勞退自提 6% 的傳票怎麼切？從薪資提列、代扣立帳、次月代繳沖銷，到跨月未繳與滯納金的科目處理，六種情境逐一示範借貸方向，並說明帳上代收款餘額為什麼與繳款單對不起來。
一分鐘先看結論
勞退自提 6% 的帳，會計上要處理的是兩條完全不同性質的錢。
雇主負擔的 6% 是公司的成本，走費用科目。
員工自提的部分是代收代付，走負債科目，公司只是經手，不影響公司的薪資費用總額。
| 項目 | 性質 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|---|
| 雇主提繳 6% | 公司費用 | 退休金費用 | 應付費用或代收款 |
| 員工自提 6% | 代收代付 | 薪資支出（總額不變） | 代收款－員工勞退自提 |
| 次月繳納 | 沖銷負債 | 代收款－員工勞退自提 | 銀行存款 |
| 滯納金 | 罰款性質 | 其他費用或其他損失 | 銀行存款 |
會計科目的名稱不是法定的。
《勞工退休金條例》與相關法規都沒有規定要用哪一個科目，「代收款」是實務上最常見的做法，經濟部中小及新創企業署的財會諮詢服務網也是用這個科目示範。
這篇把六種情境的傳票逐一切出來，並說明帳上代收款餘額為什麼常常與勞保局繳款單對不起來。
誰負擔 6%、6% 與 12% 的差別，寫在〈勞退自提 6% 公司要不要一起負擔？6% 與 12% 的差別〉；薪資單版面怎麼排，寫在〈勞退自提 6% 薪資單怎麼扣？不是公司多負擔 6%，這樣列才對〉。
整體制度背景在[勞退自提 6% 完整說明](/2026-labor-pension-guide/)。
動筆之前：先把三個時點分清楚
會計分錄會切錯，多半是把三個不同的時點混成一筆。
第一個時點是薪資結算日。
這一天決定當月的薪資費用有多少、要代扣多少自提金額。
第二個時點是勞保局寄繳款單。
《勞工退休金條例》第 19 條第 1 項規定：「雇主應提繳及收取之退休金數額，由勞保局繕具繳款單於次月二十五日前寄送事業單位，雇主應於再次月底前繳納。
」施行細則第 22 條也重述了同樣的時程。
第三個時點是實際繳納日。
依上面的規定，8 月份的提繳費，繳款單在 9 月 25 日前寄到，10 月底前繳納。
三個時點跨了三個月。
帳上要在第一個時點就把負債立起來，到第三個時點才沖銷。
中間這兩個月，「代收款」科目一定有餘額，這是正常的。
情境一：發薪時同時代扣自提
最基本的一筆。
假設一位員工月工資 45,000 元，月提繳工資歸級為 45,800 元，自提率 6%。
自提金額計算：45,800 × 6% = 2,748 元。
雇主提繳金額：45,800 × 6% = 2,748 元。
員工當月薪資另有勞健保自付額合計 2,100 元、代扣所得稅 0 元。
分錄
依經濟部中小及新創企業署財會諮詢服務網的示範，自提與薪資同時作業時，可以另設「薪資支出－自提勞退」科目，方便日後計算應稅薪資：
借 薪資支出－應稅 42,252 借 薪資支出－自提勞退 2,748 貸 代收款－員工勞退自提 2,748 貸 代收款－勞健保自付額 2,100 貸 應付薪資 40,152
薪資支出兩個科目加起來是 45,000 元，與員工的月工資一致。
拆成兩個科目的用意是：報扣繳憑單的時候，「薪資支出－自提勞退」這一段要從給付總額中扣除，拆開來記帳就不必事後去挑。
同時要記雇主負擔的部分
借 退休金費用 2,748 貸 代收款－勞工退休金 2,748
雇主負擔的 6% 是公司費用，與員工自提無關。
這一筆金額與上面那筆一樣，是因為兩邊的提繳率都是 6%，但性質完全不同。
實務上有些公司會把雇主提繳的貸方也掛在「代收款－勞工退休金」，因為最後兩筆錢要一起繳給勞保局；也有公司掛「應付費用」。
兩種做法都可以，重點是繳納時能一次沖乾淨。
為什麼用歸級後的 45,800 元，不是 45,000 元
《勞工退休金條例施行細則》第 15 條第 1 項規定，提繳的退休金由雇主按勞工每月工資總額，依月提繳分級表的標準向勞保局申報。
分級表是級距制，45,000 元的工資會歸到對應的級距金額，計算基礎用的是歸級後的金額。
用實際薪資乘以 6% 去記帳，會與勞保局的繳款單對不起來。
情境二：月底先估列，次月再繳
有些公司的薪資結算在月底，繳款單要到次月才收到。
這時候會用估列的方式先把費用認列在正確的月份。
月底估列
借 退休金費用 2,748 貸 應付費用－勞退提繳 2,748
收到繳款單時轉列
借 應付費用－勞退提繳 2,748 貸 代收款－勞工退休金 2,748
估列的目的是讓費用落在發生的月份，而不是繳錢的月份。
公司如果沒有做月結財報的需求，這一步可以省略，直接在繳納時認列。
情境三：次月代繳，沖銷代收款
繳款單金額進來、實際付款出去的那一筆。
假設全公司當月應繳金額：雇主提繳合計 68,700 元、員工自提合計 27,480 元，繳款單總額 96,180 元。
借 代收款－勞工退休金 68,700 借 代收款－員工勞退自提 27,480 貸 銀行存款 96,180
繳完之後，兩個代收款科目對應這個月份的餘額應該歸零。
這裡最容易出錯的一件事
繳款單的金額與帳上代收款的餘額，很常差幾塊錢。
原因寫在《勞工退休金條例施行細則》第 22 條：「勞工退休金繳款單採按月開單，每月以三十日計算。
雇主為每一勞工提繳之退休金總額，以元為單位，角以下四捨五入。
」
四捨五入是逐人做的。
三十個員工就有三十次四捨五入，帳上如果是先加總再取整數，結果會與繳款單不同。
處理方式是帳上也逐人計算並四捨五入後再加總，讓兩邊的計算邏輯一致。
差額每月幾元看起來不重要，累積一年之後代收款會出現一個沖不掉的餘額，年底調整反而麻煩。
情境四：已扣未繳，跨月的沖轉
員工的自提金額在薪資結算時就扣了，但公司要到再次月底才繳。
這中間帳上會有一筆懸而未沖的代收款。
以 8 月薪資為例：
| 時點 | 事件 | 代收款－員工勞退自提餘額 |
|---|---|---|
| 8/31 | 薪資結算，代扣 27,480 | 27,480 |
| 9/25 前 | 收到繳款單 | 27,480 |
| 10/31 前 | 實際繳納 | 0 |
9 月底做月結時，這個科目會有 8 月與 9 月兩個月份的餘額並存，因為 9 月的薪資也扣了、8 月的還沒繳。
明細帳要按月份分列
代收款科目底下建議按「所屬月份」設輔助明細，例如「代收款－員工勞退自提－11508」。
這樣做的好處是月結時一眼就能看出哪一個月份還沒沖。
單一科目混著記，跨兩個月之後就很難判斷餘額是正常的時間差，還是漏繳。
情境五：逾期未繳與滯納金
滯納金的計算，起算點常被寫錯。
滯納金什麼時候開始算
《勞工退休金條例》第 53 條第 1 項規定：「雇主違反第十四條第一項、第十九條第一項或第二十條第二項規定，未按時提繳或繳足退休金者，自期限屆滿之次日起至完繳前一日止，每逾一日加徵其應提繳金額百分之三滯納金至應提繳金額之一倍為止。
」
但《勞工退休金條例施行細則》第 47 條把起算點講得更精確：「雇主違反本條例第十九條第一項規定者，自同條第三項期限屆滿之次日起，依本條例第五十三條第一項規定加徵滯納金。
」
母法第 19 條第 3 項是：「雇主未依限存入或存入金額不足時，勞保局應限期通知其繳納。
」
換句話說，順序是這樣的：雇主沒在再次月底前繳 → 勞保局發限期通知 → 該限期屆滿的次日才開始加徵滯納金。
依施行細則第 46 條，這個限期不得逾 30 日；事業單位遭逢天災或不可抗力者，於必要時得延長至 60 日。
錯過繳納期限的當下不會立刻產生滯納金。
真正要盯的是限期通知上的那個日期。
滯納金的分錄
假設欠繳本金 96,180 元，逾期 5 日，滯納金 96,180 × 3% × 5 = 14,427 元。
借 代收款－勞工退休金 68,700 借 代收款－員工勞退自提 27,480 借 其他費用－滯納金 14,427 貸 銀行存款 110,607
滯納金要單獨掛一個科目，不能混在退休金費用裡面。
理由有兩個。
第一，性質不同。
本金是提繳義務，滯納金是逾期的加徵，兩者在管理上要分得開，才知道公司一年因為逾期多付了多少。
第二，稅務處理不同。
這一點下一段說明。
滯納金在營所稅上能不能列費用
《營利事業所得稅查核準則》第 90 條第 6 款規定：「各種稅法所規定之滯納金及各種法規所科處之罰鍰，及未依法扣繳而補繳之稅款不予認定。
」
《所得稅法》第 38 條也對經營本業及附屬業務以外的損失、家庭費用及各種稅法所規定的滯納金、罰鍰等設有限制。
要留意的是，勞退滯納金是依《勞工退休金條例》加徵的，不是依稅法規定的滯納金。
這筆錢是否逐字落在查核準則第 90 條第 6 款的範圍內，實務上須以稅務簽證或國稅局的個案認定為準，這篇不下確定結論。
保守的處理方式是：帳上單獨掛「其他費用－滯納金」或「其他損失」，年度稅務簽證時交由會計師依個案判斷是否需要作帳外調整。
把它混在退休金費用裡面，簽證時要拆就麻煩了。
情境六：部分員工自提、部分沒有
實務上不會全公司都自提，而且自提率是 1% 到 6% 之間員工自己選的，不是固定 6%。
這種情況的處理原則是：分錄結構完全一樣，只是自提的那幾位有「代收款－員工勞退自提」的貸方，沒自提的那幾位沒有。
| 員工 | 月提繳工資 | 雇主 6% | 自提率 | 自提金額 |
|---|---|---|---|---|
| 甲 | 45,800 | 2,748 | 6% | 2,748 |
| 乙 | 36,300 | 2,178 | 3% | 1,089 |
| 丙 | 30,300 | 1,818 | 0% | 0 |
| 合計 | — | 6,744 | — | 3,837 |
當月分錄的貸方：代收款－勞工退休金 6,744、代收款－員工勞退自提 3,837。
自提率不同的員工混在一起，是薪資系統最容易算錯的地方。
系統如果只能設定「有／無自提」而不能設定比率，這一項要在 2026 年 8 月之後補上，因為施行細則第 21 條生效後，員工申請調整自提率，公司不能拒絕辦理。
2026 年 8 月之後，會計端多了四個控制點
施行細則第 21 條在 2026 年 8 月 1 日生效之前，自提對會計來說是被動的：人資通知有人自提，會計照著扣。
生效之後，會計端變成內控的一環。
四個控制點是：
一，有沒有受理。
員工提出申請到公司送件之間，有沒有紀錄可查。
二，有沒有代收。
申報了自提，薪資單有沒有真的扣。
申報與代扣不一致，勞保局的繳款單會照申報的數字開，公司等於自己吃下差額。
三，有沒有按期代繳。
收到繳款單到繳納之間有沒有斷點。
四，有沒有遲延責任。
逾期的話，是誰的環節出問題。
這四點對應到帳上，就是「代收款」這個科目的完整性。
科目餘額能對得起來，四個控制點通常也沒問題。
三個生效日的完整拆解，寫在〈2026 勞退新制五大變革懶人包：哪些 8/1 生效、哪些 3/27 已生效〉。
月結對帳：帳上餘額要對哪一份文件
代收款餘額對不上，是最常被問的問題。
要對的其實是兩份不同的文件。
兩份文件的分工
勞工退休金計算名冊（提繳工資名冊）：這是「本月應提繳、應扣自提」的基礎資料，對應的是薪資結算那一刻的數字。
勞保局繳款單：這是依名冊彙總後形成的實際繳款憑證，對應的是繳納那一刻的數字。
兩份的用途不同，時點也不同，所以月底金額不會完全同步。
常見的三種時間差
第一種，跨月的正常時間差。
月末已經認列員工自提，繳款單要次月才開立、再次月才扣款。
這是制度設計出來的，不是錯誤。
第二種，調整差額。
有補提、退提、更正申報的月份，繳款單金額會與原名冊不同。
第三種，四捨五入。
前面情境三提過的逐人取整數。
對帳的順序
1. 先用勞工退休金計算名冊核對帳上當月「應扣」的自提總額 2. 再用繳款單核對帳上「已沖銷」的金額 3. 兩者的差，逐月拆開看是哪一個月份沒沖 4. 拆不出來的部分，再看有沒有補提退提或四捨五入
四個步驟走完還是對不上，通常是申報與薪資系統的自提率設定不一致，要回到人事端查。
扣繳憑單怎麼處理自提金額
年度申報時，自提金額有兩個動作要做。
依《勞工退休金條例》第 14 條第 3 項，勞工在每月工資 6% 範圍內自願提繳的退休金，不計入提繳年度薪資所得課稅。
依《所得稅法施行細則》第 83 條第 1 項，於規定範圍內自願提繳的退休金免予扣繳。
實際填報時，事業單位要把該年度員工個人自願提繳的退休金金額填在扣繳憑單的「依勞退條例自願提繳之金額」欄位，而且給付總額欄位要把自願提繳金額全數扣除。
這就是情境一把薪資支出拆成「應稅」與「自提勞退」兩個科目的用處：年底報扣繳憑單時，「薪資支出－自提勞退」的累計數就是要填進該欄位、也要從給付總額中扣掉的金額，不必回頭去挑。
常見問題 FAQ
問：勞退自提 6% 的分錄怎麼做？
薪資結算時，借記薪資支出（可拆為應稅與自提勞退兩個明細），貸記「代收款－員工勞退自提」與「應付薪資」；次月繳納時，借記代收款、貸記銀行存款。
問：員工自提金額要掛哪個科目？
法規沒有規定必須用哪一個科目。
實務上最常見的是「代收款－員工勞退自提」，經濟部中小及新創企業署財會諮詢服務網的示範也是用代收款。
用「其他應付款」或「應付代收款」都可以，建議另設明細，避免與公司自己欠人家的債務混在一起。
問：雇主負擔的 6% 是費用還是負債？
發生時是費用，尚未繳納的部分在資產負債表上是負債。
借方通常記「退休金費用」或「薪資費用－退休金」，貸方在繳納前掛應付費用或代收款。
問：代收款和其他應付款差在哪？
性質上，代收款是代員工收、代員工付，公司只是經手；其他應付款是公司自己欠人家的錢。
金額都在負債，但管理意義不同，混在一起會看不出公司到底代收了多少還沒繳出去。
問：次月還沒繳，月底要不要先沖銷？
不要。
錢還沒付出去就沖銷，會讓負債憑空消失。
正確的做法是讓代收款掛著，並在明細帳上按所屬月份分列，等實際繳納時才沖。
問：滯納金要列什麼科目？
實務上列「其他費用」或「其他損失」，並單獨設明細。
不要併入退休金費用，因為性質與稅務處理都與本金不同。
問：勞退滯納金可以在營所稅上列費用嗎？
《營利事業所得稅查核準則》第 90 條第 6 款明定各種稅法所規定的滯納金及各種法規所科處的罰鍰不予認定。
勞退滯納金是否逐字涵蓋於該款，實務上須以稅務簽證或國稅局個案認定為準，建議帳上先單獨掛帳，由會計師判斷是否作帳外調整。
問：帳上代收款餘額為什麼跟繳款單對不起來？
主要有三個原因：跨月的正常時間差、補提退提造成的調整差額、以及施行細則第 22 條規定的「以元為單位，角以下四捨五入」逐人計算所產生的尾差。
一張表看完六種情境
| 情境 | 借方 | 貸方 | 重點 |
|---|---|---|---|
| 發薪代扣自提 | 薪資支出－應稅、薪資支出－自提勞退 | 代收款－員工勞退自提、應付薪資 | 薪資支出總額不變 |
| 雇主提繳認列 | 退休金費用 | 代收款－勞工退休金或應付費用 | 公司成本 |
| 月底估列 | 退休金費用 | 應付費用－勞退提繳 | 費用落在發生月份 |
| 次月繳納 | 代收款兩科目 | 銀行存款 | 逐人四捨五入後加總 |
| 逾期加徵 | 其他費用－滯納金 | 銀行存款 | 單獨掛帳，勿併入費用 |
| 部分員工自提 | 同上 | 同上 | 自提率 1%–6% 可各自不同 |
傳票切得對，年底就不必回頭挑數字
自提這件事在帳上金額不大，一位員工一個月兩千多元。
會出問題的地方不在金額，在於它同時跨了薪資、負債、費用、稅務四個區塊。
科目一開始就分清楚，年底報扣繳憑單時「薪資支出－自提勞退」的累計數直接拿來用；科目混著記，年底就要從薪資明細裡逐人挑出來，三十個人挑一天，一百個人挑三天。
要一次把薪資、代扣、代繳、對帳的表單建起來，可以用[勞退自提6% HR／會計操作包]，裡面有薪資結算表、代收款明細帳、月結對帳表三份可以直接套的格式。
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