張權利的案件，時間點常常落在離職後一到兩年。
第三，工資欄只寫一個數字。
名卡上的工資如果與工資清冊、勞動契約寫的不一致，檢查時就會被逐一比對。
違反第 7 條，依第 79 條第 3 項，處新臺幣 2 萬元以上 30 萬元以下罰鍰。
第二份：出勤紀錄
《勞動基準法》第 30 條第 5 項：雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。
第 6 項：前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。
勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。
三個關鍵詞，每一個都是查核點。
「逐日」：不是月報表、不是彙總表。
每一天都要有紀錄。
「至分鐘為止」：只有時、沒有分不合格。
用「上午班／下午班」這種註記也不合格。
「不得拒絕」：員工要副本或影本，公司必須給。
這一條在爭議案件裡特別重要，因為員工能不能拿到自己的出勤紀錄，常常是後續舉證的關鍵。
至於用什麼工具記錄，法律沒有限定一定要打卡鐘。
台中市勞工局的說明就提到，出勤紀錄不限於打卡鐘，也可以使用其他能確實反映出勤時間的工具。
實務上簽到簿、門禁刷卡、差勤系統、行動打卡都可以，前提是能做到逐日、到分鐘、可回溯、可列印。
外勤、遠距與排班制是最容易出問題的三種型態：
| 型態 | 常見做法 | 要注意什麼 |
|---|---|---|
| 外勤業務 | 行動打卡或每日回報 | 回報要有時間戳記，不能只寫「今日拜訪三家」 |
| 遠距工作 | 系統登入紀錄或線上簽到 | 要能對應到「開始工作」與「結束工作」兩個時點 |
| 排班制 | 班表加實際打卡 | 班表不等於出勤紀錄，實際出勤仍要逐日記載 |
違反第 30 條第 5 項（未置備或未保存五年），依第 79 條第 2 項，處新臺幣 9 萬元以上 45 萬元以下罰鍰。
這是三份文件裡罰得最重的一項。
至於未依第 6 項逐日記載至分鐘，則落在第 79 條第 1 項的範圍，處 2 萬元以上 100 萬元以下罰鍰。
第三份：工資清冊
《勞動基準法》第 23 條：工資之給付，除當事人有特別約定或按月預付者外，每月至少定期發給二次，並應提供工資各項目計算方式明細；按件計酬者亦同。
雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入。
工資清冊應保存五年。
這一條有兩件事常被當成一件事：
「提供工資各項目計算方式明細」是給員工的，也就是薪資單。
「置備工資清冊」是公司要留的，兩者不是同一份文件，但內容必須對得起來。
工資清冊的查核重點，主要落在「計算方式明細」這五個字。
只列一個金額不夠，要看得出這個金額怎麼來的。
特別是這幾項：
– 加班費：時數、倍率、計算基礎各是多少 – 例假日與休息日出勤：怎麼認定、怎麼計算 – 特休未休折現：折算基礎與天數 – 各項津貼與獎金：哪些計入平日工資，哪些不計入 – 代扣項目：勞保費、健保費、勞退自願提繳等各自獨立列示
代扣項目裡的勞退自願提繳，是 2026 年 8 月之後新增的常見欄位，列示方式另外寫在〈勞退自提 6% 薪資單怎麼扣？不是公司多負擔 6%，這樣列才對〉。
違反第 23 條，依第 79 條第 1 項，處新臺幣 2 萬元以上 100 萬元以下罰鍰。
第四份：勞動契約
法律沒有規定勞動契約一定要書面，但《勞動基準法施行細則》第 7 條規定，勞動契約應依本法有關規定約定下列事項：工作場所及應從事之工作；工作開始與終止之時間、休息時間、休假、例假、休息日、請假及輪班制之換班；工資之議定、調整、計算、結算與給付之日期及方法；勞動契約之訂定、終止及退休；資遣費、退休金、其他津貼及獎金；勞工應負擔之膳宿費及工作用具費；安全衛生；勞工教育及訓練；福利；災害補償及一般傷病補助；應遵守之紀律；獎懲；其他勞資權利義務有關事項。
十三類事項，實務上最常漏的是「工資之議定、調整、計算、結算與給付之日期及方法」的後半段——多數契約只寫月薪多少，沒寫怎麼計算、哪一天給。
等到有爭議時，這一段的空白就會變成雙方各說各話。
沒有書面契約不會直接被罰，但會出現另一個問題：勞檢時公司拿不出約定的內容，只能用口頭說明，而口頭說明在爭議程序裡幾乎沒有證明力。
三份文件其實是同一組數字的三個切面
勞檢真正在查的，是這幾份文件對不對得起來，而非各自漂不漂亮。
| 資料 | 對照對象 | 對不上的常見原因 |
|---|---|---|
| 出勤紀錄的加班時數 | 工資清冊的加班費 | 加班要申請但沒申請、系統時數與實際不同 |
| 工資清冊的工資項目 | 勞動契約的工資約定 | 契約沒改，實際薪資結構已經變了 |
| 勞工名卡的工資欄 | 工資清冊與契約 | 名卡沒隨調薪更新 |
| 出勤紀錄的到職日 | 勞工名卡與勞保加保日 | 試用期或口頭到職日與投保日不一致 |
檢查人員的做法通常是先看一份，再抽另一份對照。
三份對得起來，後面問題會少很多；對不起來，就會一路追下去。
另外提醒一個近期的連動點：勞退提繳與工資清冊會互相對照。
依《勞工退休金條例》第 14 條，雇主提繳不得低於勞工每月工資 6%，而月提繳工資要按實際工資總額依月提繳分級表覈實填報。
如果工資清冊的工資總額與勞退提繳工資對不起來，就會同時出現兩個問題。
罰則與公布姓名
三份文件的罰則不同，要分開記：
| 違反項目 | 條文 | 罰鍰 |
|---|---|---|
| 未置備出勤紀錄或未保存五年 | 第 30 條第 5 項，依第 79 條第 2 項 | 9 萬元以上 45 萬元以下 |
| 未逐日記載至分鐘為止 | 第 30 條第 6 項，依第 79 條第 1 項 | 2 萬元以上 100 萬元以下 |
| 未置備工資清冊或未依規定記載 | 第 23 條，依第 79 條第 1 項 | 2 萬元以上 100 萬元以下 |
| 未置備勞工名卡或未保管至離職後五年 | 第 7 條，依第 79 條第 3 項 | 2 萬元以上 30 萬元以下 |
依第 79 條第 4 項，主管機關得依事業規模、違反人數或違反情節，加重其罰鍰至法定罰鍰最高額二分之一。
比罰鍰更該注意的是第 80 條之 1：違反本法經主管機關處以罰鍰者，主管機關應公布其事業單位或事業主之名稱、負責人姓名、處分期日、違反條文及罰鍰金額，並限期令其改善；屆期未改善者，應按次處罰。
也就是說，罰鍰是一次性的，公布名稱與負責人姓名則會留在網路上。
對需要投標、需要招募、需要供應鏈稽核的公司來說，後者的實質成本通常高得多。
常見問題 FAQ
問：勞檢三寶到底是哪三樣？
法律上明文要求置備的是勞工名卡、出勤紀錄、工資清冊。
有些說法會把勞動契約列入，是因為實務上勞檢必看。
四份都準備好最保險。
問：出勤紀錄一定要用打卡鐘嗎？
不一定。
法律要求的是逐日記載至分鐘為止、可保存、員工申請時可提供，能做到這幾點的工具都可以。
問：員工要看自己的出勤紀錄，可以拒絕嗎？
不可以。
勞基法第 30 條第 6 項明定，勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。
問：工資清冊跟薪資單是同一份嗎？
不是。
薪資單是給員工的工資各項目計算方式明細，工資清冊是公司要置備並保存五年的紀錄，兩者內容要能對得起來。
問：沒有書面勞動契約會被罰嗎？
法律沒有規定勞動契約必須書面，但施行細則第 7 條列的十三類事項應予約定。
沒有書面，爭議時舉證會非常吃力。
問：五年要從哪一天起算？
出勤紀錄與工資清冊是保存五年；勞工名卡是保管至勞工離職後五年，兩者起算方式不同。
問：資料電子化可以嗎？
可以，重點是能完整呈現法定記載事項、可回溯、可列印提供。
一張表看完三寶
| 文件 | 要記什麼 | 存多久 | 罰則 |
|---|---|---|---|
| 勞工名卡 | 姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證號、到職日、工資、勞保投保日、獎懲、傷病等 | 離職後五年 | 2 萬至 30 萬 |
| 出勤紀錄 | 逐日出勤情形至分鐘為止 | 五年 | 未置備或未保存 9 萬至 45 萬；未逐日至分鐘 2 萬至 100 萬 |
| 工資清冊 | 發放工資、各項目計算方式明細、工資總額 | 五年 | 2 萬至 100 萬 |
| 勞動契約 | 施行細則第 7 條所列十三類事項 | 建議比照五年以上 | 依實際違反的實體規定認定 |
三份文件的價值，是在出事的那一天才會顯現
平常這三份文件只是行政作業，沒有人會特別去看。
真正會用到的時候只有兩種：勞檢來的時候，以及員工主張權利的時候。
那兩個時間點的共同特徵是：來不及補。
出勤紀錄不能事後補記，工資清冊不能事後重編。
建議先用[勞檢前 30 項文件自查表]把公司目前的四份文件盤一次，確認記載項目、保存年限與交叉對照這三件事現在的狀態。
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