2027 年的人事預算，你抓了幾個科目？只有薪資、勞健保和勞退的話，少了三層。
每年第三季到第四季是編列次年度預算的時候。
財會部門把今年的人事費用拉出來，乘上一個成長率，加上預計的人力增補，一張表就出來了。
這種編法在人力結構穩定的年份還撐得住，但只要當年度有法令變動、有一次資遣、有一件申訴案要外部調查，實際數字就會跟預算差很多。
差在哪裡？差在人事預算被當成薪資預算在編。
這篇不做單一員工的成本試算，那是另一個題目。
這篇處理的是年度預算表的科目結構：哪些項目要獨立成列、哪些項目要抓預備金、哪些項目在 2027 年的數字還沒公告前就要先建好公式。
一、先把人事預算拆成三層
多數公司的人事預算只有一層，也就是「薪資加法定雇主負擔」。
三層的分法可以讓預算表在年中被追問時，答得出來每一筆的性質。
第一層，固定法定成本。
確定會發生、金額可推算的部分。
薪資本俸、固定津貼、勞工保險普通事故保險費、就業保險費、勞工職業災害保險費、全民健康保險費、勞工退休金提繳、法定體格與健康檢查。
第二層，使用量與事件成本。
會不會發生、發生多少，取決於當年度的營運與人員異動。
加班費、特別休假未休折算工資、資遣費、預告期間工資、職業災害補償、勞資爭議處理費用。
第三層，法遵建置成本。
為了讓制度符合法令而支出的部分。
工作規則訂定與核備、勞資會議運作、出勤與薪資系統、法定教育訓練、職場霸凌與性騷擾防治制度建置與訓練、申訴案件的調查費用、外部顧問與稽核、文件保存與資訊安全。
三層之外再加一個預備金。
第二層與第三層的項目帶有機率性，把它們塞進第一層會讓預算看起來很準但實際上很鬆。
這三層的分法有一個附帶好處：當老闆問「為什麼人事成本又超支」，你可以指出超支發生在哪一層。
第一層超支是薪資結構問題，第二層超支是營運或人員異動問題，第三層超支通常是前一年該做沒做的補課。
二、第一層：固定法定成本要獨立列的六項
很多預算表把「勞健保」寫成一列。
這一列裡面其實有五套不同的制度、五個不同的法源、五種不同的計算基礎。
合成一列的結果是：任何一項費率調整，你都無法快速算出影響金額。
列一，薪資本俸與固定津貼。
基本工資調整會直接影響這一列，也會連動後面幾列。
列二，勞工保險（普通事故保險）雇主負擔。
依投保薪資分級表與雇主負擔比例計算。
列三，就業保險雇主負擔。
獨立的保險制度，適用對象與勞保不完全相同。
列四，勞工職業災害保險雇主負擔。
費率依行業別而不同，且職災保險自成一法。
這一列在製造、營造、物流、醫療等行業的金額差異很大，合併在勞健保裡會失真。
列五，全民健康保險雇主負擔。
依投保金額分級表計算，另有補充保險費的部分。
列六，勞工退休金提繳。
依《勞工退休金條例》，雇主每月負擔之勞工退休金提繳率，不得低於勞工每月工資百分之六。
這是法定下限，公司如果實際提繳高於百分之六，要用實際比例編列。
編列這六列的時候，有一個原則：2027 年的費率與級距如果尚未公告，不要預填確定數字。
正確的做法是先建立公式與情境，等公告後再填入。
實務上的做法是每一列都設三欄：目前基準、情境 A（維持現狀）、情境 B（依歷年幅度調整）。
情境 B 的假設要在表上註明是內部推估，而不是官方數字。
三、第二層：事件成本最容易被漏掉的五項
項目一，加班費。
用歷史資料估，不要用零。
方法是取前兩年各月的實際延長工時時數，找出季節性的高峰，再依 2027 年的營運計畫調整。
倍率依《勞動基準法》第 24 條的規定計算。
平日延長工時前兩小時按平日每小時工資額加給三分之一以上，第三小時起加給三分之二以上；休息日出勤前兩小時同樣加給三分之一以上，第三小時起加給三分之二以上。
換算成倍數分別是 1.34 倍與 1.67 倍，休息日出勤第九小時至第十二小時則為 2.67 倍。
項目二，特別休假未休折算工資。
這一項在年度預算裡常常是零，但年底一定會發生。
估算方式是取前兩年的實際未休天數比例，乘上當年度的特別休假總天數與平均日薪。
人力吃緊的部門這個比例會特別高。
項目三，資遣費與預告期間工資。
沒有人會在預算表上寫「明年預計資遣三人」，但預備金裡要有這一塊。
合理的做法是依過去三年的平均離職結構，估一個保守的準備數。
項目四，職業災害相關支出。
醫療費用、工資補償、必要的作業環境改善。
高風險行業要獨立編列，低風險行業放在預備金。
項目五，勞資爭議處理。
調解、訴訟、外部律師或顧問的費用。
這一項的金額不高但發生時很急，沒編列的話會排擠到別的科目。
四、第三層：法遵建置成本，最常整層漏掉
第三層是三層裡最容易被砍掉的，因為它看起來不直接產生收入。
但第三層沒編列的結果，通常是第二層在隔年爆掉。
項目一，工作規則的訂定、修正與核備。
《勞動基準法》第 70 條規定，僱用勞工人數在三十人以上者，應依其事業性質訂立工作規則報請主管機關核備後並公開揭示之。
人數跨過三十人的那一年要編這筆。
法令有修正的年度，既有工作規則的修正也要編。
項目二，勞資會議。
二週、四週、八週彈性工時，以及延長工時上限的放寬，都需要工會同意或勞資會議同意。
沒有工會的公司要有可運作的勞資會議，這包含代表選舉、會議召開、紀錄留存的行政成本。
項目三，出勤與薪資系統。
系統授權費、維護費、升級費、資料保存的儲存成本。
《勞動基準法》第 30 條第 5 項要求出勤紀錄保存五年，第 23 條第 2 項要求工資清冊保存五年，系統的保存期限設定要能撐到五年，這件事在編預算時就要確認。
項目四，法定教育訓練。
職業安全衛生教育訓練、職場霸凌防治教育訓練，以及各行業別的法定訓練時數。
《職場霸凌防治措施準則》第 6 條第 3 項規定，雇主應對事業單位人員實施防治職場霸凌之教育訓練；第 4 項規定，各級主管、負責及參與申訴事件調查、處理、協調及申復者，另應實施溝通技巧、管理及申訴事件處理等相關教育訓練。
這是兩層訓練，預算要分開抓。
項目五，防治制度的建置與維運。
依《職業安全衛生法》第 22 條之 1 第 2 項，勞工人數在十人以上者應訂定職場霸凌申訴管道並公開揭示；三十人以上者應訂定防治措施、申訴及懲處規範並公開揭示。
制度文件的訂定、公告、更新，以及申訴管道的維持，都要有預算。
項目六，申訴案件的調查費用。
《職場霸凌防治措施準則》第 14 條規定，僱用勞工人數在一百人以上之雇主，於調查職場霸凌申訴事件時，應於受理申訴之日起十五個工作日內組成調查小組；調查小組成員至少三人，外部專業人士不得少於二分之一。
外部委員的費用是機率性支出，要放在預備金。
項目七，健康檢查與勞工健康服務。
法定的體格檢查、在職健康檢查，以及依規模應辦理的臨場健康服務。
項目八，外部顧問與稽核。
制度審閱、法遵健檢、勞檢前的模擬稽核。
要提醒的是，第三層各項的實際義務範圍會因事業單位規模、產業類別、危害性質及人員工作內容而不同，不能只依員工人數概括判定。
編列前先確認自己這一家實際適用哪幾項。
五、預算表該長什麼樣：五欄結構
把三層攤成一張表的時候，每一列建議有五個欄位。
欄一，科目。
名稱要具體到可以對應到一個法源或一份文件。
欄二，法源或依據。
寫條號或制度名稱。
這一欄的作用是讓預算被質疑時，你答得出來為什麼要編。
欄三，計算基礎。
人數乘上單價、歷史平均、比例推估、固定金額。
欄四，資料來源。
官方公告、前兩年實績、報價單、內部估算。
這一欄要能區分「確定數字」與「內部推估」。
欄五，責任部門。
誰負責更新這一列。
費率公告後誰去改、報價變動誰去談。
第四欄跟第五欄是多數預算表沒有的。
加上去之後，年中的滾動修正會變得可執行，而不是每次都要重編一次。
六、2027 年的不確定項，怎麼設計情境
編 2027 年預算的時間點在 2026 年下半年，有幾類數字當時還沒公告。
處理方式是建公式、不填數字。
做法一，把受影響的科目標出來。
基本工資調整會直接影響薪資本俸，並連動投保級距、加班基數、特別休假未休折算、資遣費的平均工資計算。
這幾列在表上要有標記。
做法二，每一個不確定項設兩到三個情境。
情境之間的差異要能算出金額，這樣公告出來的時候，可以直接對照最接近的那一個。
做法三，設定更新節點。
在預算表上寫明「本列於官方公告後更新」，並指定責任部門與檢查月份。
做法四，把幅度轉成公式而不是金額。
例如把某一列寫成「基本工資 × 人數 × 月數」，而不是寫成一個固定數。
公告後只改一個變數，整張表自動重算。
要避免的做法只有一個：在官方尚未公告前，把推估數字寫成確定數字放進表裡。
一旦這麼做，年中對帳時沒有人分得出來哪些是官方數字、哪些是當初的假設。
七、預備金要抓幾層
預備金不是一筆，建議分三種。
第一種，法定成本波動預備金。
對應第一層。
用於費率或級距調整超出情境假設的部分。
第二種，事件預備金。
對應第二層。
用於資遣、職災、爭議處理。
第三種，法遵補件預備金。
對應第三層。
用於當年度新增的法定義務、勞檢後的限期改善、申訴案件的外部調查。
三種預備金的性質不同，動用的核決層級也應該不同。
第一種是可預期的波動，第二種是風險，第三種是合規義務。
混在一起的話，年中最先被挪用的通常是第三種，而第三種恰好是不做會被開單的那一種。
八、從預算表回頭檢查制度
編預算的過程有一個副產品：你會發現有些科目編不出來，因為公司根本沒有那份文件或那套制度。
編不出「勞資會議」的成本，通常代表公司沒有在運作勞資會議。
編不出「工作規則修正」的成本，通常代表工作規則已經好幾年沒動過。
編不出「特別休假未休折算」的數字，通常代表休假管理的資料不完整。
這些空白比金額本身更值得處理。
單一調薪對六筆成本的連動試算，可以參考站內的月薪 29,500 元怎麼影響人事成本？投保級距與加班基數連動試算。
至於出勤與工資這兩份文件的保存與交叉檢核，會直接影響第二層加班費的估算準度，這部分可以對照勞檢出勤紀錄常見缺失 TOP10：補登、代刷與電子打卡爭議。
制度面的整體盤點，則可以從企業勞資健檢這一條路徑進去。
九、三個常見的編列錯誤
錯誤一，用今年的實際數乘上一個成長率就送出。
這個做法把第三層當成不存在。
第三層的支出不會隨營收等比例成長，它跟法令變動與公司規模門檻有關。
人數從二十九人變成三十一人，工作規則核備與勞資會議的義務就出現了，成長率算不出這一段。
錯誤二，把預備金列在最後一列然後全額當緩衝。
三種預備金混成一筆的話，年中最先被挪用的一定是法遵補件那一塊，因為它看起來最不急。
等到勞檢限期改善的通知進來，預算已經被前面兩種用掉了。
錯誤三，只有財會部門在編。
第二層的量要人資給，第三層的義務範圍要熟悉法令的人確認，第一層的費率要有人負責在公告後更新。
預算表第五欄那個責任部門欄位，就是為了避免這件事變成一個人的工作。
十、編列時程建議
| 月份 | 動作 |
|---|---|
| 第三季初 | 拉出前兩年三層科目的實際數，找出差異最大的科目 |
| 第三季中 | 完成人力計畫與異動預估，填第一層與第二層的量 |
| 第三季末 | 盤點第三層的法定義務，確認哪幾項是本公司實際適用 |
| 第四季初 | 建立不確定項的情境與公式，設定更新節點 |
| 第四季中 | 完成預算表五欄，送核 |
| 次年官方公告後 | 依更新節點修正，重算連動科目 |
| 次年年中 | 滾動檢視，比對三層各自的執行率 |
常見問題 FAQ
Q1：雇主的勞工退休金提繳率下限是多少？
依《勞工退休金條例》，雇主每月負擔之勞工退休金提繳率，不得低於勞工每月工資百分之六。
這是法定下限，公司可以提繳更高比例。
編列預算時應以公司實際的提繳比例計算，而不是一律用百分之六。
Q2：2027 年的基本工資與保險費率還沒公告，預算要怎麼編？
建議把受影響的科目標出來，每一項設兩到三個情境，並把該列寫成公式（例如基本工資乘上人數與月數）而不是固定金額，同時在表上註明更新節點與責任部門。
尚未公告的數字不應以確定數字的形式填入，否則年中對帳時無法區分官方數字與內部假設。
Q3：特別休假沒休完，公司一定要折算工資嗎？
《勞動基準法》第 38 條就特別休假的給予與未休日數的工資結算設有規定。
實務上這一筆在年底一定會發生，因此年度預算裡不應編為零。
估算方式可取前兩年的實際未休比例，乘上當年度特別休假總天數與平均日薪，人力吃緊的部門要另外拉高。
Q4：加班費在預算裡怎麼估比較準？
以前兩年各月的實際延長工時時數為基礎，找出季節性高峰，再依次年營運計畫調整。
倍率依《勞動基準法》第 24 條計算：平日延長工時前兩小時按平日每小時工資額加給三分之一以上，第三小時起加給三分之二以上；休息日出勤前兩小時加給三分之一以上，第三小時起加給三分之二以上。
Q5：公司多少人以上要編工作規則的預算？
《勞動基準法》第 70 條規定，僱用勞工人數在三十人以上者，應依其事業性質訂立工作規則，報請主管機關核備後並公開揭示。
人數即將跨過三十人的年度，應在預算中編列訂定與核備的成本；法令有修正的年度，既有工作規則的修正成本也要編列。
Q6：職場霸凌防治的預算，要編哪些項目？
至少三塊。
制度建置：依《職業安全衛生法》第 22 條之 1 第 2 項，十人以上要有申訴管道並公開揭示，三十人以上要有防治措施、申訴及懲處規範。
教育訓練：依《職場霸凌防治措施準則》第 6 條，全體人員一層、各級主管與處理人員另一層。
案件調查：依同準則第 14 條，一百人以上的雇主調查時應組成調查小組，外部專業人士不得少於二分之一，這筆屬於機率性支出，建議放在預備金。
Q7：法遵預算被砍掉會怎樣？
法遵建置成本是三層裡最容易被砍的一層，因為它不直接產生收入。
實務上常見的後果是隔年的事件成本上升：制度沒建置導致申訴案處理不當、出勤系統沒升級導致勞檢被開單、教育訓練沒做導致管理行為失控。
建議把第三層的預備金與第二層分開管理，並提高動用的核決層級。
把預算表上的空白，變成明年的行動清單
編 2027 年人事預算的過程，其實是把公司的制度現況照一次相。
三層科目裡編不出金額的那幾列，就是制度上的空白。
如果你想先知道自己的空白落在哪幾項，可以下載「中小企業勞資風險 10 分鐘自評表」，用十分鐘把三層科目對應的制度文件盤一遍。
盤完之後如果空白超過三項，建議直接約一場 90 分鐘免費企業健檢。
企業軍師林郁汶顧問會依你的規模與行業，確認哪幾項法定義務實際適用、哪幾項可以緩、哪幾項在明年度必須先補，並把它們排成一份有先後順序的預算與行動對照表。
企業軍師林郁汶顧問投入勞資實務 28 年，服務超過 1,000 家中小企業。
預約請加 LINE @eapro。
延伸閱讀：中小企業勞動法規完整指南：一年份法遵地圖與十大高風險條文
關於 28 年實戰的企業軍師林郁汶服務，可進一步了解我們的專業團隊。
