搜尋「職場霸凌通報系統」的第一頁，會同時跳出兩種完全不同的東西：一種是給各機關學校員工用的通報平臺，另一種是企業依職業安全衛生法應該登錄的系統。
很多中小企業的人資照著第一種的操作說明準備了憑證、研究了登入方式，結果發現那條路根本不是自己要走的。
這一步走錯，時限就白白流掉了。
這篇文章從釐清這兩套系統的差別開始，接著把企業端的登錄流程拆到欄位層級：受理日怎麼固定、受理決定怎麼作、登錄前要準備哪些資料、處理結果什麼時候回寫、登錄之後留什麼證據、填錯了怎麼更正。
最後給一份申訴案件台帳與時限提醒表的做法，讓時限管理不靠人腦記憶。
法規依據以現行條文為準，二手整理會標明來源層級。
一、先分清楚兩套系統，不要走錯路
第一套是行政院人事行政總處建置的職場霸凌案件通報平臺。
依人事總處民國一百一十三年十二月十三日總處綜字第一一三一〇〇二二一七號函，該平臺已於一百一十三年十二月十三日上線，依據公務人員保障法、公務人員安全及衛生防護辦法與職業安全衛生法等相關法令，供各機關（學校）同仁於既有申訴管道之外提出申訴，並由人事總處列管案件後續執行情形，各機關首長並應指派專責人員受理平臺通報案件相關事宜。
第二套是企業依職業安全衛生法與《職場霸凌防治措施準則》應登錄的系統。
依準則第十一條，雇主於接獲第八條第一項申訴時，應於受理翌日起七個工作日內，依中央主管機關公告之內容及方式登錄系統，並通知申訴人。
這一套的義務主體是雇主，適用對象是一般事業單位的受僱者，登錄的內容與方式依中央主管機關公告辦理。
兩套系統的差別可以用三句話記住：使用者不同（機關學校員工對一般事業單位勞工）、義務主體不同（各機關指派專責人員對雇主）、法源不同（公務人員相關法令對職業安全衛生法及其子法）。
一般企業要處理的是第二套。
若你在網路上看到需要以憑證登入、有各機關代碼欄位的操作手冊，那多半是第一套的說明，不要照著準備。
二、企業端登錄的法源與兩段時限
登錄這件事在法規上分成兩段。
第一段是申訴案件的登錄，依準則第十一條，時限為「受理翌日起七個工作日內」，並且要同時通知申訴人。
第二段是處理結果的登錄，依職業安全衛生署發布的常見問答，事業單位收到職場霸凌申訴案，符合受理要件後必須依法通報並登錄系統；案件處理完成後，也必須登錄處理結果。
在這兩段之前，還有一個更前面的時限。
依中央社整理，雇主接獲申訴後須於十個工作日內決定是否受理。
把三個節點串起來，時間軸是：接獲申訴（第零天）→ 十個工作日內決定是否受理 → 受理翌日起七個工作日內完成登錄並通知申訴人 → 調查與處理 → 處理完成後登錄處理結果。
中央社另整理，調查報告應於二個月內完成，必要時得延長一個月。
不同來源就日與工作日的表述不盡相同，實務上以現行條文為準，內部規劃採較嚴格的解讀。
要特別注意「受理翌日起」這五個字。
七個工作日的起算點是作出受理決定的次日，並非接獲申訴那天。
這代表公司必須有一個明確的、可以指出的「受理日」，否則七個工作日根本無從起算，稽查時也說不清。
這也是下一節要處理的第一個動作。
三、步驟一：接獲申訴，先把「受理日」的前置資訊固定住
實務上最常見的失誤，是公司說不出自己是哪一天接獲申訴的。
員工在茶水間講了、在通訊軟體傳了一段訊息、寄了一封信、或是把紙條放在桌上，這些都可能是申訴的起點，但如果沒有人在當下做紀錄，日期就消失了。
正確的第一個動作是製作受理紀錄。
依準則規定，申訴人得以言詞、電子郵件或書面提出申訴；以言詞或電子郵件為之者，受理之人員或單位應作成紀錄，並向申訴人朗讀或使其閱覽，確認其內容無誤。
這份紀錄上要有的欄位是：申訴人（或代號）、聯絡方式、接獲日期與時間、提出方式、被申訴人的識別資訊、事件發生的期間與地點、事件簡述、申訴人是否有協調意願、受理人簽名、申訴人確認簽名。
這份紀錄同時承擔三個功能：它是接獲日的證明、是後續受理判斷的基礎、也是登錄時大部分欄位的資料來源。
換句話說，第一份文件做好，後面每一步都會省力。
建議把它做成固定格式的表單，印出來放在受理窗口與備援窗口手邊，不要臨時在白紙上寫。
四、步驟二：十個工作日內作出受理與否的決定
受理判斷處理的是「這件事是否屬於應依職場霸凌程序處理的申訴」，而不是「霸凌是否成立」。
後者是調查的工作，兩者不能混淆。
實務上有些公司會在受理階段就先判斷「我看這不算霸凌」而決定不受理，這個作法風險很高，因為它等於在沒有調查的情況下作出實體判斷。
判斷時要看的通常是形式要件：申訴人是否為本事業單位受僱者、被申訴人是否為本事業單位人員、所述事實是否落在職場霸凌的定義範圍、是否逾越得申訴的期限。
關於期限，依職業安全衛生法第二十二條之三，行為終了起逾三年不受理，在職者得於離職之日起一年內申訴，其他規定有較長期限者從其規定。
這裡要提醒一個常見的混淆：部分機關訂有內部的職場霸凌防治與申訴處理要點，其中的申訴期限可能訂為「事件發生後一年內，持續發生者以最後一次事件結束之次日起一年內」。
那是機關的內部規定，適用於該機關人員，企業不可直接抄用。
企業的期限依職業安全衛生法第二十二條之三判斷，兩者並不相同，抄錯會直接造成不受理的決定違法。
五、步驟三：製作受理決定書，並讓欄位對得上登錄
受理與否的決定要做成書面並通知申訴人。
這份決定書建議包含七個欄位：案件編號、申訴人（或代號）、接獲日期、受理日期、受理與否、理由（不受理時必填）、後續程序與預計時程、承辦人與核定人。
其中「受理日期」是七個工作日的起算基準，必須明確。
案件編號的編法建議固定為「年度加流水號」，例如一一五年的第一件寫成一一五之〇〇一。
編號的作用在於串起所有文件：受理紀錄、決定書、調查資料、登錄截圖、結案報告、台帳，全部用同一個編號歸檔，日後查調時不會亂。
決定書製作完成後，馬上做一件事：把要登錄的欄位先整理到同一張紙上。
因為登錄時需要的資料，來源分散在受理紀錄與決定書裡，臨時翻找容易漏填或填錯。
建議在決定書後面加一頁「登錄資料準備表」，把登錄時要用到的資料先抄齊，登錄時照著輸入即可。
這個小動作能把登錄的作業時間從半小時壓到十分鐘。
六、步驟四：受理翌日起七個工作日內完成登錄
登錄的內容與方式依中央主管機關公告辦理。
實務上要準備的資料大致可分四組：事業單位基本資料（名稱、統一編號、行業別、僱用人數、地址、聯絡人與聯絡方式）、案件基本資料（案件編號、接獲日期、受理日期、申訴提出方式）、當事人資料（依公告內容填寫的範圍，注意個資最小必要原則）、事件概要（發生期間、態樣簡述、目前處理階段）。
作業上的三個提醒。
第一，先確認登錄的權限帳號可以使用，不要等到第六個工作日才發現帳號有問題。
第二，登錄前把資料準備表看過一次，確認日期欄位不會填反（接獲日與受理日是兩個不同的日期，最常填錯的就是這一組）。
第三，登錄完成後立即截圖或列印存證，並記下登錄的日期與時間。
七個工作日看起來寬裕，實際上很容易被吃掉。
中小企業的窗口通常還有本職工作，加上受理決定往往在第八、九個工作日才作成，接著又遇到週末或連假，實際可用的天數會比想像中少。
務實的作法是把內部目標設在「受理翌日起三個工作日內完成登錄」，留四天當緩衝。
七、步驟五：通知申訴人
準則第十一條把登錄與通知申訴人寫在同一句裡，代表這兩件事要在同一個時限內完成。
通知的內容建議包含五段：本案已受理（或不受理及其理由）、案件編號、後續程序的大致節點與預計時程、聯繫窗口、保密與不利對待禁止的聲明。
通知的方式建議以書面或可留存的電子方式為之，並保留送達或收受的證明。
中小企業常見的作法是口頭告知，這在時序爭議時完全沒有證據力。
若申訴人已離職或聯繫困難，應記錄嘗試聯繫的方式與時間，並改以其他可行方式送達，這些過程都要留下紀錄。
有一個細節值得注意：通知的用字不宜透露調查方向或對事實的預判。
例如寫「經初步了解本案應屬管理指導範圍」，等於在調查尚未進行時就表達立場，日後若調查結果不同，公司會很難解釋。
通知的功能是告知程序狀態，不是表達意見，內容愈中性愈安全。
八、步驟六：處理完成後回寫處理結果
依職業安全衛生署常見問答，案件處理完成後也必須登錄處理結果。
這一段是最常被漏掉的，因為調查結束、決定作成、當事人也通知了，公司心理上已經覺得結案，就忘了回系統。
實務上建議把「處理結果登錄」直接寫進結案檢核表，作為結案的必要條件之一，沒有登錄就不算結案。
處理結果登錄通常需要的資料包括：調查是否完成、認定結果（成立與否）、採取的措施類型、處理完成日期。
填寫時要與內部的調查報告、通知書內容一致，避免出現系統上寫「成立」但通知書寫「不成立」這種矛盾。
這種矛盾在後續檢查時是重大瑕疵。
回寫之後同樣要截圖存證，並把截圖歸入該案件編號的卷宗。
到這裡，一個案件的完整卷宗應該包含九份文件：受理紀錄、受理決定書、登錄資料準備表、受理登錄截圖、通知申訴人的文件與送達證明、調查相關資料、調查報告、處理結果通知、處理結果登錄截圖。
九份齊備，這個案件在任何檢視下都站得住。
九、誰有權限登錄：指定、交接與備援
登錄的帳號權限要有明確的歸屬。
建議在制度文件中指定登錄作業的主辦人與備援人各一位，並載明兩人的職稱。
實務上常見的問題是帳號掛在某位離職同仁名下，事情發生時沒有人能登入，時限就這樣過去了。
交接要做三件事：帳號權限的移轉、既有案件狀態的移交清單、以及操作方式的實際帶做一次。
第三件最容易省略，卻最關鍵，因為登錄作業一年可能只做一到兩次，光看說明文件很難記住。
建議在交接時，由前手帶著後手把一件已結案的案件資料重新走一遍流程（不實際送出），確認後手真的會操作。
三十人以上的公司，依《職場霸凌防治措施準則》，為處理申訴應設申訴處理單位，成員至少三位且任一性別比例不得少於三分之一，該單位負責受理申訴事件、通知申訴人是否受理其申訴之結果，以及依中央主管機關公告之內容及方式登錄系統。
此時登錄的責任歸屬在該單位，但仍應在內部指定實際執行的人與備援人，不要寫成「由單位辦理」就結束。
十、登錄後的存證：截圖、編號與台帳
存證要留三樣。
第一樣是登錄畫面的截圖或列印，畫面上要能看到案件識別資訊與登錄成功的訊息。
第二樣是系統若有回傳的案件序號或收件編號，要記錄下來並與內部的案件編號對應。
第三樣是登錄作業紀錄，記載登錄日期時間、操作人、登錄項目。
第三樣常被認為多餘，但它在一種情況下很重要：系統若曾因故障或維護而無法登錄，這份紀錄能顯示公司曾在時限內嘗試登錄。
實務上建議在遇到系統異常時，同步以其他方式（例如截圖錯誤畫面、記錄嘗試時間）留下痕跡，並在系統恢復後立即補登，同時把過程寫成一份簡短的說明存卷。
存放的位置要固定。
建議以案件編號建立資料夾，紙本與電子檔各一份，電子檔限制存取權限。
保存年限應在制度文件中明定，並與個人資料保護的相關要求一致。
這裡要提醒的是，申訴案件的資料屬高度敏感，不宜放在全公司共用的雲端資料夾，也不宜用個人帳號保管。
十一、登錄失敗或填錯了怎麼辦
先分清楚三種情形。
第一種是尚未送出前發現填錯，直接修正即可，但要在準備表上更正並註記，避免下次又填錯。
第二種是送出後發現填錯，應依中央主管機關公告的方式辦理更正；同時在內部作成更正紀錄，寫明原填內容、更正後內容、發現時間、更正時間與原因。
第三種是逾期未登錄。
這一種不要隱瞞或跳過，正確作法是立即補登，並就逾期原因作成書面說明存卷。
逾期的事實無法消除，但補登與說明可以顯示公司在發現後即時處理的態度，這在後續的裁量上是有意義的因素。
同時要檢討造成逾期的環節，是決定作得太晚、還是窗口不知道要登錄，並在流程上補起來。
要避免的錯誤處理有兩種。
一是把日期填成符合時限的假日期，這在系統的送出時間戳記面前一戳就破，且性質完全不同。
二是因為怕逾期而在受理判斷上動手腳，例如把受理日往後挪。
這兩種作法都會把單純的行政疏失，變成更嚴重的問題。
十二、不受理的案件要不要登錄？
這一題要回到條文與公告內容判斷。
準則第十一條的登錄義務，文字上連結於「接獲第八條第一項申訴時，應於受理翌日起七個工作日內」登錄，起算點繫於受理；職業安全衛生署的常見問答則說明，事業單位收到申訴案，如符合受理要件後，必須依法通報並登錄系統。
實務上，登錄的具體範圍與方式依中央主管機關公告辦理，若對特定情形是否需登錄有疑義，應向主管機關確認，不要自行推論。
無論是否需要登錄，不受理的案件在內部一定要留完整紀錄：受理紀錄、不受理決定書（載明具體理由與依據）、通知申訴人的文件與送達證明。
因為不受理是最容易被爭執的一種決定，員工若不服，往往會直接轉向外部。
屆時公司要能說明的是「為什麼不受理」，而不是「我們覺得不算」。
還有一種情形要特別留意：不受理的理由若是「不屬於職場霸凌」，但所述事實可能涉及其他問題（例如工作條件爭議、性騷擾、職業安全問題），公司不能就此結束。
應依各該事項的正確途徑處理，並在紀錄中寫明已移由何種程序處理。
把案件「不受理」掉卻沒有後續，是實務上很常見也很危險的處理方式。
十三、非因申訴知悉的事件要不要走這套流程？
雇主知悉的情形，在職業安全衛生法第二十二條之二被分成兩款：因申訴知悉與非因申訴知悉。
後者同樣課予義務，包含釐清事實、協助協調或申訴、適度調整工作內容或場所、提供諮詢或協助及保護。
也就是說，就算沒有人正式申訴，公司在知悉後仍要行動。
至於登錄，準則第十一條的文字繫於「接獲申訴」，因此非因申訴知悉的情形是否需登錄，應依中央主管機關公告的內容判斷，有疑義時向主管機關確認。
但無論是否登錄，內部一定要留下處理紀錄：知悉的時間與來源、已採取的措施、當事人的意願、後續追蹤。
這些紀錄在檢查時是證明公司「知悉後有採取立即有效之適當措施」的唯一材料。
實務上建議把非因申訴知悉的情形，用一份簡化版的紀錄表處理，欄位比正式申訴少，但關鍵的時間、措施、追蹤三項不能缺。
同時要在制度中寫明：任何主管知悉可能的霸凌情形時，應於幾日內以何種方式通報專責單位。
沒有這一條，基層知悉但沒有往上報，公司在法律上仍可能被認為已經知悉。
十四、中小企業的最小可行分工
二十到五十人、沒有專職人資的公司，建議把這條流程拆成三個角色。
第一個角色是受理人，負責接件與做受理紀錄，必須在內部、必須即時。
第二個角色是行政人，負責案件編號、文件歸檔、登錄操作、台帳維護與時限提醒，可以由行政或會計兼任，需要的是紀律而非專業。
第三個角色是判斷人，負責受理與否的決定、調查的規劃、處理措施的決定，這個角色需要專業，可以由公司負責人搭配外部協力完成。
三個角色可以由兩個人擔任（受理人與行政人可分開，判斷人對外），關鍵是三種工作的性質不同，不要混在一個人身上又沒有支援。
分工確定後，要做一張一頁的職責分配表，寫明每個角色在哪一個節點要做什麼、產出什麼文件、幾天內完成。
這張表貼在管理部，比任何厚厚的制度文件都有用。
當事情真的發生時，翻開這張表就知道現在輪到誰、下一步是什麼，不會出現三個人互相等待的情況。
十五、申訴案件台帳與時限提醒表怎麼做
台帳是一張表，一件一列，欄位建議十二個：案件編號、接獲日期、受理日期、受理與否、登錄日期、通知申訴人日期、調查開始日期、調查報告完成日期、認定結果、處理結果登錄日期、申復期間屆滿日、結案日期。
十二個欄位填滿，這件案子的完整時間軸就在一列裡。
時限提醒的作法有兩種。
低科技版：在台帳上新增三個計算欄位，分別是受理決定的截止日、登錄的截止日、調查報告的截止日，由行政人在填入接獲日與受理日時同步算出並手寫在案件卷宗封面。
高科技版：用試算表設定公式自動計算，並用行事曆設定提醒。
中小企業用低科技版就足夠，因為案件量少，重點在於「有人負責看」。
台帳的價值不只在單一案件的管理。
累積一段時間之後，它能回答幾個管理上的問題：案件多集中在哪些部門或班別、從接獲到受理平均花幾天、哪一個環節最常拖延。
這些資訊在年度檢視制度時很有用，也是公司能向檢查人員說明「我們有在管理」的直接證據。
十六、常見錯誤十則
第一，把公部門的通報平臺當成企業的登錄管道，準備錯了憑證與資料。
第二，說不出接獲申訴的確切日期，導致時限無從起算。
第三，把七個工作日的起算點誤認為接獲日，實際上是受理翌日起。
第四，只做了受理登錄，忘了處理完成後的處理結果登錄。
第五，登錄了但沒有截圖存證，事後無法證明曾在時限內完成。
第六，登錄帳號掛在離職同仁名下，需要時無人能登入。
第七，抄用機關內規的申訴期限（例如一年），與職業安全衛生法第二十二條之三的規定不符。
第八，不受理的案件沒有作成書面決定與理由，也沒有通知申訴人。
第九，不受理之後就完全結束，未依其他正確途徑處理所述事實。
第十，系統上的認定結果與內部通知書的內容不一致。
這十項之中，第二、第三、第四、第五這四項最常見，而且都不需要任何專業就能避免，缺的只是一份固定格式的表單與一個負責的人。
常見問題 FAQ
Q1：企業要登錄的系統，跟新聞上看到的通報平臺是同一個嗎？ 答：要分清楚。
行政院人事行政總處的職場霸凌案件通報平臺依其公告係於民國一百一十三年十二月十三日上線，供各機關（學校）同仁使用，由人事總處列管。
一般企業依職業安全衛生法與《職場霸凌防治措施準則》第十一條，應依中央主管機關公告之內容及方式登錄系統，兩者的使用者、義務主體與法源都不同。
Q2：登錄的期限到底是幾天？從哪一天起算？ 答：依《職場霸凌防治措施準則》第十一條，雇主於接獲申訴時，應於受理翌日起七個工作日內依中央主管機關公告之內容及方式登錄系統，並通知申訴人。
起算點是作出受理決定的次日，不是接獲申訴當天。
因此公司必須有明確可指出的受理日期。
Q3：受理與否要在幾天內決定？ 答：依中央社整理，雇主接獲申訴後須於十個工作日內決定是否受理。
同來源另整理，調查報告應於二個月內完成，必要時得延長一個月。
不同來源就日與工作日的表述不盡相同，實務上以現行條文為準，內部規劃建議採較嚴格的解讀。
Q4：處理結果也要登錄嗎？ 答：要。
依職業安全衛生署發布的常見問答，事業單位收到申訴案，符合受理要件後必須依法通報登錄；案件處理完成後，也必須登錄處理結果。
建議把處理結果登錄寫進結案檢核表，作為結案的必要條件，避免調查完成後遺漏。
Q5：不受理的案件要不要登錄？ 答：登錄的具體範圍與方式依中央主管機關公告辦理，有疑義時應向主管機關確認，不宜自行推論。
但無論是否登錄，內部都必須留下受理紀錄、不受理決定書（載明具體理由與依據）與通知申訴人的證明，因為不受理是最容易被爭執的決定。
Q6：沒有人正式申訴，但我聽說了，要不要登錄？ 答：依職業安全衛生法第二十二條之二，非因申訴知悉的情形同樣課予釐清事實、協助協調或申訴、適度調整工作內容或場所、提供諮詢或協助及保護等義務。
是否需登錄應依中央主管機關公告內容判斷。
無論如何，知悉時間、已採措施、當事人意願、後續追蹤四項紀錄一定要留。
Q7：申訴期限是一年還是三年？ 答：企業依職業安全衛生法第二十二條之三判斷，行為終了起逾三年不受理，在職者得於離職之日起一年內申訴，其他規定有較長期限者從其規定。
部分機關的內部要點訂有一年的期限，那是機關內規、適用該機關人員，企業不可抄用。
Q8：登錄時填錯了可以改嗎？ 答：應依中央主管機關公告的方式辦理更正，並在內部作成更正紀錄，載明原填內容、更正後內容、發現與更正的時間及原因。
要避免的是自行更改日期以符合時限，系統的送出時間戳記會留下痕跡，性質也完全不同。
Q9：逾期沒登錄怎麼辦？ 答：立即補登，並就逾期原因作成書面說明存卷，同時檢討造成逾期的環節並修正流程。
逾期的事實無法消除，但發現後即時處理的態度在後續處理上是有意義的。
隱瞞或竄改日期會使問題更嚴重。
Q10：三十人以上的公司，登錄要由誰做？ 答：依《職場霸凌防治措施準則》，三十人以上之雇主為處理申訴應設申訴處理單位，成員至少三位且任一性別比例不得少於三分之一，該單位負責受理申訴、通知申訴人是否受理之結果，以及依中央主管機關公告之內容及方式登錄系統。
責任在該單位，但仍應指定實際執行的主辦人與備援人。
Q11：登錄之後要留什麼證據？ 答：至少三樣：登錄畫面的截圖或列印（可看到案件識別與登錄成功訊息）、系統回傳的序號或收件編號並與內部案件編號對應、登錄作業紀錄（日期時間、操作人、登錄項目）。
遇系統異常時，應截圖錯誤畫面並記錄嘗試時間，恢復後立即補登並寫成說明存卷。
Q12：一件案子完整走完，應該留下哪些文件？ 答：建議九份：受理紀錄、受理決定書、登錄資料準備表、受理登錄截圖、通知申訴人的文件與送達證明、調查相關資料、調查報告、處理結果通知、處理結果登錄截圖。
全部以同一個案件編號歸檔，紙本與電子檔各一份，電子檔限制存取權限。
結語
登錄這件事的難處，不在於系統會不會操作，而在於它被夾在一連串時限之間：先要有明確的接獲日，才有受理判斷的十個工作日；先有受理決定，才有登錄的七個工作日；先有處理完成，才有處理結果的回寫。
任何一個節點沒有留下日期，後面整條鏈就失去起算的基準。
因此中小企業要準備的其實不是複雜的系統知識，而是四樣簡單的東西：一份受理紀錄表（固定接獲日）、一份受理決定書（固定受理日）、一份登錄資料準備表（讓登錄十分鐘完成）、一張案件台帳（管住所有時限）。
四樣東西加起來不到十頁，卻能把整條流程從「靠記憶」變成「靠表單」。
如果你不確定自己公司該登錄的是哪一套系統、手上的案件時限怎麼算、或是想把這四份表單一次建立起來，金豐企業軍師的林郁汶顧問提供九十分鐘免費企業健檢，會依你的規模與現況實際盤點，指出時限管理上最容易失守的環節。
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時限這種事，事前花一小時，勝過事後解釋十次。
想一次把職場霸凌防治的法規架構與企業該做的事看完整，可以先看這篇完整指南：職場霸凌防治完整指南：準則 29 條與地方申訴辦法一次讀懂
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