在網路上搜尋「職場霸凌申訴書範本」，跳出來的多半是各地方機關的表單下載頁：一張申訴人資料、一張委任書、一欄申訴事實及理由，下載完就結束。
表單本身沒有錯，問題在於表單解決不了真正的難題——員工不知道「申訴事實」那一欄該寫到多細，人資收到之後不知道要檢查什麼、什麼時候要回覆、哪些東西要留下來。
這篇文章不重貼一份範本讓你自己看著辦，而是把申訴書從兩端拆開講：員工端，每個欄位要寫什麼、寫到什麼程度才夠、最常見的錯誤是哪幾個；企業端，收到一份申訴書之後，人資要做哪三個檢查動作、要同步準備哪些配套文件、以及沒有申訴書的口頭或匿名反映該怎麼處理。
目標是讓一家三十人的公司，也能把收件這一關做得不留把柄。
一、先講清楚：申訴書是啟動程序的文件，不是訴狀
很多員工在寫申訴書時卡住，是因為誤以為要寫得像法律文書：要有法條、要有請求權基礎、要有精準的法律用語。
其實申訴書的功能只有一個——讓公司知道「有一件事需要依程序處理」，並把後續調查所需的最基本資訊交代清楚。
因此，申訴書寫得好不好，判斷標準不是文筆或法律術語，而是三件事：讀的人能不能還原事情經過、能不能找到可以查證的線索、能不能知道申訴人要的是什麼。
掌握這三點，用日常語言寫出來的申訴書，效力並不會低於請人代筆的版本。
對企業端來說，理解這一點同樣重要。
不能因為員工寫得不夠工整、沒有引用條文，就退件或視為未提出申訴。
程序一旦被認定有瑕疵，後續即使調查結論站得住，公司仍可能因為受理環節出問題而承擔責任。
二、2026新制之後，申訴書的地位變了
過去許多公司處理內部反映，靠的是主管口頭轉達與人資的個案判斷，沒有固定文件、沒有起算日期。
新制上路後，這種做法的風險大幅提高。
《職業安全衛生法》增訂職場霸凌防治專章，並自民國115年7月1日施行，勞動部同步公告子法與新版《職場霸凌防治措施指導手冊》，對申訴受理、調查小組組成、利益迴避、調查決定與申復救濟都有更明確的程序要求。
程序明確化的直接後果，就是「時間」變得關鍵。
案件何時進來、何時受理、何時通知當事人、何時完成調查，每一個節點都可能被檢視。
而申訴書就是這條時間軸的起點——沒有一份載有日期、可查證的收件文件，公司很難證明自己在期限內完成了該做的事。
指導手冊也一併提供申訴書、調查報告、利益迴避聲明等表單範本，以附錄形式提供給事業單位參考使用。
以上法規施行日、手冊與子法的發布時點，各來源記載略有出入，一律以勞動部與職業安全衛生署官網公告的現行版本為準。
三、官方範本從哪裡來：手冊附錄與地方機關表單
目前可取得的申訴書範本主要有兩個來源。
第一個是勞動部職業安全衛生署發布的《職場霸凌防治措施指導手冊》，除手冊本文外另附一整套文件表單範本，涵蓋防治措施本文、申訴書、調查報告書、利益迴避聲明等，提供可編輯格式供事業單位下載調整。
第二個來源是各地方機關公布的申訴書表單。
這類表單通常設計得更簡潔，欄位一目了然，適合作為填寫時的參考。
但要注意，地方機關的表單是為其自身受理程序設計的，欄位中常出現「服務機關（學校）」「此致某某機關全銜」等用語，一般企業採用時需要改寫成自家的組織名稱與受理單位。
官方範本本身也明確載明「本範本為提供事業單位參考，請依實際組織名稱、申訴處理單位、申訴管道及權責層級調整後公布」。
換句話說，直接把範本原樣張貼在公佈欄，反而顯示公司沒有真的把制度接進來。
四、申訴人資料：哪些欄位一定要填，哪些可以彈性
標準的申訴人欄位通常包含姓名、服務單位、職稱、國民身分證統一編號、出生年月日、聯絡電話（公司、住家、手機）、電子郵件與住居所地址。
看起來很多，但實務上真正必要的是三類：確認身分的資料、確認在職關係的資料、以及至少兩種可以聯絡到本人的方式。
聯絡方式為什麼要兩種以上？因為調查期間可能需要多次通知與詢問，而申訴人有可能因為請假、調職或離職而聯繫不上。
只留公司分機，是實務上最常見的斷點。
身分證字號這一欄常引起員工疑慮。
企業端要注意的是，蒐集個人資料應限於處理本案所必要的範圍，並告知蒐集目的與保存方式。
如果公司內部已有完整人事資料，申訴書上其實可以簡化，改以員工編號加姓名確認身分即可，這也能降低文件外流的風險。
五、被申訴人資料：寫到什麼程度才夠
被申訴人這一欄不需要寫得像身家調查，重點只有兩件事：能唯一特定出這個人、以及能看出他與申訴人的關係。
姓名加上部門與職稱通常就足夠；若公司內有同名同姓者，再補上員工編號或所屬單位。
關係這一項容易被忽略，但在後續認定中很關鍵。
是直屬主管、跨部門主管、資深同事，還是平行同事？權力關係的落差，是判斷是否構成霸凌的重要因素之一。
因此在申訴書上直接寫清楚「被申訴人為我的直屬主管」，會比只寫職稱更有幫助。
如果被申訴人不只一人，建議逐一列出並分別敘述各自的行為，不要籠統寫「該部門主管與同事們」。
多名被申訴人的案件在調查時需要分別通知、分別詢問，籠統的寫法會拖慢整個程序。
六、最關鍵的一欄：申訴事實怎麼寫才有用
官方表單通常只留一大格空白，標題寫著「申訴事實及理由」，並註明「如詳述霸凌發生日期、內容、相關事證或人證」。
這一格是整份文件的核心，也是最多人寫壞的地方。
寫壞的典型有兩種。
第一種是全篇都在寫感受：「他讓我很痛苦」「我每天上班都很害怕」。
感受是真實的，但無法被調查——調查人員無從查證你的痛苦程度。
第二種是流水帳：把三年來所有不愉快通通寫進去，二十件事混在一起，讀的人抓不到重點，反而稀釋了最有力的那幾件。
有效的寫法是「事件式」：每一件事獨立成一段，每一段包含四個要素——什麼時候、在哪裡、對方做了什麼（具體到說了什麼話、下了什麼指令）、當時有誰在場。
感受可以寫，但放在事實之後，用來說明影響，而不是取代事實。
三到五個具體事件，遠比二十個模糊印象有力。
七、時間線寫法：把「一直被針對」變成可查證的紀錄
霸凌的認定常需要看行為的持續性或反覆性，因此時間資訊特別重要。
但很多人只記得「大概去年下半年開始」，寫不出精確日期，於是乾脆不寫。
實務上有幾個方法可以還原時間。
第一是靠通訊紀錄：通訊軟體、電子郵件本身就帶有時間戳記，找出當時的訊息就能定位日期。
第二是靠工作事件：某次專案結案日、某次月會、某次出差，這些在公司系統裡都有紀錄。
第三是靠出勤與班表：某次被指派連續值班、某次被臨時調班，班表可以佐證。
無法確定確切日期時，寫「約民國114年10月中旬」也比留白好，並在後面註明「確切日期可調閱當時的班表或通訊紀錄佐證」。
這句話對調查人員很有價值，因為它直接指出了可以查證的方向。
八、證據清單怎麼列：不必附上全部，但要標明存在哪裡
附件那一欄的標準寫法是「相關證明文件、代理人委任書正本等，無則免附」。
實務上建議用清單方式列，每一項寫明三件事：是什麼、時間、能證明哪一段事實。
例如：「附件一，通訊軟體對話截圖三張，民國115年3月，可佐證第二點所述於下班時間持續傳訊要求即刻回覆」。
這樣列的好處是調查人員一眼就知道每份證據要對應哪個爭點，不必自行猜測。
有兩類證據要特別注意處理方式。
第一類是錄音。
錄下自己有參與的對話，實務上通常可作為證據，但要留意內容的完整性，避免只截取片段而失真。
第二類是他人的私訊或未參與對話的紀錄，取得方式可能涉及爭議，建議先徵詢專業意見。
至於人證，只要在申訴書上寫明姓名與職稱、以及該人可以證明哪一段經過即可，不需要事先取得對方同意作證。
九、「希望處理方式」不要留白
多數官方表單沒有這一欄，但強烈建議申訴人自行補在文末，企業端也建議在自家版本中加入。
原因是這一欄能大幅降低誤解與時間成本。
申訴人希望的處理方式差異其實很大：有人只希望調離該主管的直屬管轄，有人希望對方道歉、有人希望公司給予懲處、有人只希望這件事被記錄下來以免再發生。
如果不寫，公司往往預設要走完整調查與懲戒程序，結果反而讓申訴人覺得事情越鬧越大。
對企業端來說，這一欄是評估暫時性措施的重要依據。
受理時本來就要判斷有沒有立即危害、需不需要先做工作場所或指揮系統的調整，申訴人自己說出「我不想再和他同一班」，就是最直接的資訊。
當然，公司仍應依規定判斷，不能單以申訴人意願決定是否啟動程序。
十、代理人與委任書：什麼情況會用到
官方範本在申訴人之外另設代理人欄位，並註明應附具委任書。
實務上會用到代理人的情形有幾種：申訴人因傷病或心理狀況無法自行處理、申訴人已離職不便直接往來、或申訴人委請家屬或專業人員協助。
委任書要注意一個細節：多數範本會特別標示是否授與「撤回申訴」的特別權限。
這一項要勾清楚，因為撤回涉及程序終結，影響重大。
沒有勾選特別權限的代理人，通常不得代為撤回。
企業端收到有代理人的申訴案時，第一個檢查動作就是確認委任書正本是否附具、權限範圍是否明確。
後續所有通知應同時送達申訴人與代理人，避免日後爭執「我沒有收到通知」。
十一、員工端最常見的七個錯誤
第一，只寫感受不寫事件。
第二，事件太多沒有排序，把最有力的證據淹沒在瑣事裡。
第三，加入沒有根據的推測，例如「他一定是因為某某原因才針對我」，推測會削弱整份文件的可信度。
第四，用情緒性字眼形容對方，反而讓調查人員需要花力氣過濾。
第五，證據只寫「有截圖」卻沒附上也沒說明存在哪裡。
第六，沒有留下可以聯絡的第二管道，導致調查期間失聯。
第七，沒有自己留底。
申訴書應自行保留一份影本或掃描檔，並記下遞交的日期與方式，這在後續爭執「公司到底有沒有收到」時非常關鍵。
企業端要理解，這些錯誤不會讓申訴無效。
公司不能以「寫得不夠好」為由不受理，而應該在受理後透過補正或詢問來釐清。
以拒收作為處理方式，是所有做法中風險最高的一種。
十二、人資收到申訴書後的三個檢查動作
第一個動作是登記與確認日期。
收件當天就要登入紀錄，載明收件日期、收件方式、收件人。
這個日期是後續所有法定時程的起算點，用便利貼或口頭記憶都不行。
若是電子郵件寄達，保留原信件；若是紙本，建議由收件人簽註日期。
第二個動作是完整性檢查。
檢查五項：申訴人身分是否可確認、被申訴人是否可特定、事實敘述有無最基本的時間與行為、附件是否與清單相符、有代理人時委任書是否附具。
缺漏的部分應通知補正，並記錄通知的時間與方式，而不是自行擱置。
第三個動作是風險評估。
判斷是否存在立即危害、雙方是否仍在同一工作場所每日接觸、申訴人是否有明顯身心狀況需要協助。
必要時應先採取暫時性措施，並留下評估紀錄。
這三個動作全部要在收件當日或次日完成，越拖越被動。
十三、企業端要準備的不只申訴書：三份配套文件
第一份是受理登記表。
至少包含收件日、案號、當事人、案由、應完成日期、目前狀態與承辦人。
這份表格的價值在於「時程可視化」，讓承辦人一眼看到期限，避免逾期。
第二份是利益迴避聲明書。
調查小組成員在受任前逐一填寫並簽名，載明與雙方當事人有無直屬、親屬或其他利害關係。
缺少這份文件，是被申訴人事後主張調查不公最常用的攻擊點。
第三份是調查報告書格式。
地方機關的範本結構通常包含發文日期、發文字號、當事人資料、調查經過、調查結果與認定理由。
認定理由這一欄絕對不能只寫結論，必須寫出憑什麼這樣認定。
這三份文件連同申訴書，構成一套最基本的可稽核文件鏈。
十四、沒有申訴書就不受理嗎：匿名與口頭反映的處理
答案是不行。
實務上大量案件是以口頭反映、電話、通訊軟體訊息，甚至是離職面談時才第一次浮現。
公司若以「請他填申訴書再說」為由不處理，一旦事後爆發，這句話會變成公司知情不理的證據。
正確的做法是分兩軌。
正式申訴軌：協助當事人以書面提出，必要時由受理人員協助紀錄其陳述並經本人確認簽名，這份紀錄的效力等同申訴書。
事實了解軌：對於匿名或不願具名的反映，仍應做初步了解，並將了解經過與判斷留下紀錄。
若初步了解後發現有具體事證，即使無人具名，公司仍應主動採取必要的防治措施。
匿名案件的難處在於無法通知申訴人、也難以進行對質。
制度中應事先寫明匿名案件的處理方式，例如先做初步了解、再決定是否啟動正式調查程序，而不是留白讓承辦人自行判斷。
十五、申訴書的留存與保密：結案不代表可以歸檔了事
申訴書與整案文件應集中保管，指定保管人，並限制調閱權限。
實務上建議做到三件事：紙本上鎖、電子檔設密碼或權限、調閱要留紀錄。
這不只是為了保護當事人，也是為了保護公司——文件外流本身就可能構成另一次侵害。
保存年限應在制度中明訂，並涵蓋可能的爭議追溯期間。
要注意的是，保密義務不會因為結案而消滅，參與調查的所有人員在案件結束後仍受拘束，這一點應在調查啟動時就以書面告知並簽署。
最後一個常被忽略的細節：申訴書內容不應在未經必要程序下讓被申訴人取得全文影本。
被申訴人有陳述意見的權利，應被告知遭申訴的具體事項，但這與「直接把申訴書連同申訴人所有個人資料交給對方」是兩回事。
實際告知範圍與方式，以現行條文與勞動部指導手冊的最新版本為準。
常見問題 FAQ
Q1：申訴書一定要用官方範本嗎？ 答：不一定。
勞動部指導手冊與各地方機關都提供可參考的表單，但企業可依自身組織調整後公布。
官方範本本身也載明應依實際組織名稱、申訴處理單位與權責層級調整後使用。
Q2：申訴事實要寫多詳細？ 答：建議用事件式寫法，每件事獨立成段，包含時間、地點、對方具體行為、在場人員四個要素，三到五件具體事件即可。
感受可以寫，但要放在事實之後，不能取代事實。
Q3：想不起來確切日期怎麼辦？ 答：可寫「約民國某年某月中旬」，並註明可調閱班表、通訊紀錄或專案時程佐證。
留白反而讓調查人員無從查起，寫個大致範圍加上查證方向會有用得多。
Q4：一定要附證據才能申訴嗎？ 答：不是。
沒有書面證據仍可申訴，可改列人證並說明該人可證明哪一段經過。
公司不得以「沒有證據」為由不受理，證據的蒐集與判斷本來就是調查程序要做的事。
Q5：可以匿名申訴嗎？ 答：可以提出，但匿名案件在通知與對質上難度較高。
企業應在制度中寫明匿名案件的處理方式，通常是先做初步了解再決定是否啟動正式調查，而不是一律不受理。
Q6：公司可以要求員工先填申訴書才處理嗎？ 答：不宜。
口頭或訊息反映同樣可能觸發公司的處理義務。
正確做法是協助當事人以書面提出，或由受理人員記錄其陳述並經本人確認簽名，該紀錄效力等同申訴書。
Q7：被申訴人可以看到整份申訴書嗎？ 答：被申訴人應被告知遭申訴的具體事項並有陳述意見的機會，但這與直接交付含完整個人資料的申訴書影本不同。
實際告知範圍與方式，以現行條文及勞動部指導手冊最新版本為準。
Q8：委任代理人要注意什麼？ 答：應附具委任書並載明權限範圍，特別是有無授與撤回申訴的特別權限。
企業端收件時要檢查委任書正本，後續通知應同時送達申訴人與代理人。
Q9：申訴之後可以撤回嗎？ 答：申訴人得表示撤回，但公司在知悉具體事證後，仍可能負有採取必要防治措施的義務。
實務上建議即使撤回，也要留下撤回紀錄並評估是否需要在組織層面改善。
Q10：如果被申訴的是公司負責人怎麼辦？ 答：最高負責人涉有職場霸凌的案件，依相關辦法由地方主管機關受理申訴及調查處理，不由公司自行調查。
建議在內部申訴管道說明中一併告知此一管道。
Q11：申訴書和調查報告要保存多久？ 答：應在公司制度中明訂保存年限與保管人，並涵蓋可能的爭議追溯期間。
同時要設定調閱權限與紀錄，保密義務在結案後仍然存在。
Q12：公司完全沒有現成表單，現在要怎麼開始？ 答：可先取用勞動部指導手冊的附錄表單作為骨架，改成公司自己的組織名稱、受理窗口與聯繫方式，再補上受理登記表、利益迴避聲明與調查報告格式，四份文件到位就有基本的可稽核文件鏈。
結語
申訴書看似只是一張表格，實際上是整套防治制度的入口。
員工那一端，寫得具體、可查證、有時間線，案件才有機會被公正處理；企業那一端，收件當天完成登記、完整性檢查與風險評估，程序才不會從第一步就出瑕疵。
多數中小企業缺的不是範本——範本官方已經備好，下載即可。
真正缺的是把範本接進公司的那幾個動作：填上自己的窗口、指定保管人、建立時程控管表、備妥利益迴避聲明。
這幾件事加起來不到一天的工作量，卻決定了萬一案件真的發生時，公司是站得住還是站不住。
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延伸閱讀與資料來源
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