2026年7月1日《職業安全衛生法》職場霸凌防治專章上路後，勞動部同步建置了職場霸凌相關的通報系統與配套。
對中小企業主與HR來說，一個很實際的問題浮現了：「員工來申訴職場霸凌，我除了內部處理，要不要、又要怎麼在通報系統上登錄？」「誰負責登錄？多久內要完成？欄位怎麼填才對？」
市面上的資料大多只停留在「有這個系統喔」「新制上路了喔」，卻很少手把手教你「收到申訴後，通報與登錄到底怎麼一步步做」。
這篇文章就用逐步驟的HowTo方式，把從內部受理、判斷是否受理、系統登錄到後續追蹤的完整流程講清楚，並釐清HR、老闆、安全衛生單位的角色分工。
文中涉及法條、時限與系統操作的部分，一律以勞動部與職業安全衛生署的最新公告及系統實際指示為準。
先認識：職場霸凌通報系統有哪些
在談登錄流程之前，先分清楚系統。
台灣的職場霸凌通報，大致分兩個體系：
一是「民間事業單位」適用的通報系統，由勞動部職業安全衛生署建置（相關入口在職場霸凌防治專區）。
中小企業主與HR主要面對的就是這個體系。
二是「公務機關」適用的職場霸凌案件通報平臺，由行政院人事行政總處管理，供公務體系使用。
此外，勞動部還提供了「職場霸凌防治措施指導手冊（含範本）」、「調查專業人才庫」，以及「遭遇職場霸凌或職場不法侵害怎麼辦」的懶人包指引。
這些都是一級官方資源，建議收藏備用。
本文以中小企業（民間事業單位）的角度來說明登錄流程；實際的系統名稱、網址與操作介面，請以勞動部職安署公告的最新版本為準。
通報登錄前的重要觀念
在動手登錄之前，有兩個觀念要先建立。
第一，「內部處理」和「系統通報」是兩件相關但不同的事。
收到員工申訴，公司要依內部的申訴處理程序受理、調查、處理；而依規定需要通報時，則要在通報系統上登錄、回報處理情形。
兩者要並行，不是有內部處理就可以不管系統，也不是登錄了系統就不用內部處理。
第二，「誰來登錄」要事先定好。
臨時才決定誰負責，容易延誤或出錯。
尤其當被申訴人是老闆本人時，由老闆自己或其親信操作通報會有利害衝突，這種情況要事先安排好由獨立或外部窗口處理。
這些角色分工，後面會詳細說明。
職場霸凌通報登錄逐步驟SOP
以下用四個步驟，把從收到申訴到系統登錄、追蹤的完整流程講清楚。
實際的系統操作介面與必填欄位，以系統當下的指示為準。
Step 1：內部受理申訴——HR先做這些
員工提出職場霸凌申訴（可能向雇主，也可能直接向地方主管機關）。
HR或受理窗口收到後，第一步不是急著下判斷，而是：完成基本事實的紀錄（時間、地點、當事人、事件經過）、做好保密措施（保護申訴人）、進行初步的風險評估（申訴人是否處於持續受害或心理危機的狀態、是否需要立即的保護措施）。
這一步的重點是「先受理、先記錄、先保護」，把後續判斷與通報所需的基礎資料建立起來。
Step 2：判斷是否受理——第一個關卡
接著判斷這件申訴是否符合受理要件。
可以依防治措施指導手冊的原則，對照職場霸凌的定義與認定要件（發生於執行職務中、行為人為事業單位人員、逾越合理範圍、具持續性、造成身心危害），初步判斷是否屬於應受理處理的職場霸凌案件。
要提醒的是：即使決定不受理，也必須記錄理由，不能默默把案子壓下去。
因為若判斷錯誤、把該處理的案件當成不受理，可能被認為未盡處理義務。
拿不準時，寧可從嚴受理、依程序處理，也不要輕率駁回。
Step 3：系統登錄——逐欄位填寫
決定受理後，依規定需要通報的案件，就要在通報系統上完成登錄。
常見需要填寫的資訊包括：申訴人的基本資料、申訴對象（被申訴人）、事件發生的時間地點、申訴的事實與理由等。
填寫時有幾個實務要點：
「申訴事實及理由」欄位，建議以中立、具體、依時間順序的方式描述事件，避免使用情緒性、評價性的字眼，也要留意個資保護、避免不必要的資訊外洩。
系統通常會要求在「法定期限內」完成登錄，這個具體的時限請以勞動部與系統的正式規定為準（屬需以官方公告確認的資訊，本文不自行寫死天數）。
登錄後保留系統給的案件編號，作為後續追蹤的依據。
Step 4：登錄後的追蹤與回報——不要登錄就結案
很多人以為「登錄完就沒事了」，這是誤解。
通報系統的設計是要追蹤案件處理的全程，因此登錄後還有後續：進行調查、採取處置措施、將結果通知申訴人、並依規定更新系統中的案件狀態或回報處理情形。
建議HR建立一份內部的「案件追蹤表」，把公司內部的處理進度與系統裡的案件編號連結起來，確保每一步都有紀錄、都有依規回報。
誰負責登錄？中小企業角色分工
「誰來登錄」是中小企業最常卡住的地方。
以下提供務實的角色分工建議，實際配置可依公司規模與安全衛生管理的相關規定調整：
HR或指定受理窗口： 通常是第一線受理申訴、記錄事實、操作通報系統登錄的人。
是整個流程的核心操作者。
最高負責人（老闆）： 負責制度的建立與授權，在案件處理中做權責範圍內的決定。
但要特別注意——當老闆本人是被申訴對象時，就不能由老闆或其親信操作通報與處理，必須改由獨立窗口或外部專業協助，以避免利害衝突、確保公正。
安全衛生單位／人員： 依企業規模與職業安全衛生的相關配置，安全衛生管理人員也可能在事件通報與預防機制中扮演角色。
務實建議是：事先在制度中明確寫清楚「平時由誰操作、老闆涉入時由誰接手」，並讓相關人員都熟悉系統操作，避免真的發生案件時才手忙腳亂。
通報與處理的三個時間點
對中小企業來說，時限是最容易忽略、也最需要掌握的。
職場霸凌通報與處理，通常涉及幾個關鍵時間點：申訴提出後，多久內要決定是否受理？決定受理後，多久內要完成系統登錄？以及後續處理、回報的期限。
這些具體的時限規定，屬於需要以官方正式條文與系統規定確認的資訊，本文不自行寫死天數，請務必以勞動部職業安全衛生署及相關子法的最新公告為準。
務實的做法是：內部制度可以把時限訂得比法定更積極、更明確，並用前述的「案件追蹤表」盯緊每個時間點，避免因為超過期限而衍生違規風險。
通報登錄最常見的三個錯誤
在協助企業處理職場霸凌通報時，最常見到三種會造成問題的錯誤，先點出來提醒你。
第一個錯誤是「只做內部處理，忘了系統通報」。
有些公司內部有處理申訴，卻不知道或忽略了依規定需要在通報系統登錄的義務，結果內部做了一堆，該通報的卻沒通報，反而可能構成疏失。
要記得：內部處理與系統通報是並行的兩件事。
第二個錯誤是「登錄完就當結案」。
前面提過，通報系統是要追蹤全程的，登錄只是起點。
有些公司登錄後就不再更新案件狀態、不回報處理情形，導致案件在系統裡「懸而未決」。
務必建立追蹤機制，把每一步都依規回報到位。
第三個錯誤是「老闆被申訴時還由老闆處理」。
這是最嚴重的利害衝突。
當被申訴人是最高負責人時，若還是由老闆或其親信操作通報與調查，不但公信力全失，也可能被認為程序不當。
這種情況一定要事先安排好由獨立窗口或外部專業接手。
避開這三個錯誤，通報登錄才能真正符合規範、經得起檢視。
把通報流程融入日常制度的三個要點
通報登錄不該是「臨時抱佛腳」的動作，而應該融入公司日常的職場霸凌防治制度裡。
要做到這一點，有三個要點。
第一，把通報流程寫進申訴處理SOP。
當你在設計申訴管道與處理流程時，就把「何時、由誰、如何在系統登錄與回報」一併寫進去，讓通報成為處理流程中自然的一環，而不是額外的、容易被遺忘的動作。
第二，讓負責人員定期熟悉系統。
系統介面可能更新，規定也可能調整，建議負責操作的人員定期熟悉最新的操作方式與規定，避免真的要用時才發現不會用、或用的是舊流程。
第三，把通報與教育訓練結合。
在對主管與員工做職場霸凌防治教育訓練時，也讓大家知道「申訴後會如何被受理、通報、處理」，這不只讓員工更信任制度、更願意申訴，也讓管理者理解通報是保護大家的機制，而非找麻煩。
把這三個要點做到位，通報登錄就從一個令人緊張的陌生流程，變成公司制度中順暢運作的一環。
常見問題 FAQ
Q1：收到員工的職場霸凌申訴，一定要在通報系統登錄嗎？ 要看案件性質與規定。
內部要依申訴處理程序受理、調查、處理；而依規定需要通報的案件，則要在通報系統上登錄與回報。
「內部處理」與「系統通報」是並行的兩件事，不是有做內部處理就可以不通報。
具體哪些情形、在什麼時限內需要登錄，請以勞動部與系統的正式規定為準，不確定時建議透過專業諮詢或洽詢主管機關釐清。
Q2：通報系統的登錄，誰來做比較好？ 一般由HR或公司指定的受理窗口操作，因為他們是第一線受理申訴、掌握事實的人。
關鍵是「事先定好、相關人員熟悉操作」。
特別要注意的是：當被申訴人是最高負責人本人時，不能由老闆自己或親信操作，必須改由獨立窗口或外部專業協助，以避免利害衝突。
建議在制度中就把「平時誰做、老闆涉入時誰接手」寫清楚。
Q3：申訴事實的欄位怎麼填才對？ 建議以中立、具體、依時間順序的方式描述：什麼時間、什麼地點、誰、做了什麼、造成什麼影響，盡量客觀陳述事實，避免情緒性或評價性的字眼（例如直接下「他就是在霸凌」的結論）。
同時要留意個資保護，避免填入不必要的敏感資訊。
填得中立具體，有助於後續調查，也降低爭議。
實際欄位以系統當下的指示為準。
Q4：決定「不受理」的話，還要記錄嗎？ 要。
即使判斷不符合受理要件，也必須記錄不受理的理由，不能默默把申訴壓下去。
因為若判斷錯誤、把該處理的案件當成不受理，可能被認為未盡處理義務，反而衍生風險。
拿不準時，寧可從嚴受理、依程序處理。
完整的紀錄（不論受理或不受理）都是公司「有依程序處理」的證明。
Q5：登錄之後就結案了嗎？後面還要做什麼？ 沒有結案。
登錄只是流程的一部分，後面還要進行調查、採取處置、將結果通知申訴人，並依規定更新系統中的案件狀態或回報處理情形。
建議HR建立「案件追蹤表」，把內部處理進度和系統案件編號連結起來，確保每一步都有紀錄、都依規回報。
把「登錄」當成起點而非終點，才不會漏掉後續義務。
Q6：我們公司很小、沒有人資，這套通報登錄誰來做？ 沒有專職HR的小公司，通常由負責人事的管理者或老闆指定的人員操作，重點是「事先定好、熟悉流程」。
若擔心做不好、或不確定何時該登錄、怎麼登錄，善用外部專業協助是務實的選擇——由懂流程的顧問協助建立SOP、甚至協助處理複雜案件，能避免因為不熟悉而延誤或出錯。
畢竟通報與處理若出問題，衍生的風險遠高於尋求協助的成本。
把流程SOP化，通報登錄不再手忙腳亂
職場霸凌通報系統的登錄，說難不難，難在「沒有事先建立SOP、沒有定好角色分工」，等真的收到申訴才臨時研究怎麼登錄、誰來做，往往就會延誤或出錯。
相反地，只要事先把「內部受理→判斷→登錄→追蹤」的流程SOP化、把角色分工定清楚、讓相關人員熟悉系統，實際發生案件時就能從容處理。
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更多常見問題
Q7：員工直接向地方主管機關申訴，公司還需要在系統登錄嗎？ 員工確實可以選擇向雇主申訴，也可以直接向地方主管機關申訴，這兩條途徑並存。
當員工直接向主管機關申訴時，會進入主管機關的處理程序；而公司自身若也接獲申訴或相關事件，仍應依規定進行內部處理與必要的通報。
兩者的關係與各自的通報義務，建議以勞動部的正式說明為準。
實務上，公司該做的是把自己該盡的內部處理與通報義務做到位，不因為員工「也向外申訴了」就疏於處理自己這一端。
Q8：通報系統登錄的內容會不會外洩？申訴人的身分能保密嗎？ 職場霸凌防治非常重視保密與禁止報復，申訴的全程原則上要保護申訴人的身分。
通報系統本身通常也有身分識別與資料保護的機制。
公司端在操作時，同樣要落實保密——限制知悉範圍、妥善保管紀錄、避免不必要的資訊揭露。
填寫系統欄位時也要留意個資保護。
保密做得好，員工才敢申訴，制度才能真正發揮作用。
具體的系統保護機制以官方說明為準。
Q9：如果沒有依規定通報或登錄，會怎樣？ 未依規定建立通報機制、或未落實通報與處理，可能涉及職業安全衛生法相關的行政責任。
具體的條號與罰則，請以勞動部職業安全衛生署及全國法規資料庫的最新公告為準，本文不自行寫死金額。
重點觀念是：通報與處理是雇主的義務，不是可做可不做的選項。
與其事後承擔風險，不如事先把流程建好、把該通報的確實通報。
Q10：通報系統操作起來很複雜，有沒有簡單的準備方式？ 最好的準備方式是「事先演練、備好SOP」。
建議先把系統的操作方式熟悉一遍（可參考勞動部的操作說明或指導手冊）、把角色分工定清楚、把內部的申訴受理與通報流程寫成一份SOP，並準備好案件追蹤表。
這樣真的收到申訴時，就能照著SOP一步步做，不會慌亂。
如果覺得自己摸索太費時，也可以透過專業協助，由顧問幫你把SOP建好、帶著團隊演練一次，讓通報登錄變成「照表操課」的例行流程。
Q11：通報系統登錄和公司內部的申訴紀錄，是同一份資料嗎？ 不完全相同，但內容相關、應該一致。
公司內部的申訴與調查紀錄，是你自己保存、用於處理案件與應對勞檢的完整檔案；通報系統的登錄，則是依規定向主管機關體系登錄的資訊。
兩者的核心事實應該一致（同一個案件、同樣的事實），但內部紀錄通常更詳細（含調查過程、訪談、處置細節），系統登錄則依系統要求的欄位填寫。
建議把兩者以案件編號連結、對應管理，確保資訊一致、都完整留存。
Q12：多久要熟悉一次通報系統？系統會不會改版？ 政府的系統與規定確實可能隨新制落地而調整、改版，因此不建議「學一次就放著」。
建議負責操作的人員至少定期（例如每季或每半年）確認系統的操作方式與相關規定有無更新，並在有重大變動時同步調整內部SOP。
尤其2026新制剛上路，初期規定與系統可能有較多調整，更要留意勞動部職安署的最新公告。
把「定期確認」變成習慣，才不會在需要通報時才發現流程已經改了。
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