SEO Title：職場霸凌申訴書範本與受理回覆函怎麼寫｜欄位逐項拆解 2026 Meta Description：職場霸凌申訴書範本要有哪些欄位？受理與不受理回覆函怎麼寫才不會出錯？本文依準則第 8 條、第 10 條逐欄拆解，附企業版與地方機關版的欄位差異對照。
網路上搜「職場霸凌申訴書範本」，跳出來的多半是各地方機關的表單下載頁。
下載完會遇到兩個問題。
第一，那份表單是給「向地方主管機關申訴」用的，欄位規格跟企業內部用的不一樣，而且要的個資更多。
企業直接拿來當內部表單，等於在替自己製造個資保管風險。
第二，範本只解決了申訴人那一半。
真正決定企業會不會被開單的，是雇主收到申訴書之後那十個工作日內要發出去的回覆函。
這份文件沒有任何地方機關會提供給你，因為它是雇主的義務，不是勞工的權利。
這篇把兩份文件的欄位逐格拆開，並且說明每一格為什麼要有、少了會怎樣。
先搞清楚：申訴書有兩套規格
《職場霸凌防治措施準則》與《地方主管機關受理最高負責人職場霸凌事件申訴處理辦法》各有一套申訴書必載事項，兩套的欄位數量與內容都不一樣。
這一點在多數文章裡看不到，卻是企業設計表單時最該先確認的事。
A 套：向雇主提出申訴
依準則第 8 條第 2 項，紀錄應由申訴人簽名或蓋章，並載明下列事項：
一、申訴人姓名、服務單位及職稱、住居所、聯絡電話及申訴日期。
二、有法定代理人或委任代理人者，其姓名、住居所、聯絡電話；委任者，並應檢附委任書。
三、申訴之事實內容及相關證據。
B 套：被申訴人是最高負責人，逕向地方主管機關申訴
依《地方主管機關受理最高負責人職場霸凌事件申訴處理辦法》，申訴書應載明並由申訴人簽名或蓋章：
一、申訴人之姓名、性別、出生年月日、身分證明文件字號、服務之單位與職稱、住所或居所及聯絡電話。
二、有法定代理人者，其姓名、性別、出生年月日、身分證明文件字號、職業、住所或居所及聯絡電話。
三、有委任代理人者，其姓名、身分證明文件字號、住所或居所及聯絡電話，並應檢附委任書。
四、申訴之事實內容及相關證據。
五、申訴之年月日。
兩套差在哪
| 欄位 | A 套（向雇主） | B 套（向地方機關） |
|---|---|---|
| 姓名 | 要 | 要 |
| 性別 | 不要 | 要 |
| 出生年月日 | 不要 | 要 |
| 身分證明文件字號 | 不要 | 要 |
| 服務單位及職稱 | 要 | 要 |
| 住居所 | 要 | 要（寫成住所或居所） |
| 聯絡電話 | 要 | 要 |
| 申訴日期 | 要 | 要（寫成申訴之年月日） |
| 法定代理人職業 | 不要 | 要 |
| 委任書 | 委任時要附 | 委任時要附 |
| 事實內容及證據 | 要 | 要 |
B 套多要了性別、出生年月日、身分證明文件字號、法定代理人職業。
企業如果把 B 套照抄成內部表單，會落入一個矛盾：準則第 12 條要求調查過程應保護當事人的個人隱私，第 16 條第 1 項第 7 款要求對足以辨識身分的資料予以保密，第 2 項還把保密義務擴及所有參與處理的人員。
收了身分證字號、出生年月日，這些資料就進入你的保密責任範圍，而準則根本沒有要求你收。
比較穩妥的做法是：內部表單用 A 套規格，並在表單末尾加一段提醒，說明如果被申訴人是最高負責人，申訴人可以依職安法第 22 條之 3 第 1 項但書逕向直轄市或縣（市）主管機關申訴，該管道的表單需要另外補幾項資料。
申訴書逐欄怎麼填、怎麼設計
以下依 A 套規格，逐欄說明。
左欄是欄位，右欄是設計時要留意的事。
申訴人姓名
填真實姓名。
以電子方式提出時，仍應能確認申訴人身分。
這一格直接連動準則第 10 條第 2 項第 3 款：申訴人未具真實姓名或足以辨別其身分之資訊者，雇主得不予受理。
用暱稱、只寫部門、匿名投書，都可能落入這一款。
企業端的建議做法：表單上加一行「本欄未填寫或無法辨識身分者，依準則第 10 條第 2 項第 3 款得不予受理」。
事先告知，比事後駁回好處理。
服務單位
填公司、分公司、廠區、部門或實際工作場所。
只寫公司名稱不夠。
你需要知道事件發生在哪個場所、申訴人與被申訴人之間有沒有管理關係。
多據點企業更要寫到據點層級，因為準則第 3 條的人數計算是分地區計算，據點在哪決定了這個案子適用哪一級的處理期限。
職稱
填事件發生當時的職稱、職務或工作內容。
重點是「事件發生時」，不是「現在」。
人事異動之後，職務關係會變，但認定霸凌要看行為當下的權勢關係。
職安法第 22 條之 1 第 1 項的定義是「因其事業單位人員利用職務或權勢等關係」，職稱這一格是判斷這個要件的第一手資料。
住居所或送達地址
填可以收受書面通知的地址。
準則第 10 條第 1 項規定受理與否要「以書面通知申訴人」，第 18 條第 3 項的申訴成立與否決定書也要以書面通知。
地址填錯，後面所有的書面通知都送不到，期限卻照跑。
可以另外設電子郵件欄位，但不建議以公司信箱作為唯一通知方式，尤其被申訴人是申訴人的直屬主管時。
聯絡電話
填手機、住家或其他可聯絡電話。
常見錯誤是只填公司分機，或填了已經停用的號碼。
電子郵件
用來收受理通知、補件通知與程序通知。
避免用多人共用信箱，那等於把申訴內容送到不特定人手上。
申訴日期
填實際提出申訴的日期。
以電子郵件提出者，企業應留存寄件時間與收件時間。
這一格是全表最關鍵的一格，因為準則裡兩條期限的起算點不同：
第 10 條第 1 項：雇主應於「接獲申訴之日」起十個工作日內決定是否受理。
第 11 條：雇主應於「受理翌日」起七個工作日內登錄系統。
接獲申訴之日、受理之日，這是兩個不同的日子。
前者是申訴書到你手上那天，後者是你作成受理決定那天。
表單設計上，除了申訴人填的「申訴日期」，受理單位還要有一格「收件日期」與一格「受理決定日期」，三個日期各自獨立。
法定代理人與委任代理人
未成年人或其他依法需要代理的情形，填代理人姓名、住居所、聯絡電話。
委任者，並應檢附委任書。
實務上常見的問題是親友陪同提出，但沒有說明代理權限。
陪同不等於代理，如果只是陪同，申訴書仍要由申訴人本人簽名。
申訴之事實內容及相關證據
這是全表最容易被打回來的一欄，也是唯一沒有標準格式的一欄。
準則第 10 條第 2 項第 2 款：無具體之內容者，雇主得不予受理。
什麼叫具體，法規沒有定義，實務上的判準是能不能從敘述中辨識出人、事、時、地、物。
「主管長期欺負我」這種寫法，會直接落入無具體內容。
改成「115 年 3 月至 5 月，每週一部門例會中，被 A 主管當眾以『你這麼笨怎麼進得來』斥責，共計 7 次，同部門 B、C 同仁在場」，就有了時間區間、頻率、地點、具體言詞、在場證人。
表單設計上，把這一欄拆成五格會比留一大片空白有用： 發生期間（起訖日）、發生地點、被申訴人姓名與職稱、具體言行描述（請逐次記錄日期與內容）、在場人員或可佐證之人。
證據欄則列出可勾選的類型：對話紀錄截圖、電子郵件、錄音、診斷證明、出勤或工作分派紀錄、其他。
受理回覆函：雇主真正要小心的那一份
申訴書寫得好不好是勞工的事，回覆函寫得對不對是企業的事。
準則第 10 條第 1 項只有短短一句，卻同時規定了期限、形式與內容：
「雇主應於接獲申訴之日起十個工作日內決定是否受理申訴，並以書面通知申訴人；不予受理者，應於書面通知內敘明理由。
」
十個工作日、書面、不受理要敘明理由。
三個要求，缺一個就有瑕疵。
受理通知書的八個欄位
參考《職場霸凌防治措施指導手冊》附錄的受理通知書範本結構，一份受理通知書至少要有：
1. 案號（由受理單位編列） 2. 申訴人姓名、服務單位及職稱 3. 申訴日期 4. 被申訴人姓名、單位及職稱 5. 是否受理之決定（勾選「受理」） 6. 受理決定日期 7. 後續處理程序說明（調查時程、是否提供協調機制、預計完成期限） 8. 公司大小章及發文日期
第 7 項不要寫得太空泛。
依準則第 21 條，不同規模的處理期限不同：未達 30 人是接獲申訴翌日起三個月內作成決定，30 人以上未達 100 人是四個月內，必要時各得延長一個月並通知當事人。
100 人以上則依第 17 條，自調查小組成立後翌日起二個月內完成調查報告，必要時得延長一個月。
把貴公司適用的那一組期限寫進通知書，申訴人才知道要等多久。
另外建議在受理通知書裡加兩段告知，雖然準則沒有明文要求，但能大幅降低後續爭議：
一段是保密告知，說明依準則第 12 條、第 16 條第 1 項第 7 款及第 2 項，參與處理的所有人員負保密義務。
一段是不利處分禁止告知，援引準則第 20 條，說明雇主不得對提起申訴或協助他人申訴的工作者予以解僱、降調、減薪或其他不利之處分，但經證實有惡意虛構事實者不在此限。
這兩段的作用，是讓申訴人願意配合調查。
實務上很多案子調查不下去，原因是申訴人擔心被報復而不敢提供細節。
不受理通知書的八個欄位
1. 案號 2. 申訴人姓名、服務單位及職稱 3. 申訴日期 4. 被申訴人姓名、單位及職稱 5. 是否受理之決定（勾選「不予受理」） 6. 不予受理決定日期 7. 不予受理事由（勾選準則第 10 條第 2 項六款之一或數款） 8. 具體理由說明（敘明為何該事由成立）
第 7 項的六款事由，準則寫得很明確：
一、非屬本法第 22 條之 1 第 1 項所稱職場霸凌事項。
二、無具體之內容。
三、申訴人未具真實姓名或足以辨別其身分之資訊。
四、同一事件已不受理或已作成終局實體處理。
五、申訴事件已撤回申訴。
六、已逾申訴期限。
第 8 項是最多企業做不到的一項。
條文寫的是「敘明理由」，只勾選第幾款不算敘明。
要寫的是：為什麼這個案子落在這一款。
舉例來說，勾選第六款「已逾申訴期限」時，理由欄要寫出：依申訴書所載，行為終了日為某年某月某日，距申訴日期已逾三年，依準則第 8 條第 3 項第 1 款不予受理；申訴人非屬得依同項第 2 款於離職之日起一年內申訴之情形。
回覆函最常見的八個瑕疵
1. 逾期發文。
十個工作日是工作日，不是日曆日，但也不能無限延展。
收件當天不算入，之後扣除例假、休息日與國定假日往後推十天。
2. 不受理未敘明理由。
只勾選事由、沒有寫事實認定，等於沒有敘明。
3. 理由不在六款之內。
以「情節輕微」「建議雙方先私下溝通」「證據不足」拒絕受理，這三個理由都不在準則第 10 條第 2 項裡。
證據不足屬於實體認定，應該進入調查程序後由調查報告處理，不能拿來當作不受理事由。
4. 未載明救濟方法及期限。
準則第 18 條第 3 項要求，申訴成立與否的決定書要提供申復救濟之方法及期限。
申復期限是準則第 22 條第 1 項的三十日，自收到書面通知翌日起算，同一事件以一次為限。
5. 未告知登錄時程。
準則第 11 條要求受理後應登錄系統「並通知申訴人」。
通知這個動作常被漏掉。
6. 洩漏應保密的個資。
回覆函副本抄送給不必要的人、在信封上寫明案由、透過部門群組轉交，都算。
7. 把「不受理」和「申訴不成立」混為一談。
不受理是程序上不進入調查，依準則第 10 條處理；申訴不成立是調查後的實體認定，依第 18 條處理，而且要附申復救濟教示。
用不受理通知書去處理一個已經調查完的案子，是適用法令錯誤。
8. 對匿名申訴直接發不受理。
第 10 條第 2 項第 3 款的要件是「未具真實姓名或足以辨別其身分之資訊」。
如果申訴人雖未署名，但內容中有足以辨別身分的資訊（例如具體職務、可對應到特定人的事件描述），就不當然落入該款。
實務上建議先以可行方式請其補正，補正未果再依該款處理，並在理由欄寫明已請補正的過程。
兩份文件的保存與登錄
申訴書、受理或不受理通知書都落在準則第 26 條的範圍：雇主依本準則所採行之預防措施、受理申訴、協調、調查與申復等之處理過程及結果，應作成執行紀錄並留存三年。
登錄的時點則要分開記：受理後翌日起七個工作日內登錄受理資訊（第 11 條）、處理結果作成後十個工作日內登錄（第 19 條第 3 項）、申復結果作成後十個工作日內登錄（第 23 條第 2 項）。
登錄系統的實際入口與操作方式，請以勞動部公告為準。
需要一套已經把上述欄位、告知段落與勾選項目排好的完整表單組合，可以下載 [調查訪談紀錄與調查報告範本包]，裡面包含申訴書、受理通知書、不受理通知書、訪談紀錄與調查報告五份格式。
常見問題
Q1：員工用 LINE 傳訊息說要申訴，算不算正式提出？ 準則第 8 條第 1 項規定申訴人得以言詞、電子郵件或書面提出申訴。
以言詞或電子郵件為之者，受理之人員或單位應作成紀錄，並向申訴人朗讀或使閱覽，確認其內容無誤。
通訊軟體訊息在性質上接近言詞或電子郵件，建議受理人員據以作成書面紀錄，請申訴人確認內容無誤並簽名或蓋章。
同時要注意第 10 條第 1 項的十個工作日是從「接獲申訴之日」起算，收到訊息那天就開始跑。
Q2：申訴書寫得太簡略，可以請他補件嗎？ 可以，而且建議這麼做。
準則沒有禁止補正，第 10 條第 2 項第 2 款的「無具體之內容」是不予受理的事由，不是必須立刻駁回的指令。
請補正時要留下書面紀錄，並注意十個工作日的期限並不因請補正而當然停止，實務上建議在期限內先作成受理與否的決定。
Q3：受理通知書一定要用公司正式函文格式嗎？ 準則只要求「以書面通知」，沒有限定格式。
用內部通知單、電子郵件加附件都可以，重點是能證明送達與送達日期。
建議至少要有公司名稱、案號、決定內容、決定日期與發文者用印或署名。
Q4：被申訴人要不要也收到通知？ 準則第 10 條第 1 項只規定通知申訴人。
但第 16 條第 1 項第 1 款要求調查時應以書面方式通知當事人，並記載調查目的、時間、地點及不到場所生之影響，而當事人依第 9 條的定義包含申訴人與被申訴人。
所以被申訴人是在進入調查程序時才會收到通知，不是在受理階段。
Q5：不受理之後，申訴人可以申復嗎？ 準則第 22 條第 1 項的申復對象是「第 18 條第 3 項決定」，也就是申訴成立與否的決定，不包含第 10 條的不受理決定。
不過如果被申訴人是最高負責人，申訴人本來就可以依職安法第 22 條之 3 第 1 項但書逕向直轄市或縣（市）主管機關提起申訴。
另外，依準則第 24 條，當事人對雇主所為調查結果不服而向主管機關或勞動檢查機構申訴，經認定違反本準則規定且調查程序有第 22 條第 4 項所定重大瑕疵情形之一者，得要求雇主重新調查，雇主不得拒絕。
Q6：申訴期限的三年怎麼算？ 準則第 8 條第 3 項第 1 款：自職場霸凌行為終了時起，逾三年者，不予受理。
起算點是行為終了時，不是行為開始時，也不是勞工知道的時候。
同項第 2 款另有補充：被申訴人屬利用權勢者，得於離職之日起一年內申訴，但依前款規定有較長申訴期限者，從其規定。
兩款取其長。
下一步
表單備好，接下來的問題是這七份文件在你的檔案櫃裡是不是都到齊了。
完整的文件盤點清單見〈職場霸凌防治措施準則落地執行：企業 8 月要補完的 7 份文件〉。
整套制度怎麼從無到有建起來，可以看[企業職場霸凌處理流程](/workplace-bullying-guide/)。
一份格式錯誤的回覆函，可能讓一個原本站得住腳的處置在申復階段被翻掉。
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