職場霸凌防治新制上路後，最讓中小企業頭痛、也最容易處理錯的一種情況是：被申訴的對象，正是公司的最高負責人——可能是老闆本人、董事長，或實際主導公司的人。
這時如果還「照內部程序、由公司自己調查」，等於讓被申訴人所主導的組織來調查自己，也就是俗稱的「球員兼裁判」，程序的公正性根本站不住腳。
為了解決這個問題，新制設計了「外部申訴」機制：當最高負責人涉案時，改由向地方主管機關提出外部申訴，依《地方主管機關受理最高負責人職場霸凌事件申訴處理辦法》處理。
這篇文章從中小企業主與人資（HR）的角度，把「最高負責人涉案申訴程序」拆解成看得懂的 SOP。
文中涉及法條、辦法、時限、罰則的部分，一律以現行法規及主管機關最新公告為準。
一、為什麼「最高負責人涉案」要走外部申訴？
一般員工被申訴霸凌，由公司依內部程序調查，這沒有問題。
但當被申訴的是最高負責人，情況完全不同：公司的調查機制、人事權、資源，都在這位最高負責人的掌控之下。
由公司內部來調查自己的最高負責人，難以期待客觀公正，申訴人也很可能因為害怕報復而不敢申訴。
這就是「球員兼裁判」的核心疑慮。
新制因此把這類案件抽離公司內部，改由「外部」的地方主管機關受理與處理，確保調查中立、保護申訴人。
理解這個設計背後的用意，就能明白為什麼「最高負責人涉案」不能比照一般內部調查處理。
二、什麼樣的人算「最高負責人」？
「最高負責人」的認定，涉及誰是事業單位的最高決策或主導者。
實務上可能是負責人、董事長、實際經營主導者等，但確切的定義與涵蓋範圍，應以《地方主管機關受理最高負責人職場霸凌事件申訴處理辦法》及相關規定為準。
對中小企業而言，特別要留意的是「集團或多負責人」的情況：多家關係企業、多位負責人，究竟由誰、依哪個事業單位認定，可能需要進一步依規定或函釋判斷。
這類界定屬於較細緻的法律問題，不確定時建議查詢官方規定或諮詢專業，避免誤判適用對象。
三、內部申訴與外部申訴：差別在哪
把兩種情況對照一下就清楚了。
一般員工（非最高負責人）被申訴：由公司依內部程序受理、組成調查、作成決定，屬「內部申訴與調查」。
最高負責人被申訴：因公司內部難以公正處理，改向地方主管機關提出「外部申訴」，依專門辦法由外部機制受理處理。
換句話說，「被申訴的人是誰」，決定了「案件該走哪條路」。
這是中小企業最需要建立的觀念：不是所有霸凌申訴都在公司內部消化，涉及最高負責人的，要走外部管道。
搞錯這一點，不但程序失當，還可能讓企業陷入「知悉卻未依規定處理」的風險。
四、外部申訴 SOP：申訴人怎麼提出
以下說明外部申訴的概略流程，實際受理機關、管道與時限一律以官方為準。
第一步，確認屬「最高負責人涉案」。
若被申訴對象是最高負責人，即屬應走外部申訴的情形。
第二步，向地方主管機關提出申訴。
依《地方主管機關受理最高負責人職場霸凌事件申訴處理辦法》，向有管轄權的地方勞動主管機關提出，受理機關與提出方式以官方公告為準。
第三步，由外部機制受理與處理。
地方主管機關依規定受理、進行必要的調查或處理程序。
第四步，作成處理結果。
依規定完成調查與決定，並依法通知相關當事人。
各階段的時限與細節，一律以現行辦法與主管機關公告為準，切勿依印象認定。
五、公司該怎麼配合外部調查？
即使案件走外部申訴，公司仍不是「沒事的旁觀者」。
當地方主管機關進行調查時，公司通常負有配合的義務：例如提供相關資料、協助釐清事實、不得妨礙調查。
公司若不配合，可能另有行政責任。
對 HR 而言，正確的心態是：外部申訴不代表「公司什麼都不用做」，而是「調查主體換成外部、公司轉為配合方」。
該提供的文件要提供、該協助的要協助，並且全程留下配合的紀錄。
配合到位，既是義務，也是企業展現善意、降低風險的方式。
六、關鍵：保護申訴人、避免報復
最高負責人涉案的案件，申訴人往往承受極大壓力——畢竟他挑戰的是公司裡權力最大的人。
因此「保護申訴人、避免報復」格外重要。
企業不得因員工提出申訴或配合調查，而對其採取不利對待（如調職、減薪、刁難、解僱等報復行為）。
實務上，公司（在最高負責人以外的管理層或指定人員）應確保：申訴人的身分與案件資訊保密、工作環境不因申訴而惡化、不受同儕或上位者的報復。
這不只是道德要求，也是法定義務。
若申訴人因申訴而遭報復，企業將面臨更大的法律風險。
七、調查迴避：涉案的最高負責人不能主導程序
外部申訴機制的精神，就是「讓涉案者退出裁判角色」。
因此在案件處理過程中，涉案的最高負責人不應介入、主導或影響調查與決定。
這是「避免球員兼裁判」的具體落實。
對中小企業而言，這意味著：即使是老闆本人被申訴，也應迴避相關程序，改由外部機制與公司內其他適當人員配合處理，而不是由老闆自己「主持公道」。
把迴避原則落實，才能維持程序的公正，也才能真正保護當事人與企業。
八、紀錄保存：外部案件也要留檔
不論案件由誰主導，紀錄都很重要。
公司應保存與案件相關的文件，例如收到的通知、提供給主管機關的資料、配合調查的紀錄、以及對申訴人採取保護措施的紀錄等。
這些紀錄一方面證明公司「有依規定配合、有保護申訴人」，另一方面在日後若有爭議時可還原事實。
紀錄的保存同樣要落實保密與存取控管，避免當事人資訊外洩。
保存期限依相關規定辦理，以現行規定為準。
把「配合＋保護＋留檔」做齊，是企業在這類敏感案件中最好的自保。
九、罰則風險：不處理、不配合的代價
職場霸凌新制對雇主課予明確義務，未依規定建置機制、未妥善處理、或未配合調查，都可能面臨行政責任與罰鍰。
不同違規態樣的罰則與級距不同，確切金額一律以現行職業安全衛生法及主管機關公告為準，情節重大者可能加重。
對中小企業主而言要特別提醒：當被申訴的是自己（最高負責人），最忌諱的就是「用權力壓下來、當作沒發生」。
這種做法不但無法讓案件消失，反而可能構成「知悉卻未依規定處理」，讓企業承擔更大的責任。
正確的做法是坦然面對、依外部機制處理、全力配合。
十、中小企業的常見盲點
第一個盲點：以為「公司很小、人數不多，就不必理會這套」。
防治義務依規模有不同要求，但涉及最高負責人的公正處理精神一體適用，是否適用哪些機制以規定為準，不確定先確認。
第二個盲點：老闆被申訴後，仍由老闆主導處理。
這正是外部申訴要避免的球員兼裁判。
第三個盲點：以為外部申訴後公司就沒事，忽略了配合義務與保護申訴人。
第四個盲點：對兼職、部分工時、派遣人員是否適用一知半解。
這類適用範圍問題，建議查詢官方規定或函釋。
避開這些盲點，企業在面對最高負責人涉案時，才不會愈處理愈糟。
十一、給中小企業主的三個提醒
第一，分清楚「誰被申訴」。
被申訴人是不是最高負責人，決定案件走內部還是外部，這是第一個判斷點。
第二，涉案就迴避。
若被申訴的是自己，主動退出程序、交由外部與適當人員處理，才是保護自己與公司的做法。
第三，配合到底、保護到位。
外部案件公司仍要配合調查、保護申訴人、留存紀錄，這些都是法定義務，也是降低風險的關鍵。
十二、不確定就查官方、問專業
最高負責人涉案的申訴程序，牽涉專門的辦法、地方主管機關的受理程序、以及認定與適用的細節，且新制上路時間尚短、實務見解仍在累積。
中小企業遇到這類案件時，最穩妥的做法是：先依《地方主管機關受理最高負責人職場霸凌事件申訴處理辦法》及主管機關公告確認正確程序與管道；遇到認定或適用疑義，諮詢地方主管機關或專業勞資顧問，避免因程序或判斷錯誤而增加風險。
十三、情境案例：老闆被申訴的兩種處理
情境一（錯誤示範）：某小型公司老闆被員工申訴長期言語羞辱。
老闆知道後大怒，把申訴人叫進辦公室「談清楚」，暗示「再鬧下去對你沒好處」，並要求 HR 把事情壓下來、不要通報也不要調查。
結果員工轉而向地方主管機關外部申訴，公司不但面臨未依規定處理的風險，那句「對你沒好處」更可能被認定為報復，讓情況雪上加霜。
情境二（正確示範）：同樣的申訴進來，老闆選擇立即迴避，交由公司其他管理層與 HR 依規定處理：確認屬最高負責人涉案、告知申訴人可循外部申訴管道、對申訴人採取保護措施避免報復、並全力配合地方主管機關後續的調查與資料需求，全程留下紀錄。
同樣一件事，前者用權力壓、後者依程序走，法律風險天差地別。
這兩個情境的對照，正是「最高負責人涉案申訴程序」最真實的教材。
十四、把「涉案迴避＋外部申訴＋配合保護」寫進制度
與其等到老闆真的被申訴才臨時反應，不如事先把規則寫進公司的職場霸凌防治措施：明訂「當被申訴對象為最高負責人時，涉案者應迴避，改循外部申訴管道，由指定人員負責配合主管機關並保護申訴人」。
這樣一來，即使發生最敏感的情況，公司也有一套既定流程可循，而不是靠當下的情緒或權力決定怎麼做。
制度化還有一個額外好處：它向全體員工傳達「本公司連老闆被申訴都有公正的處理機制」的訊息，本身就有嚇阻不當行為、鼓勵勇於反映的作用。
對重視長期經營的中小企業而言，這份制度不只是為了合規，更是企業文化與信任的基礎。
把最壞的情況都先想好、先寫好，遇事才不會慌。
常見問題 FAQ
Q1：什麼情況要走「最高負責人涉案外部申訴」？
當被申訴的職場霸凌對象是公司的最高負責人（如負責人、董事長、實際主導者）時，因公司內部難以公正調查，改依《地方主管機關受理最高負責人職場霸凌事件申訴處理辦法》向地方主管機關提出外部申訴。
Q2：為什麼最高負責人涉案不能由公司自己查？
因為公司的機制與資源都在最高負責人掌控下，由公司調查自己的最高負責人會有「球員兼裁判」的公正性疑慮，也可能讓申訴人不敢申訴。
外部申訴就是為了避免這種情形。
Q3：外部申訴要向誰提出？
向有管轄權的地方勞動主管機關提出，依《地方主管機關受理最高負責人職場霸凌事件申訴處理辦法》辦理。
確切的受理機關與提出方式，一律以主管機關最新公告為準。
Q4：「最高負責人」的定義是什麼？
指事業單位的最高決策或主導者，實務上可能是負責人、董事長或實際經營主導者。
確切定義與範圍以相關辦法及規定為準，集團或多負責人情形建議依規定或函釋認定。
Q5：外部申訴後，公司需要做什麼？
公司仍須配合外部調查，例如提供資料、協助釐清事實、不得妨礙調查，並保護申訴人免受報復。
外部申訴不代表公司無事，配合義務與保護義務仍在。
Q6：涉案的老闆可以參與處理程序嗎？
不應該。
外部申訴的精神就是讓涉案者退出裁判角色，涉案的最高負責人應迴避，不介入、不主導、不影響調查與決定，改由外部機制與適當人員處理。
Q7：員工申訴老闆後被報復怎麼辦？
企業不得因員工申訴或配合調查而對其採取不利對待。
若申訴人遭報復，企業將面臨更大的法律風險。
公司應確保申訴人身分保密、工作環境不惡化、不受報復。
Q8：公司不配合外部調查會怎樣？
可能另有行政責任。
妨礙或不配合調查，並不會讓案件消失，反而增加企業風險。
正確做法是依規定配合，並留下配合的紀錄。
Q9：外部申訴有沒有時限？
申訴與處理都有相關時限規定，確切日數一律以現行辦法與主管機關公告為準。
建議申訴人與公司都及早確認，避免因時限問題影響權益或程序。
Q10：公司人數很少，也適用嗎？
職場霸凌防治義務依規模有不同要求，但涉及最高負責人的公正處理精神一體適用。
自家規模適用哪些機制以規定為準，不確定時先向主管機關或專業確認。
Q11：兼職、部分工時、派遣人員被最高負責人霸凌，也能外部申訴嗎？
適用範圍涉及較細緻的判斷，建議依現行規定或函釋確認。
原則上職場霸凌保護不因工作型態而當然排除，具體適用以官方規定為準。
Q12：外部案件公司要保存哪些紀錄？
包含收到的通知、提供主管機關的資料、配合調查的紀錄、對申訴人保護措施的紀錄等。
紀錄應落實保密與存取控管，保存期限依現行規定辦理。
Q13：最高負責人涉案，會有罰則嗎？
若未依規定處理、未配合調查或有報復等情形，可能面臨行政責任與罰鍰，確切金額與級距以現行職業安全衛生法及主管機關公告為準，情節重大者可能加重。
Q14：老闆被申訴，可以私下和員工和解就好嗎？
不宜。
以私下和解規避外部申訴與調查程序，可能構成規避法定義務。
應依規定循外部機制處理，和解（如有）也應在合法程序的基礎上進行，並建議尋求專業協助。
Q15：外部申訴和刑事、民事責任有什麼關係？
外部申訴屬行政面的處理程序；若行為另涉及刑事或民事責任，是另循司法途徑處理的問題。
行政、刑事、民事可能並存，各依其程序，建議依個案諮詢專業。
Q16：調查期間需要調整涉案最高負責人的職務嗎？
是否採取暫停或調整職務等措施，依現行規定與個案情形處理。
重點是確保調查不受涉案者影響、申訴人不受報復，具體作法以規定與專業意見為準。
Q17：集團有很多公司、很多負責人，怎麼認定？
多家關係企業、多位負責人的認定較複雜，可能需依規定或函釋，就實際主導與事業單位歸屬判斷。
這類問題建議查詢官方規定或諮詢專業，避免誤判。
Q18：不熟悉整套外部申訴程序，該從哪裡開始？
先依《地方主管機關受理最高負責人職場霸凌事件申訴處理辦法》及主管機關公告了解正確程序與管道；遇到認定或適用疑義，諮詢地方主管機關或專業勞資顧問，把「以官方為準」當成最高原則。
結語
「最高負責人涉案申訴程序」的核心，其實是一個很樸素的道理：不能讓被申訴的人來當自己的裁判。
新制用「外部申訴」把這類案件抽離公司內部，交由地方主管機關依專門辦法處理，就是為了確保公正、保護申訴人。
對中小企業主與 HR 而言，面對這類案件最重要的三件事是：判斷被申訴的是不是最高負責人（決定走內部或外部）、涉案者主動迴避（避免球員兼裁判）、以及公司全力配合並保護申訴人（履行法定義務）。
把這三件事做對，即使是最棘手的「老闆被申訴」，也能依法、妥善地處理，把對企業與當事人雙方的傷害都降到最低，也讓公司在爭議中站得住腳。
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