勞退自提雇主代扣流程怎麼跑？從收件、提繳申報表送件、薪資系統設定、繳款單核對到月結對帳差異排查，依法條時點拆成六個步驟，附異動與離職處理。
這條流程只有六步，但每一步都有一個容易錯的地方
2026 年 8 月 1 日《勞工退休金條例施行細則》第 21 條施行後，員工申請勞退自提，公司不能拒絕。
制度面的說明可以看 [勞退自提 6% 完整說明](/2026-labor-pension-guide/)。
制度看懂之後，剩下的就是作業。
而作業這件事，網路上幾乎沒有人寫完整——大部分文章寫到「雇主向勞保局申報、代扣、繳納」這三句話就結束了，會計拿著這三句話，還是不知道這個月要動哪一欄、下個月要對哪一張單。
這篇把整條流程拆成六個步驟，每一步標明法源時點、實際動作，以及最容易出錯的地方。
先把三個時點記起來
整條流程都掛在《勞工退休金條例》第 19 條這兩句話上：
> 雇主應提繳及收取之退休金數額，由勞保局繕具繳款單於次月二十五日前寄送事業單位，雇主應於再次月底前繳納。
> > 勞工自願提繳退休金者，由雇主向其收取後，連同雇主負擔部分，向勞保局繳納。
其退休金之提繳，自申報自願提繳之日起至離職或申報停繳之日止。
三個時點：
| 時點 | 內容 | 誰負責 |
|---|---|---|
| 申報自願提繳之日 | 提繳關係起算 | 人資 |
| 次月 25 日前 | 勞保局寄送繳款單 | 勞保局 |
| 再次月底前 | 雇主完成繳納 | 會計 |
用實際月份走一次比較清楚。
假設 8 月申報並開始提繳：
– 8 月：申報、當月薪資開始代扣 – 9 月 25 日前：收到 8 月份的繳款單 – 10 月底前：完成 8 月份的繳納
也就是說，8 月扣的錢，10 月底前要繳出去。
中間隔了將近兩個月，這正是滯納金最容易發生的原因——時間拖太久，容易忘。
步驟一：收件與登記
要做什麼
員工提出自願提繳意願後，請他填一張內部「自願提繳意願書」，欄位至少包含：
– 姓名、員工編號、部門 – 提繳比例（1% 至 6%，可填任意整數或小數，依系統支援度） – 希望起始年月 – 員工簽名 – 收件日期與收件人
收件人當場簽收，副本給員工。
法源與注意
《勞工退休金條例》第 14 條第 3 項規定勞工「得在其每月工資百分之六範圍內」自願提繳。
6% 是上限，不是固定值。
所以比例欄位不能設計成只能勾「6%」，否則等於變相要求員工提滿。
意願書不是法定文件，勞保局不會要求繳交。
它的作用是內部的：證明員工哪一天提出、公司哪一天處理。
這一張紙在爭議時的價值，遠高於它的製作成本。
最容易錯的地方
漏填收件日期。
沒有收件日，就無法證明公司有沒有拖延；而拖延會直接影響提繳起算日，是最常見的爭議來源。
步驟二：填具提繳申報表送勞保局
要做什麼
依《勞工退休金條例施行細則》第 21 條第 1 項，由雇主或委任單位填具提繳申報表送勞保局。
送件後，把申報日期回填到意願書上並歸檔，同時通知員工兩件事：申報日、預計從哪一個薪資期間開始扣款。
法源與注意
書表的正確名稱是「提繳申報表」。
條文原文是「由雇主或委任單位填具提繳申報表送勞保局」，勞保局的書表系統中屬於勞工退休金專用申報表系列。
坊間常寫成「自願提繳申請書」，名稱不對，打電話問的時候容易對不上。
停止提繳用的是另一張「停止提繳申報表」，見第 21 條第 2 項。
開始與停止是兩張表，不要混用。
最容易錯的地方
等薪資系統改好再送件。
這是拖延最常見的理由，但兩件事沒有依存關係——申報是對外的，系統設定是對內的。
先送件讓提繳關係成立，薪資端就算暫時人工計算也沒關係。
依第 19 條，提繳「自申報自願提繳之日起」，每晚送一個月，員工就少一個月的提繳紀錄。
步驟三：薪資系統設定
要做什麼
在薪資系統中建立這名員工的自願提繳設定，包含：
– 獨立的「勞工自願提繳」扣款欄位 – 提繳比例 – 生效年月（起） – 生效年月（迄）——先留空，停繳或離職時再填
法源與注意
自願提繳的金額，是依「月提繳工資分級表」對應的級距計算，不是直接拿實領薪資乘以比例。
提繳工資應覈實申報，級距數字以勞保局公告之最新版本為準。
這一點很重要，因為它是月結對帳差異的頭號來源：會計用實際薪資乘 6%，勞保局用分級表級距乘 6%，兩個數字本來就不會一樣。
三個設定原則
原則一：與勞健保代扣欄位分開。
自願提繳不是保險費，是退休金提繳，會計科目與對帳來源都不同。
塞在「其他扣款」裡，對帳時會找不到。
原則二：比例欄位要能填 1% 到 6% 之間的數值。
不能只有 6% 這個選項。
原則三：要能記錄生效年月。
中途開始、中途停止、中途調整比例都需要起訖時點，否則離職結算會算錯。
最容易錯的地方
用實際薪資直接乘比例，而不是用分級表級距。
這會導致每個月都有差異，會計每個月都要人工調，久了就會放棄對帳。
步驟四：當月薪資代扣
要做什麼
薪資計算時，依設定的比例與提繳工資級距，從員工工資中扣除自願提繳金額，並在薪資單上獨立列示。
法源與注意
第 21 條第 1 項的用語是「並得自其工資中扣繳」。
這是雇主的權限，代表公司可以直接從工資扣，不需要員工每個月另外同意。
薪資單上要獨立列示的原因有兩個：一是讓員工看得到、避免第二次爭議；二是《勞工退休金條例》第 14 條第 3 項規定自願提繳金額「不計入提繳年度薪資所得課稅」，年度扣繳憑單的薪資總額計算需要有清楚的來源。
最容易錯的地方
把自願提繳金額併進「代扣勞保費」或「其他」。
員工看不懂，年底扣繳憑單也難拆。
另一個常見錯誤是新進或離職當月按整月扣。
提繳期間是「自申報之日起至離職或申報停繳之日止」，中途起訖的月份要按日計算，不是整月。
步驟五：繳款單核對與繳納
要做什麼
依第 19 條，勞保局於次月 25 日前寄送繳款單。
收到後做兩件事：
第一，核對。
把繳款單上的「勞工自願提繳」合計金額，與薪資系統當月實際扣款合計相比。
第二，繳納。
於再次月底前完成。
差異排查的四個常見原因
繳款單金額和系統扣款金額對不起來，通常是這四種：
原因一：提繳工資級距不同。
最常見。
系統用實際薪資算，勞保局用分級表級距算。
解法是把系統改成依級距計算。
原因二：起算日不同。
公司從薪資月初開始扣，但申報日在月中，勞保局按申報日起算。
解法是確認申報日並按日計算。
原因三：有員工自己去勞保局申報。
依第 21 條第 3 項，員工被拒辦後可逕向勞保局辦理，這筆金額會直接出現在繳款單上，但公司系統沒設定，所以扣款端是零。
解法是回頭補設定並通知員工。
這一類情況的完整處理，見〈雇主拒絕代扣自提的三種常見情境與正確處理〉。
原因四：異動未同步。
員工停繳或離職，申報表送了但系統沒關，或系統關了但申報表沒送。
解法是把兩個動作綁在同一張異動單上。
最容易錯的地方
收到繳款單直接繳，不核對。
這會有兩種後果：多繳的錢不會自動退回來，少扣的錢公司自己吸收，而且錯誤會一路累積到年度結算才被發現。
或者反過來：發現差異就先擱著，等下個月再說。
依第 53 條，逾期未繳是每逾一日加徵應提繳金額 3% 滯納金，加徵至應提繳金額之一倍為止；經勞保局限期令繳而屆期未繳者，依法移送行政執行。
以每日 3% 計，大約 34 天就會加到上限。
差異要當月處理完，不要跨月。
步驟六：月結歸檔
要做什麼
每月結案時，把以下四份文件歸檔：
– 當月新增／異動的意願書 – 提繳申報表或停止提繳申報表副本 – 薪資系統設定異動紀錄 – 月結對帳表（含差異說明與處理結果）
為什麼要做
勞動檢查或勞資爭議時，能拿出完整時間線的一方，通常就是站得住的一方。
這四份文件合起來，可以回答「誰在哪一天提出、公司在哪一天申報、系統在哪一天設定、錢在哪一天繳出去」——四個日期到齊，基本上就不會有事。
歸檔方式不必複雜。
用員工姓名建資料夾、每次異動放一份，或用月份建資料夾、當月所有異動放在一起，兩種都可以，重點是固定一種、不要混用。
文件保存年限可比照出勤與工資紀錄的處理原則從寬保留，不要為了省空間提前銷毀。
三種異動情形怎麼處理
調整提繳比例
員工從 3% 改成 6%，或從 6% 降到 2%。
處理方式視同新的申報：填具提繳申報表送勞保局（比例變更），系統同步更新比例與新的生效年月。
舊的設定不要直接覆蓋，保留歷史紀錄，否則之後回頭查會查不出來。
停止提繳
依第 21 條第 2 項，勞工應通知雇主，由雇主填具停止提繳申報表送勞保局。
兩個動作必須同時完成：送件、關閉系統扣款。
只做其中一個，下個月的繳款單一定對不起來。
另外要注意第 21 條第 4 項：「依本條例第十四條第三項或第四項規定自願提繳退休金者，因可歸責於其個人事由而屆期未繳納，視同停止提繳。
」這是法定的自動停止情形，不需要另外申報，但公司內部仍應留下紀錄。
離職
離職是最容易算錯的一種，因為它同時牽涉三件事：
第一，提繳期間截止日。
依第 19 條，提繳「至離職或申報停繳之日止」。
所以離職當月要按日計算，不是整月扣。
第二，停繳申報。
離職退保時，自願提繳的部分要一併處理，不要只做勞健保退保。
第三，最後一期繳款。
員工已經離職，但最後那一個月的提繳，繳款單要到下個月 25 日才會來，繳納期限還在更後面。
這筆錢不會因為人走了就消失，會計要記得留單追。
離職端還有特別休假折算、加班費結清、代通知金等一整串作業，本文只處理勞退部分。
兩個角色，責任要分清楚
這條流程橫跨人資與會計，交界處最容易掉東西。
實務上建議用「申報前歸人資、申報後歸會計」這條線來切。
人資負責的段落是步驟一到步驟三：收件、送件、系統設定。
這一段的判斷都跟「人」有關——這個人的身分是否適用、他要提幾 %、從哪個月開始。
這些資訊會計看不到，也不該由會計去問。
會計負責的段落是步驟四到步驟六：代扣、對帳、繳納、歸檔。
這一段的判斷都跟「錢」有關——級距怎麼算、繳款單對不對、什麼時候要繳出去。
交界處在步驟三與步驟四之間。
人資設定完成後，必須有一個明確的交接動作，告訴會計：這名員工從哪一個薪資期間開始、比例多少。
沒有這個交接，最常見的結果是人資申報了、會計不知道，當月就漏扣。
小型公司如果人資與會計是同一個人，這條線一樣要畫，只是變成同一個人在兩個時點做兩件事。
差別在於：沒有交接對象，就更需要書面紀錄，否則忙起來很容易跳過中間那一步。
還有一個常被忽略的角色是直屬主管。
員工通常不會直接找人資，而是先跟主管講。
如果主管不知道公司已經有受理流程，很可能順口回一句「這個好像不能辦」，事情就停在那裡了。
建議在制度上線時，把「員工提到自提，請直接轉人資、不要自行回覆」這句話發給全體主管，這一步的成本幾乎是零，但可以擋掉大部分的口頭推託。
一張表看完整條流程
| 步驟 | 動作 | 時點 | 負責 | 產出文件 |
|---|---|---|---|---|
| 1 收件 | 填意願書、登記收件日 | 員工提出當日 | 人資 | 自願提繳意願書 |
| 2 申報 | 填提繳申報表送勞保局 | 建議 3 個工作日內 | 人資 | 申報表副本 |
| 3 設定 | 系統建立獨立扣款欄位 | 申報後 | 人資／資訊 | 系統設定紀錄 |
| 4 代扣 | 依級距扣款、薪資單列示 | 當月薪資計算 | 會計 | 薪資單 |
| 5 對帳繳納 | 核對繳款單、期限內繳納 | 次月 25 日前收單／再次月底前繳 | 會計 | 月結對帳表 |
| 6 歸檔 | 四份文件歸檔 | 月結 | 人資／會計 | 歸檔清單 |
常見問題
Q1：員工這個月提出自提，從哪個月的薪資開始扣？
依《勞工退休金條例》第 19 條第 2 項，提繳「自申報自願提繳之日起」。
起算點是雇主向勞保局申報的日期，不是員工口頭提出的日期。
所以送件越快，起算越早；延後送件會直接縮短勞工的提繳期間。
Q2：勞保局繳款單的金額和薪資系統扣的金額不一樣，是誰算錯？
多數情況兩邊都沒錯，而是計算基礎不同。
自願提繳應依「月提繳工資分級表」對應級距計算，勞保局用級距、公司若用實際薪資直接乘比例就會有落差。
其他常見原因還有起算日不同、員工自行向勞保局申報，以及異動未同步。
差異應於當月排查完畢。
Q3：自提要不要另外簽同意書才能從薪水扣？
不用逐月簽。
《勞工退休金條例施行細則》第 21 條第 1 項明定雇主「得自其工資中扣繳」。
但建議保留一張內部自願提繳意願書，記載比例、起始年月與收件日期，作為內部作業與爭議時的依據。
Q4：員工月中離職，自提要扣到哪一天？
依第 19 條第 2 項，提繳期間至「離職或申報停繳之日止」，所以離職當月應按日計算，不是整月扣。
同時要記得填具停止提繳申報表送勞保局，並留意最後一期的繳款單會在次月才寄達。
Q5：這個月漏扣了員工的自提，下個月可以補扣嗎？
實務上可與員工協商後於次月併扣，但要注意兩件事：一是薪資單應分別列示補扣的期間與金額，避免爭議；二是公司對勞保局的繳納義務不因漏扣而延後，仍應依第 19 條於再次月底前繳納，逾期即依第 53 條加徵滯納金。
Q6：提繳申報表是什麼？和申請書一樣嗎？
《勞工退休金條例施行細則》第 21 條使用的正式名稱是「提繳申報表」（開始）與「停止提繳申報表」（停止），屬勞保局勞工退休金專用申報表系列。
坊間常見的「自願提繳申請書」不是條文用語，洽詢勞保局時建議使用條文名稱。
Q7：自提金額算在員工的薪資所得裡嗎？
依《勞工退休金條例》第 14 條第 3 項，勞工自願提繳之退休金「不計入提繳年度薪資所得課稅」，是當年度即不計入，反映在扣繳憑單的薪資總額，不是事後退稅。
薪資單上建議獨立列示，方便年度結算時拆分。
Q8：逾期沒繳會怎麼樣？
依《勞工退休金條例》第 53 條，未按時提繳或繳足退休金者，自期限屆滿之次日起至完繳前一日止，每逾一日加徵應提繳金額 3% 滯納金，至應提繳金額之一倍為止；經勞保局限期令其繳納，屆期未繳納者，依法移送行政執行。
以每日 3% 計算，約 34 天即達上限。
把這條流程直接搬回公司用
看完六個步驟，真正要花時間的其實只有一次：把表單做出來、把系統欄位設好。
之後每個月都是照表操作。
我們把整套表單與檢核表整理成一份操作包：
《勞退自提 6% HR／會計操作包》，內容包含——
– 自願提繳意願書（含收件日與收件人欄位） – 提繳申報表送件流程圖（責任分工到職稱） – 薪資系統自提欄位設定檢核表 – 月結對帳表（繳款單 vs 系統扣款差異排查四類原因） – 異動單範本（調整比例／停繳／離職三合一） – 三種拒辦情境的標準回覆話術
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本文法源依據
– 《勞工退休金條例》第 14 條、第 19 條、第 53 條（全國法規資料庫） – 《勞工退休金條例施行細則》第 21 條，2026 年 3 月 25 日勞動福 3 字第 1150152749 號令修正發布，第 21 條自 2026 年 8 月 1 日施行 – 勞動部勞工保險局「勞工退休金專用申報表」書表說明、「月提繳工資分級表」
*月提繳工資分級表級距數字以勞保局最新公告為準。
本文僅供制度規劃參考，個案處理仍建議洽詢主管機關或專業顧問。
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