員工逕向勞保局申報自提後，勞保局會函告服務單位開始計收。
公司收到函告後 5 個動作、滯納金怎麼算、走到調解時企業要準備什麼、內部為什麼會被擋掉，一次整理給雇主與人資。
一分鐘先看結論
這件事的關鍵在於「拒絕之後會發生什麼」，而不在「公司能不能拒絕」。
《勞工退休金條例施行細則》第 21 條自 2026 年 8 月 1 日施行，條文寫得很直接：員工自願提繳退休金者，應通知雇主，由雇主填具提繳申報表送勞保局，並得自其工資中扣繳，連同雇主負擔部分一併向勞保局繳納，雇主或委任單位不得拒絕。
同一條的第三項接著寫：雇主拒絕辦理者，員工得逕向勞保局辦理申報開始自願提繳退休金；其自願提繳之退休金數額，應由雇主或委任單位收取，並依條例第 19 條第 1 項至第 3 項規定辦理。
換句話說，公司拒絕的結果只是從主動辦變成被動辦，該辦的一件都沒少。
| 情境 | 誰送件 | 公司要做什麼 | 差別在哪 |
|---|---|---|---|
| 公司正常受理 | 公司送提繳申報表 | 代扣、代繳 | 起繳日、金額都在公司掌握中 |
| 公司拒絕、員工自行申報 | 員工掛號寄送申請書 | 收到勞保局函告後仍要收取、繳納 | 起繳日由勞保局核定，公司只能配合，且留下紀錄 |
兩條路的終點一樣，過程中的成本卻差很多。
這篇處理的是第二條路：公司收到勞保局函告之後，該做哪些事、有哪些期限、走到調解要準備什麼。
制度面的完整說明放在[企業勞資調解指南](/labor-dispute-guide/)。
員工逕向勞保局申報，實際上是怎麼走的
先把員工端的流程弄清楚，公司才知道自己會在哪一個時點收到什麼。
員工要走的是「在職勞工及受委任工作者自行申報自願提繳退休金申請書」。
依勞保局填表說明，這張表的正式使用時機就是「遭雇主或委任單位拒絕辦理時」。
幾個關鍵規定：
– 自願提繳率不得高於 6%，並以百分率小數點第 1 位為限 – 月提繳工資按實際工資總額依《勞工退休金月提繳分級表》等級金額覈實填報 – 如果申請書所填的自願提繳月提繳工資與雇主提繳資料有別，將以雇主提繳資料逕行更正 – 須檢附國民身分證正、背面影本；未於服務單位參加勞保或提繳勞退者，另須檢附受僱或委任關係之證明文件 – 申請書須以掛號郵寄或本人親送 – 服務單位名稱及單位提繳編號，員工可至勞保局全球資訊網的個人申報及查詢專區查詢
最後一項最值得注意：勞保局受理完竣後，將函告服務單位開始計收所申報之自願提繳退休金數額，由服務單位逕向申請人收取，並繳納至勞保局。
也就是說，公司會收到一份公文。
公文到的那一刻，這件事就不再是內部人資與員工之間的協調，而是有第三方紀錄的法定義務。
收到勞保局函告之後，公司要做的五件事
第一，先確認函告的四個欄位。
對象是誰、自願提繳率多少、月提繳工資多少、開始計收的日期是哪一天。
這四個數字會直接決定薪資系統要設定什麼，錯一個就會扣錯。
第二，把自提欄位設定進薪資系統，並自函告指定的計收起始日開始扣收。
如果薪資系統原本沒有這個欄位，這是現在要補的事，不是拖延的理由。
欄位怎麼列、用哪個數字計算，見〈勞退自提 6% 薪資單怎麼扣？不是公司多負擔 6%，這樣列才對〉。
第三，建立每月代扣代繳的固定流程，由人資、薪資、會計三方各自掛一個檢核點。
代扣是人資與薪資的事，代繳是會計的事，中間最容易斷的就是交接。
第四，把整段紀錄留存。
員工當初的申請或口頭提出、公司的受文紀錄、內部處理與回覆、薪資系統設定變更的日期。
這些資料在後續如果走到調解，是公司唯一能證明「已經改正」的東西。
第五，回頭檢查同一批有沒有其他人也提過但被擋掉。
一個員工走到自行申報，通常代表內部有系統性的卡點，不會只有他一個人。
要提醒的是，就算公司對函告內容有疑問，也不能先停下不辦。
條例第 19 條第 2 項寫得很清楚：勞工自願提繳退休金者，由雇主向其收取後，連同雇主負擔部分，向勞保局繳納。
收取與繳納是法定義務，跟公司內部還在確認什麼無關。
員工自行申報之後，公司的義務有哪些沒有變
這是很多人資最容易誤會的一點：以為員工既然自己去辦了，錢就跟公司無關。
實際上員工自行申報只改變了「誰送申報表」，沒有改變後面的金流。
依施行細則第 21 條第 3 項，員工自願提繳之退休金數額，應由雇主或委任單位收取，並依條例第 19 條第 1 項至第 3 項規定辦理。
依條例第 19 條，勞保局會把雇主應提繳及收取的退休金數額，繕具繳款單於次月 25 日前寄送事業單位，雇主應於再次月底前繳納。
也就是說，公司仍然要做三件事：
| 動作 | 誰做 | 依據 |
|---|---|---|
| 從員工工資中收取自願提繳金額 | 公司 | 施行細則第 21 條、條例第 19 條第 2 項 |
| 連同雇主負擔部分向勞保局繳納 | 公司 | 條例第 19 條第 2 項 |
| 在繳款單所定期限內完成繳納 | 公司 | 條例第 19 條第 1 項 |
沒有做，會直接進到條例第 53 條。
滯納金怎麼算，以及那個 30 天
條例第 53 條第 1 項：雇主違反第 14 條第 1 項、第 19 條第 1 項或第 20 條第 2 項規定，未按時提繳或繳足退休金者，自期限屆滿之次日起至完繳前 1 日止，每逾 1 日加徵其應提繳金額 3% 滯納金，至應提繳金額之 1 倍為止。
第 2 項：雇主欠繳之退休金，經勞保局限期令其繳納，屆期未繳納者，依法移送行政執行。
雇主有不服者，得依法提起行政救濟。
搭配勞保局的作業說明，還有一個常被漏掉的期限：勞保局會依規定寄發勞工退休金滯納金限期繳納處分通知，雇主應於收到該通知之日起 30 日內繳納；屆期未繳納者，依法移送行政執行。
把時間軸攤開會比較清楚：
| 時點 | 發生什麼 |
|---|---|
| 繳款單所定繳納期限 | 應繳未繳 |
| 期限屆滿之次日 | 開始起算滯納金，每日 3% |
| 累計至應提繳金額的 1 倍 | 滯納金停止累加 |
| 收到滯納金限期繳納處分通知 | 30 日內須繳納 |
| 30 日屆期未繳 | 依法移送行政執行 |
3% 是「每逾一日」，不是每月、也不是年利率。
一筆兩、三千元的自提金額，拖上一個多月，滯納金就會逼近本金。
金額本身不大，但這是會留下紀錄的裁處程序，對後續勞檢與投標資格的影響通常比罰款本身麻煩。
另外提醒一個容易誤用的條文：未依規定辦理申報提繳、停繳手續或置備名冊、保存文件者，依條例第 49 條，經限期改善屆期未改善者，處新臺幣 2 萬元以上 10 萬元以下罰鍰，並按月處罰至改正為止。
這條處理的是「沒辦手續」，第 53 條處理的是「沒繳錢」，兩者不同，不要混寫。
員工主張公司拒絕自提，走到調解怎麼辦
如果員工不只是自行申報，還向地方主管機關申請勞資爭議調解，企業端要知道程序怎麼跑。
依《勞資爭議處理法》第 9 條，勞資爭議當事人一方申請調解時，應向勞方當事人勞務提供地之直轄市或縣（市）主管機關提出調解申請書。
主管機關認為必要時，也可以依職權交付調解，並通知雙方當事人。
依第 11 條，主管機關受理調解申請後，應依申請人的請求，以指派調解人或組成勞資爭議調解委員會兩種方式之一進行調解。
依第 12 條，指派調解人者，應於收到調解申請書 3 日內為之；調解人應調查事實，並於指派之日起 7 日內開始進行調解。
調解人調查時，主管機關得通知當事人、相關人員或事業單位以言詞或書面提出說明；調解人為調查之必要，得經主管機關同意進入相關事業單位訪查。
受通知或受訪查人員，不得為虛偽說明、提供不實資料或無正當理由拒絕說明。
依第 13 條，如果走調解委員會，委員會置委員 3 人或 5 人，由主管機關指派 1 人或 3 人、勞資雙方當事人各自選定 1 人組成，並以主管機關代表 1 人為主席。
還有一條企業一定要記住的：第 8 條規定，勞資爭議在調解、仲裁或裁決期間，資方不得因該勞資爭議事件而歇業、停工、終止勞動契約或為其他不利於勞工之行為。
也就是說，員工因為自提的事去申請調解，這段期間內對他做任何不利處分，本身就會變成第二件爭議，而且性質比第一件嚴重得多。
從指派到開始調解只有 10 天，公司能準備的時間很短。
這也是為什麼要在收到函告的第一時間就把紀錄整理好，而不是等收到調解通知才開始找資料。
企業內部為什麼會擋掉自提：三種常見情形
多數被員工認為「公司拒絕」的案例，老闆其實沒說過不行，卡住的是中間的流程。
實務上最常見的有三種：
情形一：薪資系統沒有自提欄位。
承辦人請系統廠商評估，廠商說要排期，一排就是兩個月。
員工那邊看到的只有「一直沒下文」。
8 月 1 日之後，這個理由在法律上不成立，公司應先以人工方式處理當月代扣並完成申報，系統再補。
情形二：經辦不知道要另外送申報表。
有些人資以為在加保時已經一併處理，不知道個人自願提繳要另外填寫「勞工退休金提繳申報表」送勞保局。
這一段的正確作業流程整理在〈勞退自提 6% 公司怎麼申報？HR 與會計 7 步驟操作流程〉。
情形三：誤以為員工自提會讓公司多花錢。
這是最常見的誤解，也最容易在老闆這一關被擋。
自提是員工自己的錢，公司增加的是代扣與代繳的作業，不是額外的提繳成本。
這個差別另外寫在〈勞退自提 6% 公司要不要一起負擔？6% 與 12% 的差別〉。
三種情形的處理方式其實一樣：先讓當月的代扣與申報動起來，再回頭補系統與流程。
順序反過來，就會出現「還在改流程，滯納金已經在跑」的狀況。
收到函告後應該留下的六份紀錄
如果後續真的走到調解或勞檢，公司能拿出來的只有紀錄。
建議至少留下這六份：
| 紀錄 | 來源 | 作用 |
|---|---|---|
| 員工提出自提的書面或通訊紀錄 | 人資 | 確認時序 |
| 勞保局函告正本或掃描檔 | 公司收發 | 確認起計日與提繳率 |
| 薪資系統設定變更紀錄 | 薪資或資訊 | 證明已改正 |
| 每月薪資單代扣明細 | 薪資 | 證明有代扣 |
| 勞保局繳款單與銀行扣款紀錄 | 會計 | 證明有代繳 |
| 內部處理與回覆員工的紀錄 | 人資 | 證明有處理，非置之不理 |
《勞動基準法》第 23 條規定，雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入，工資清冊應保存五年。
代扣自提的明細本來就會落在工資清冊裡，只要工資清冊做得完整，前面表格的第四項自然就有。
相關文件的查核細節，整理在〈勞檢三寶是什麼？出勤紀錄、工資清冊、勞動契約的查核細節〉。
已經拒絕過的公司，現在怎麼補
如果公司在 8 月 1 日之前曾經回絕過員工，或是員工提了但一直沒下文，現在補救的順序建議這樣走。
第一步，把當月的代扣先跑起來。
不要等系統、不要等會議。
人工計算、人工列進薪資單、當月就開始扣，這是唯一能停止風險繼續累積的動作。
第二步，補送申報。
依條例第 18 條，雇主應於勞工到職、離職、復職或死亡之日起 7 日內列表通知勞保局，辦理開始或停止提繳手續；個人自願提繳則依施行細則第 21 條由雇主填具提繳申報表送勞保局。
時間已經過去的部分，直接向勞保局說明實際情形並依其指示辦理，不要自行決定用哪一天當起繳日。
第三步，主動回覆員工，並留下書面。
內容只要三句話：已受理、從哪個月開始扣、每月扣多少。
這份回覆同時是給員工的交代，也是公司之後證明已改正的依據。
第四步，把同類案件一次清掉。
一個人走到自行申報，代表流程有卡點。
把過去半年曾經提過自提的名單調出來，逐一確認現在的狀態是「已申報且有扣繳」還是「不了了之」。
第五步，補上制度面的兩件事：在員工到職文件中加入自願提繳的意願徵詢，以及在薪資作業排程中固定一個「自提異動」檢核點。
前者讓員工不必自己開口問，後者讓每個月的新申請不會漏掉。
要特別提醒的是，補救動作本身不會讓已經產生的滯納金消失。
條例第 53 條的滯納金是自繳納期限屆滿之次日起算，補繳只是停止繼續累加。
所以第一步永遠是「先讓錢動起來」，制度整理可以同時進行，但不能排在前面。
常見問題 FAQ
問：公司可以請員工先不要自提，等下一季系統上線再說嗎？
不建議。
施行細則第 21 條明定雇主不得拒絕，而開始提繳是自申報自願提繳之日起生效。
要求員工延後，實質上就是延後他的權益起算日，這正是條文要處理的情況。
問：員工已經自行申報了，公司還要不要補送提繳申報表？
員工自行申報後，勞保局會函告服務單位開始計收，公司依函告辦理收取與繳納即可。
如果不確定該筆案件的處理方式，直接以函告上的聯絡窗口洽詢勞保局，不要自行推測。
問：員工填的月提繳工資跟公司的資料不一樣怎麼辦？
依勞保局填表說明，申請書所填自願提繳月提繳工資與雇主提繳資料有別者，將以雇主提繳資料逕行更正。
公司要做的是確認自己的提繳工資本身正確，而不是去要求員工改表。
問：拒絕員工自提會被罰款嗎？
依現行條文，未按時提繳或繳足退休金者是加徵滯納金（條例第 53 條）；未辦理申報提繳、停繳手續或置備名冊、保存文件，經限期改善屆期未改善者，處 2 萬元以上 10 萬元以下罰鍰，並按月處罰至改正為止（條例第 49 條）。
實際個案適用哪一條，以主管機關認定為準。
問：調解期間可以先把這名員工調職嗎？
《勞資爭議處理法》第 8 條規定，調解、仲裁或裁決期間，資方不得因該爭議事件而歇業、停工、終止勞動契約或為其他不利於勞工之行為。
調職是否構成不利行為要看具體情形，但在爭議期間動人事，風險很高。
問：調解一定要老闆本人到場嗎？
可以委任代理人。
重點在於去的人有沒有帶齊資料、有沒有決定權。
帶不了決定的人去調解，通常只會換到第二次會期。
問：員工中途想停止自提，公司要怎麼辦？
依施行細則第 21 條第 2 項，員工停止自願提繳時應通知雇主，由雇主填具停止提繳申報表送勞保局。
同樣不得拒絕。
問：自提的錢公司扣了但忘了繳，補繳就沒事了嗎？
滯納金自期限屆滿之次日起算，補繳只會停止繼續累加，不會讓已經產生的滯納金消失。
收到滯納金限期繳納處分通知後，應於收到之日起 30 日內繳納。
一張表看完兩條路的差別
| 項目 | 公司正常受理 | 公司拒絕後員工自行申報 |
|---|---|---|
| 送件方 | 公司 | 員工（掛號郵寄或本人親送） |
| 起繳日 | 公司申報自願提繳之日 | 依勞保局受理與函告核定 |
| 公司會收到什麼 | 一般繳款單 | 函告開始計收＋繳款單 |
| 公司的收取與繳納義務 | 有 | 一樣有 |
| 是否留下拒辦紀錄 | 否 | 是 |
| 後續爭議風險 | 低 | 高（可能走到調解） |
這件事的成本，全部在第一次被問的時候
員工第一次來問自提，處理只需要一張申報表加一個薪資欄位。
等到勞保局公文進來、調解通知到手，同一件事要動用的是人資、會計、主管，還有一份要交出去的紀錄。
差別不在制度難不難，在有沒有人在第一時間接住。
公司如果目前沒有把握內部流程接得住，建議先用[勞資調解準備資料清單]把該留的紀錄與該有的窗口盤一次，至少確保真的走到調解時，資料是齊的。
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