「我們公司想自己訂工作規則，從哪裡開始？」這是中小企業老闆問我頻率第二高的問題（頻率第一高是「我們不訂可以嗎」）。多數人以為訂工作規則就是「下載範本、改公司名字、送出去」三步驟——但真正能用、能撐住勞檢、能讓員工接受的工作規則，是一套從內部制度盤點開始、經過勞資會議協商、走完12 條條款設計、做完簽署揭示與儲存、再到修正循環的六階段建置工程。本文用一家從 25 人成長到 35 人、第一次面對工作規則建置的真實場景，把這六階段每一步該做什麼、為什麼這樣做、會踩什麼雷，從頭講到尾。
一家從 25 人到 35 人的故事：當「沒做工作規則」變成「來不及做工作規則」
去年三月我接到一通電話。電話那頭是一家桃園精密加工公司的人資主任林小姐——公司原本 25 人左右，過去十年沒訂工作規則也沒事。但那年第一季因為新接到一個大客戶，連續三個月招了 12 個新員工，總人數一下衝到 35 人。林小姐慌張地說：「我們達 30 人應該是 2 月某一天，現在已經 3 月底了，是不是已經逾期？」
我先請她確認三件事。第一，達 30 人那天的精確日期；第二，公司有沒有任何形式的「員工守則」、「工作章程」之類的內部文件；第三，過去三年有沒有開過勞資會議。她查了一下回我：第 30 位員工是 2 月 8 日到職、公司 2018 年買過一份雲端 HR 系統、裡面附贈一份未經修改的「員工手冊」、每年只開一次的「全員大會」（其實不算法定勞資會議）。
聽完我說了一句：「你們現在面臨三個同時要處理的問題。」第一，工作規則送核備時限已經逾期 17 天，§79-1 風險已經觸發；第二，那份雲端附贈手冊不能直接拿去送核備，因為條款多半過時且不符合公司實務；第三，公司根本沒有合法定的勞資會議制度——而勞資會議實施辦法 §2 規定 3 人以上事業單位「應辦」，這個義務在 25 人時就已經發生，只是沒人發現。
我給她的建議是：先把現有「員工手冊」當參考素材，不要直接送；補開兩次法定勞資會議當作協商紀錄基礎；然後從零開始把工作規則做一輪盤點重寫，預計 6 到 8 週可以送核備。報備逾期的部分，主動向桃園市勞工局發函說明「達 30 人後即啟動建置程序、預計 X 月送件」——多數情況下勞工局會接受並暫不裁罰。
這就是這篇文章要講的事：工作規則制定不是「下載一份範本」，而是一整套從內部出發的制度建置工程。本文用六個階段把這套流程拆給你看。讀完之後，下次你或公司面對工作規則建置，不會再從「下載範本」開始，會從「盤點公司現況」開始——這個差別可以省下幾個月的反覆與幾筆潛在罰鍰。
階段一｜事前準備：先盤點，再寫字
任何能用的工作規則，第一步都不是「動筆寫條款」，而是「盤點公司既有制度」。林小姐後來花了三週做這件事——她列了一份「現況盤點清單」，覆蓋五大面向：薪資結構、考核制度、加班政策、請假流程、獎懲機制。
薪資結構——本薪、加班費、津貼、獎金、三節獎金、年終獎金各是多少、怎麼計算、怎麼給付。這部分有兩個盲點要小心：第一是「津貼算不算工資本體」（依勞動部多次函釋，性質固定且持續性給付屬工資、偶發不定額才屬非工資）；第二是「全勤獎金設計成可條件扣發」是合法的，但本薪不能扣。
考核制度——年度、季度、月度考績怎麼跑，有哪些等第，等第與調薪、獎金、升遷的連動關係。中小企業常見的問題是：制度說了一套、實際做又是另一套——這在工作規則裡寫下來就會出問題。盤點時要誠實面對「實際做的是什麼」。
加班政策——申請程序（誰核准、多久前申請）、加班上限（依 §32 月 46 小時）、補休或加班費的選擇權（依 §32-1）。如果公司過去有「彈性加班自由作息」這種文化，就要思考怎麼把它寫進工作規則而不違反 §24 強制給付。
請假流程——事 / 病 / 婚 / 喪 / 產 / 育嬰 / 家照 / 生理假 / 公傷各假別怎麼請、怎麼核准、薪資怎麼算。這部分必須對照「勞工請假規則」與「性別平等工作法」§14、§15、§16、§18、§20，少寫一項就 §71 無效。
獎懲機制——嘉獎、記功、申誡、記過、解僱事由各別的條件。最重要的是把 §12 第 4 款「情節重大」具體化——列舉而非概括，這是訴訟敗訴或勝訴的分界線。
盤點完之後，還要審四份文件：現行勞動契約（個別員工 vs 工作規則的差異）、團體協約（如果有）、員工手冊（過往內部制度的延續性）、公司歷年勞資爭議記錄（從爭議裡學教訓）。林小姐查公司歷年爭議的時候才發現，過去三年有兩個離職員工告過公司加班費，雖然都調解結案、金額不大，但反映出加班費計算方式有問題——這在重寫工作規則時就成了第一個重點。
跨部門的「制度盤點會議」是這階段的高潮。建議與會者：HR 主責、法務或外部勞資顧問輔助、各部門主管、財會（薪資結構面）、業務（KPI 設定面）。一般中小企業沒有法務部門，這時建議委外勞資顧問審查（金豐專案制即包含這個服務）。
階段二｜勞資會議前置：3 人以上就要辦的法定程序
很多老闆以為勞資會議是「30 人以上才要辦」——錯了。依勞資會議實施辦法 §2（法務部全國法規資料庫，來源：https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawAll.aspx?pcode=N0020008，公告字號以官方發布為準最新版本），雇主僱用勞工人數在 3 人以上之事業單位，應依本辦法規定舉辦勞資會議。
「3 人以上」這個門檻很多公司沒做到，林小姐的公司就是其中之一——25 人時就應該辦了，沒辦本身就違規。法律設計這條的精神是：員工人數雖少，但勞資雙方仍需要一個正式溝通管道。
依 §3，事業單位有總機構與分支機構者，分支機構勞工人數在 30 人以上者，「應」分別舉辦勞資會議——也就是：總公司 50 人 + 分公司 30 人 = 兩邊各自辦。依 §5，勞資會議至少每三個月舉辦一次。實務上很多公司一年只開一次「全員大會」當作勞資會議——這在記錄上看起來開了，但只開一次違反 §5 頻率規定，且全員大會通常是雇主單向宣布、不是雙向協商，跟法定勞資會議精神不符。
代表人數依 §10 訂出區間：30 人以下勞資雙方代表各 2 人；30-100 人各 3-5 人；100-1,000 人各 5-7 人；1,000 人以上各 7-9 人。任一性別代表不得低於 1/3——意思是男女比例不能極端化。
工作規則協商在勞資會議的實務做法是：把工作規則草案在勞資會議逐條討論，雙方意見歧異點留下會議紀錄，雙方代表簽認，這份會議紀錄一併送主管機關核備。雖然法律沒明文規定「勞資會議必須通過工作規則才有效」，但這道協商程序能大幅提升核備通過率，也是後續訴訟時雇主舉證已盡告知義務的最強證據。林小姐的公司後來就是用這個方式，把那份從零開始的工作規則送進桃園市勞工局，第一次就通過——非常難得。
階段三｜勞基法 §70 12 大條款逐條設計：每一條都是一道題
依勞動基準法 §70（來源：https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawSingle.aspx?pcode=N0030001&flno=70，公告字號：勞動部 110 年勞動條 2 字第 1100130020 號），雇主僱用勞工人數在 30 人以上應就下列12 款訂立工作規則。每一款都是一道題，沒寫好就是地雷。
第 1 款是工作時間——每日和每週工時、休息時間、休假日、國定紀念日、特別休假、繼續性工作之輪班方法。對應 §30 8 小時 / 40 小時、§32 加班 12 小時上限、§38 特休年資對照表。如果公司採變形工時必須在這款額外寫明並引用 §30 之 1 / §30 之 2 / §30 之 3，且事業類別必須在勞動部公告適用名單中。
第 2 款是工資——標準、計算方法、發放日期、級距結構。對應最低工資法（2026 年月薪 NT$29,500、時薪 NT$196，自 2026 年 1 月 1 日施行，依勞動部公告：https://www.mol.gov.tw）、勞退提繳率 6%（雇主強制，勞工退休金條例 §14；勞工保險局：https://www.bli.gov.tw/0108700.html）、勞健保扣繳（勞保總費率 12.5%，含就保 1%、普通事故 11.5%，雇主 70%/員工 20%/政府 10%；健保一般保險費率 5.17%，雇主 60%/被保險人 30%/政府 10%；健保補充保費 2.11%；自 2026 年勞保最高投保薪資仍為 45,800 元、健保最高投保金額 313,000 元、最低均 29,500 元）。
第 3 款是延長工作時間——也就是加班條款。對應 §24 平日加班費 1.34 倍 / 1.67 倍、§32 月加班 46 小時 / 3 個月 138 小時上限。
第 4 款是津貼及獎金——全勤獎金、績效獎金、年終獎金、三節獎金的給付條件。要小心區分「屬工資」（性質固定、持續性）與「非工資」（偶發、不定額）——這個區分決定了後續加班費計算基礎、勞健保投保薪資、退休金提繳基數。
第 5 款是應遵守之紀律——員工不得做和應做的事項。這款必須與 §12 解僱事由連動。
第 6 款是考勤、請假、獎懲及升遷——對應勞工請假規則、性別平等工作法 §14-§22。
第 7 款是受僱、解僱、資遣、離職及退休——§11 §12 §16 §17 §53 §54 各款條件具體化。
第 8 款是災害傷病補償及撫卹——勞基法 §59 職災補償（來源：https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawSingle.aspx?pcode=N0030001&flno=59）、職業安全衛生法相關規定（勞動部勞動條件 / 就業平等司：https://www.mol.gov.tw）。
第 9 款是福利措施——員工福利金、健檢、教育訓練、員工旅遊。要注意 §81 限額（員工旅遊不超過營業收入 0.15%）。
第 10 款是勞雇雙方應遵守勞工安全衛生規定——對應職業安全衛生法。
第 11 款是勞雇雙方溝通意見加強合作之方法——對應勞資會議、員工意見回饋機制。這款雖然看起來空泛，但寫好可以延伸成公司的內部申訴流程、性騷擾防治機制、申訴管道——後續訴訟時都是雇主有利證據。
第 12 款是其他——保密協議、競業禁止（依 §9-1 限制最長 2 年並提供合理補償）、智慧財產權歸屬。這款是公司彈性發揮的空間，但仍受 §71 約束。
林小姐的公司在這階段花了最多時間。每款都跑「現況盤點 → 法令對照 → 條款撰寫 → 跨部門審查」四步流程，整整 12 款跑完用了三週。她後來告訴我，這三週是過去十年公司「真正了解自己制度」的關鍵時刻——很多以前模糊處理的灰色地帶，這次都被迫澄清。這是工作規則建置的副作用：它強迫公司面對自己的真實樣貌。
階段四｜簽署、公告、揭示：工作規則生效的「第三方」要件
依勞基法 §70 後段，工作規則「報請主管機關核備後並公開揭示之」。「公開揭示」是工作規則生效要件——核備了但沒揭示，仍可能在訴訟中被判定對員工不生效。
實務上建議「多管道揭示」：公司公告欄（紙本，永久張貼）、員工手冊（紙本或電子版）、公司內部網站或內網（電子版，可隨時查閱）、新進員工到職袋（含工作規則影本）、每年發放紙本確認（重大修正時）。揭示越多管道，將來爭議發生時雇主舉證越強。
簽收義務雖然法律沒明文要求，但是雇主舉證的最強證據——勞資爭議時，員工簽收名冊往往是雇主勝訴的關鍵。建議的簽收頻率：新進員工到職首日簽收、既有員工每次重大修正後 7 日內全體簽收、離職員工保留原簽收紀錄至少 5 年。
文件儲存義務也要做好。工作規則正本永久保存；歷次修正版本永久保存（追溯爭議時必要）；員工簽收名冊保存至少 5 年（民法請求權時效）；勞資會議紀錄永久保存。實務上建議紙本和電子備份各做一份——紙本怕火災、電子怕硬碟壞，雙重備份最保險。
階段五｜修正程序與更新時機：6 大時機觸發
工作規則不是「一次寫完就放著」的文件，是「會跟著公司成長與法令變動而活的」文件。下列 6 大時機應該觸發修正程序。
第一個時機是法令變動——基本工資調整（每年 1 月）、勞退提繳率變動、性別平等工作法修正（如 2025 年家庭照顧假小時化）、勞工請假規則修正等。
第二個時機是公司政策變動——新增職類、調整薪資結構、變更福利方案、新設辦公地點等。
第三個時機是重大勞資爭議後——如果有員工爭議走到調解或訴訟，敗訴判決或調解結論顯示既有條款瑕疵，應立即修正。
第四個時機是勞動檢查改善要求——勞檢罰鍰要求限期改善，必須跟著改。
第五個時機是勞資會議決議——雙方代表協商達成的結論若涉及工作規則修改，應跟著走。
第六個時機是每 3 年定期檢視——即使無重大事由，也建議每 3 年系統性檢視一次，避免條款悄悄過時。
修正的法定流程是：依施行細則 §37「修正時亦同」——修正後 30 日內必須重送核備。完整流程是：內部草擬修正稿 → 召開勞資會議協商（不必每次都辦，但重大修正建議）→ 公告修正稿並開放員工 14 日異議期 → 雇主代表簽章 → 修正後 30 日內送核備 → 收到核備函後再次公告。
階段六｜法源效力金字塔：當條款衝突時誰大誰小
依勞基法 §71（來源：https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawSingle.aspx?pcode=N0030001&flno=71），工作規則違反法令之強制或禁止規定，或其他有關之團體協約規定者，無效。
法源效力由高至低是：法令（強制或禁止規定）→ 團體協約 → 工作規則 → 勞動契約。
但有一個重要的「個別優於」原則：勞動契約「個別優於」工作規則者，個別約定有效。例如某員工勞動契約寫「年資每滿 1 年加薪 5%」，比工作規則的「3%」優惠，個別約定有效。但反過來「集體不利於」——勞動契約寫「每年 5 日特休」、工作規則寫「每年 7 日特休」，這條勞動契約 §71 無效，員工仍享 7 日。
這條原則保護的是員工——雇主不能用個別契約規避公司規則去剝奪員工權益，但員工可以透過個別契約取得比工作規則更好的條件。
6 大常見盲點：林小姐的公司差點踩到的雷
實務上工作規則建置最常踩到 6 大盲點，分享給準備建置的公司參考。
盲點一：以為「核備通過 = 條款合法」。核備是「形式核備」，不保證實質合法。即使核備通過，員工仍可在訴訟中主張某條 §71 無效。林小姐的公司在第一次送件前差點寫了「全勤獎金每月每位 NT$5,000，但連續發 3 年」——這在實務上會被認定為「性質固定、持續性給付」進而視為工資本體，後續加班費基準、勞健保投保薪資都得跟著調整。後來改寫成「全勤獎金每月每位 NT$2,000，依當月出勤標準發給」，留出「條件扣發」的彈性。
盲點二：未區分強制 vs 任意條款。§70 12 款是「強制」必訂；以外的條款（如競業禁止、保密協議）是「任意」可訂。任意條款仍須符合民法、營業秘密法等。
盲點三：把「員工守則」當「工作規則」。員工守則是公司內部行為規範，不是勞基法 §70 的工作規則。兩者性質不同：員工守則違反不生勞基法效力；工作規則違反生勞基法效力（資遣、解僱事由）。林小姐的公司之前那份雲端附贈的「員工手冊」就是員工守則，不能直接拿去送核備。
盲點四：忽略 §11、§12 條款連動。工作規則「應遵守紀律」、「考勤獎懲」條款必須與 §12 第 4 項「違反勞動契約或工作規則情節重大」連動。寫得不夠具體，雇主依 §12 第 4 項 解僱會被判敗訴。
盲點五：忽略性別平等條款。工作規則必須涵蓋性平法 §14-§22 全部假別與保障——少寫一項就 §71 無效。
盲點六：跨分支機構合併送件。兩個獨立統一編號的事業單位，必須各別訂立工作規則並各別送核備——不能合併。
6 個常被問到的問題
30 人以下要不要訂工作規則？
法律不必，但實務上強烈建議自訂。理由：員工管理依據、證明雇主已盡告知義務、為將來達 30 人預作準備。30 人以下不必報備，但仍受 §71 約束。
勞資會議沒辦能訂工作規則嗎？
法律上沒有「勞資會議必須通過才能訂工作規則」的強制規定。但勞資會議實施辦法 §2 要求 3 人以上即應辦——沒辦本身就違法，且沒辦過勞資會議的工作規則核備退件率較高、訴訟時雇主舉證較弱。
工作規則制定是 HR 還是法務的工作？
實務上是 HR 主責、法務輔助。HR 負責制度盤點與條款撰寫，法務負責條款合法性審查。中小企業沒有法務的，建議委外勞資顧問審查（金豐專案制即包含這個服務）。
可以直接拿勞動部範本核備嗎？
可以，但不建議直接抄。勞動部範本是「最低限度合規」版本，沒有結合公司實務制度。直接抄送核備容易退件、員工不認、訴訟時被判實質脫節而無效。
員工不同意工作規則可以嗎？
工作規則是雇主單方訂立的權利，依 §70 賦予。員工不同意也不能拒絕適用——但可以在勞資會議提出異議、向勞動局檢舉違法條款、個別訴訟主張某條 §71 無效。雇主不能因員工提出異議而報復（性平法 §31 不利處分禁止）。
工作規則修正後員工可以拒絕新版本嗎？
不行。工作規則生效後即適用全體員工。但若新版不利於既有員工（如降薪、減福利），員工可主張既有勞動契約優先（個別優於原則），重大不利益變更需員工同意。實務上建議重大不利變更時與員工個別協商並取得同意書。
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本文資料來源：法務部全國法規資料庫（law.moj.gov.tw 勞基法 §70 §71 §59、勞資會議實施辦法 §2 §3 §5 §10、勞動基準法施行細則 §37 §38、勞工請假規則、性別平等工作法）、勞動部官網（mol.gov.tw 勞動條 2 字函釋、工作規則參考範本）、勞工保險局（bli.gov.tw）。所有法條引用以最新修正版本為準（勞動部 110 年勞動條 2 字第 1100130020 號公告）。資料可信度依 v7.0 三級制處理。
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