餐飲業工讀生離職流程，先從七個資料夾開始。
文件留得齊不齊，決定半年後那通電話怎麼接。
暑假結束，一間店走三到五個工讀生是常態。
店長忙著補人、排班、教新人，離職這件事往往只剩兩個動作：把人從班表上刪掉、跟會計說這個月薪水算到幾號。
半年後接到勞工局電話的時候，需要的東西一樣都拿不出來。
這篇不談法理，只談店裡實際要留下什麼。
預告期怎麼算、四種保險的期限差異、結清時點的法源，這些寫在工讀生離職要提前多久說？暑期收尾的預告期與薪資結清裡，這裡直接進入操作層。
一、七個資料夾：離職文件包的骨架
先把結構立起來。
每一位離職的工讀生，對應一個資料夾，裡面固定七個子夾：
| 代號 | 子夾名稱 | 放什麼 |
|---|---|---|
| A | 離職基本資料 | 勞動契約、離職單、離職日認定依據 |
| B | 工資與出勤結算 | 最後一期出勤原始檔、結清單、工資明細 |
| C | 服務證明與離職證明 | 員工請求紀錄、開立文件影本 |
| D | 勞健保退保回執 | 四張申報表與系統回執畫面 |
| E | 交接與物品歸還 | 交接表、制服與鑰匙簽收單 |
| F | 班表調整與補位紀錄 | 原班表、調整後班表、代班溝通紀錄 |
| G | 保存期限與銷毀紀錄 | 歸檔日、銷毀年度、經手人 |
這七個夾子不是為了好看。
它們對應的是半年後最常被追問的七件事：契約是哪一種、錢算得對不對、證明書有沒有給、保退了沒、東西還了沒、那幾天班怎麼補的、資料還在不在。
紙本店家用實體資料夾，用雲端的店家在共用硬碟開同樣七個子資料夾。
重點是每一間店都用同一套，換店長不用重學。
二、時間軸第一段：收到離職通知那天
工讀生開口說要走的那一刻，要做三件事，全部落在 A 夾。
第一件，把通知本身留下來。
口頭說的，當天用店內群組或訊息回覆一次確認：「你剛剛說最後上到八月三十日，我這邊記下來了。
」對方回一個「對」，這段對話就是紀錄。
用 LINE 群組的店家記得截圖存檔，不要只依賴聊天室歷史。
第二件，翻出契約看兩個欄位。
契約類型與迄日。
這兩格決定這次是「期滿」還是「離職」，也決定後面的文件要走哪一套。
契約找不到的店家，這件事就是本次最大的缺口，先補上再說。
第三件，確定離職日。
離職日是最後一個實際出勤日，還是契約迄日，兩者不同的時候要在 A 夾寫一張半頁的認定說明。
這張紙後面會被用到至少三次：結清、退保、服務證明。
離職日認定說明的內容很簡單：契約寫的迄日、實際最後出勤日、採用哪一個、理由一句話、店長簽名日期。
三、時間軸第二段：最後出勤日之前
這一段的主角是 F 夾，也就是班表。
餐飲業的離職文件包和辦公室最大的差別就在這裡。
動作一，把原班表存一版。
在動任何調整之前，先把包含這個人的原始班表另存一份，檔名帶日期。
之後不管怎麼改，這一版都不動。
動作二，記錄補位的方式。
補位有四種：其他工讀生延長時段、正職支援、新人提前上線、該時段不排人。
四種的後續影響完全不同，第一種會產生延長工時，第二種會動到正職的班表與例假，第三種牽涉新人的到職日與投保，第四種要看營運上撐不撐得住。
動作三，留下同意的紀錄。
找誰代班、對方答應了沒、是誰核准的，這三件事要有紀錄。
群組裡問「明天晚班有人可以嗎」、對方回「我可以」、店長回「那就你」，這一串對話截圖就足夠。
臨時電話講的，事後補一則訊息確認。
動作四，把調整後的班表再存一版。
檔名同樣帶日期，並在 F 夾放一張半頁的補位說明，寫清楚哪幾天、原本誰、後來誰、用哪一種方式補。
這一段做得完整，好處會在兩個地方出現：勞檢比對出勤紀錄與班表的時候，以及代班的人回頭主張加班費的時候。
四、時間軸第三段：最後出勤日當天
當天的四個動作，分別落在 B、E 兩夾。
動作一，把出勤原始檔抓出來。
要抓的是原始打卡資料，月報表不算。
刷卡機的原始檔、雲端系統的原始紀錄、紙本簽到簿的那幾頁。
餐飲業常見的狀況是系統在月底才關帳，離職當下抓的資料和月結後的資料會不一樣，兩份都留。
動作二，交接簽認。
交接表上要列的是「東西在誰手上」，工作內容寫在別的地方。
制服幾件、鑰匙幾支、門禁卡、置物櫃鑰匙、POS 機登入帳號、外送平台後台帳號、店內群組。
逐項打勾，本人簽名。
動作三，物品歸還。
沒還的當場寫在交接表上，註明後續怎麼處理與約定歸還日。
這一欄要寫得具體，因為它會直接影響 B 夾的結清單怎麼列。
動作四，關掉權限。
POS 帳號、後台帳號、群組成員、雲端資料夾權限，四個地方當天處理完。
這一步沒有法定義務，但少做的代價通常比法規罰則還高。
五、時間軸第四段：離職日之後
這一段的工作分在 B、C、D 三夾。
結清單怎麼列。
結清單是一張表，不是一個數字。
每一列一個項目、時數、單價、金額，最後一列是合計。
項目至少包含：最後一期本薪或時薪、平日延長工時工資、休息日出勤工資、國定假日出勤工資、未休特別休假折算、應扣項目。
倍率一律用 1.34、1.67 與 2.67 這三個數字。
2026 年的時薪基數不得低於 196 元，暑期工讀的試算範例特別容易沿用舊數字，核對的時候先看這一格。
結清單要有兩份。
一份給本人，一份留 B 夾。
給本人的那份最好請對方簽收或回覆確認收到。
未確定的項目怎麼處理。
加班費或未休特休還沒核完的，在結清單上列出項目、預計金額與給付時點，先給可以確定的部分。
整筆押著等到全部算完，是餐飲業最常見的爭議起點。
六、服務證明書要寫什麼、什麼時候給
服務證明書是店家最常搞混的一份文件，因為它有兩個特點。
特點一，它是被動的。
《勞動基準法》第 19 條寫的是「勞動契約終止時，勞工如請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕」。
條文結構是勞工請求、雇主不得拒絕，沒有課予店家主動發給的義務。
所以 C 夾裡要留的第一份東西，是「員工有沒有開口要」的紀錄。
沒人要，就在 C 夾放一張紙寫「本人未請求」，日期簽名。
特點二，離職之後才回頭要，一樣不能拒絕。
條文寫的是「勞動契約終止時」，沒有限定必須在離職當天提出。
三個月後打電話來要，還是要開。
A 到 G 七個夾子在人走之後仍然要調得出來，理由就在這裡。
內容寫什麼？服務證明書證明的是工作經歷。
任職期間、擔任職務、工作內容，這三項足夠。
不建議寫的是離職原因與工作表現評語，兩者都不是這份文件的功能，寫了反而製造新的爭議。
要特別分清楚的是另一份文件：非自願離職證明書。
它的用途是離職原因的證明，關係到失業給付。
工讀生開口要這一份，但實際上是自請離職或契約期滿的時候，不能配合填寫。
填錯的後果不會停在店裡。
七、四張退保表單與回執怎麼留
D 夾要留的是四份申報與四份回執。
| 保險 | 申報單位 | D 夾要留什麼 |
|---|---|---|
| 勞工保險 | 勞動部勞工保險局 | 退保申報表或線上申報畫面、系統回執 |
| 就業保險 | 勞動部勞工保險局 | 同上（實務上與勞保同表申報） |
| 勞工職業災害保險 | 勞動部勞工保險局 | 同上 |
| 全民健康保險 | 衛生福利部中央健康保險署 | 保險對象退保申報表或網路申報畫面、回執 |
四種保險的期限並不一致，三種勞動保險與健保走不同的時程，法源與天數整理在第 1 篇的第八節。
店裡的作業重點是：不要把四張表壓在一起等最後一天才送。
回執要留畫面，不要只留「我有送」這句話。
線上申報的系統畫面截圖、紙本申報的收件章，兩者擇一。
半年後被問到的時候，回執是唯一能證明時點的東西。
還有一件事值得寫在離職通知單上：退保之後如果沒有下一個投保單位，本人要自行處理健保的銜接。
這一句話印在單子上，可以省掉之後的來電。
八、班表補位與代班紀錄：餐飲業獨有的一塊
F 夾單獨拉出來講，因為這是餐飲業和其他行業最不一樣的地方。
一個工讀生走，通常會牽動五到十個班次。
這些班次的處理方式，會製造出三種後續問題。
問題一，代班的人變成延長工時。
原本排六小時的人多上兩小時，那兩小時是延長工時，要算倍率。
F 夾裡如果只有調整後的班表、沒有原班表，事後就分不出哪兩個小時是加上去的。
問題二，正職支援動到例假。
找正職來補假日的班，要先確認那個人的例假還在不在。
餐飲業旺季末段最容易出事的就是這一格。
問題三，新人提前上線的投保日。
新人為了補位提前三天到職，投保日就要跟著提前。
班表上寫八月二十五日開始，投保日卻是九月一日，這種落差在勞檢時一查就出來。
F 夾的最低要求是三份東西：原班表、調整後班表、代班溝通紀錄。
三份齊全，上面三個問題都能在事後說清楚。
九、四層分類：哪些是法定的，哪些是自己要的
七個資料夾裡的東西，性質其實分成四層。
分清楚之後，人手不足的時候才知道哪一層不能省。
第一層，法定文件。
有法條要求置備或保存的：勞動契約、工資清冊、出勤紀錄、勞工名卡。
這一層沒有取捨空間。
第二層，法定被動文件。
員工請求時必須給的：服務證明書。
平常不用主動做，但要留下請求與否的紀錄。
第三層，系統紀錄。
打卡系統原始檔、排班系統版本、POS 帳號異動、退保申報回執。
這一層的風險是「系統換掉就沒了」，所以要匯出成離線檔。
第四層，現場證據。
群組對話、交接簽名、物品簽收、代班確認訊息。
這一層沒有任何法條要求，但實際上最常被拿出來用，因為它證明的是「當時發生了什麼」。
人力吃緊的店家如果只能做兩層，做第一層和第四層。
第一層是法規底線，第四層是爭議時唯一站得住的東西。
十、保存年限與銷毀年度
G 夾放的是一張紙，內容只有四行：歸檔日、資料類別、銷毀年度、經手人。
保存年限的法源與年數整理在第 1 篇，這裡談的是怎麼讓它在店裡真的跑得動。
做法一，以工讀季為單位歸檔。
不要每走一個人歸一次檔。
八月底暑期工讀季結束後，把當季所有離職者的七個夾子一次打包，標上同一個銷毀年度。
做法二，銷毀年度寫在資料夾外面。
寫在裡面的沒人會翻。
實體資料夾寫在標籤上，雲端資料夾寫在名稱裡，例如「2026暑期工讀_離職文件_銷毀2031」。
做法三，雲端系統合約到期前先匯出。
排班系統、打卡系統、薪資系統換掉的時候，離職員工的歷史紀錄最容易在這一刻消失。
換系統前把舊系統的資料匯成離線檔，是換約檢查清單上該有的一項。
做法四，交接的時候一起交。
店長換人，七個資料夾的位置與銷毀年度表要列在交接清單上。
這一項漏掉，等於前面所有工作歸零。
餐飲業的離職文件包，難的從來不是不知道要留什麼，而是旺季忙完之後沒有人回頭把它補齊。
八月底是這件事最好的時間點，因為人剛走、資料還熱。
想把整套流程和排班、工時一起盤一次的店家，可以參考餐飲業勞資管理指南裡的年度法遵行事曆，把離職文件包排進八月與二月兩個節點。
十一、未滿十八歲的工讀生，A 夾多兩份東西
餐飲業的暑期工讀有相當比例是高中生。
這一群人的 A 夾內容和成年工讀生不同。
《勞動基準法》第 46 條：「未滿十八歲之人受僱從事工作者，雇主應置備其法定代理人同意書及其年齡證明文件。
」
條文用的動詞是「置備」，主詞是雇主。
也就是說這兩份文件是店家自己要有的，不會因為員工手上有一份就算數。
到職時沒有收，離職時才發現缺，補不回來。
離職階段要處理的是三件事：
第一，確認這兩份文件在不在 A 夾。
不在的話，這是本次歸檔要記下來的缺失，明年招募流程要修。
這一格是勞檢查未成年工讀時的第一個問題。
第二，年齡證明文件的處理。
身分證影本、學生證影本這類文件涉及個資，保存期間比照勞工名卡處理，銷毀年度寫進 G 夾。
不要因為人走了就順手丟掉，也不要留在店裡的公用抽屜。
第三，法定代理人同意書上的期間。
有些同意書會寫明工作期間，例如「同意於 2026 年 7 月 1 日至 8 月 31 日期間受僱」。
如果實際做到九月，同意書的期間就沒有涵蓋到那幾天。
這件事在離職歸檔的時候會被看出來，等於提醒明年招募時要把期間寫成開放式或另行換簽。
還有一項延伸的檢查：未成年工讀生的排班限制，在條文上有年齡層的差異，不是一句「未滿十八歲一律不能排晚班」可以帶過。
這一塊牽涉的條文主詞逐條不同，離職歸檔的時候順手把該員的班表調出來對一次，可以提早發現明年排班要修的地方。
歸檔時的一句話註記。
A 夾裡放一張紙寫「本員到職時未滿十八歲，法定代理人同意書與年齡證明文件已置備／缺件」，勾一個。
這一句話在半年後會比任何回憶都可靠。
常見問題 FAQ
Q1：工讀生只做了五天就離職，也要跑完整套流程嗎？
要，但可以按比例簡化。
A、B、D 三夾是不能省的：契約與離職日認定、結清單、退保回執。
E 夾如果沒有發放任何物品可以留一張空白註記。
做五天和做兩個月，在保險申報與工資結清上的義務並沒有差別。
Q2：服務證明書要在離職當天主動給嗎？
沒有主動給的義務。
《勞動基準法》第 19 條的結構是勞工請求、雇主不得拒絕。
建議在 C 夾留下「員工有無請求」的紀錄，未請求者寫一張註記；離職後才回頭請求的，一樣要開立。
Q3：員工沒有交還制服和鑰匙，可以先從結清單扣款嗎？
不建議。
物品歸還與工資給付是兩件事，處理方式應在契約與交接表上事先寫明，而不是在結清單上直接扣抵。
實務做法是在交接表註明未歸還項目與約定歸還日，另循約定處理。
Q4：代班的訊息紀錄真的有用嗎？
有用，而且常常是唯一有用的。
代班溝通紀錄能證明三件事：誰同意了、誰核准了、什麼時候談的。
事後爭執多上的那兩小時算不算加班時，這一串對話比任何事後補的文件都有力。
Q5：班表改了好幾版，要全部留嗎？
至少要留兩版：包含離職者的原始版本，以及最終執行的版本。
中間的草稿可以不留。
關鍵在於能不能看出「原本是誰、後來變成誰」，只留最終版就看不出來。
Q6：雲端排班系統的紀錄算不算出勤紀錄？
出勤紀錄的形式在《勞動基準法施行細則》第 21 條第 1 項列得很寬，電腦出勤紀錄系統在列。
要注意的是同條第 2 項規定，雇主因勞動檢查之需要或勞工向其申請時，應以書面方式提出。
換系統或合約到期前沒有匯出，這一項就做不到。
Q7：七個資料夾要放在店裡還是總部？
正本放哪裡沒有規定，但要能在被詢問時調得出來。
連鎖店建議店端保留 E、F 兩夾的現場紀錄，A、B、C、D 由總部或會計統一保管，G 夾兩邊各一份。
單店則全部集中，並在店長交接清單上列明位置。
Q8：未滿十八歲的工讀生離職，法定代理人同意書可以丟掉嗎？
不可以。
《勞動基準法》第 46 條規定雇主應置備未滿十八歲受僱者的法定代理人同意書及年齡證明文件，這兩份屬於人事文件，離職後仍應依保存規定留存，並在 G 夾標上銷毀年度。
年齡證明文件涉及個資，不要放在店內公用區域。
暑期工讀季收尾，七個夾子一次補齊
八月底是餐飲業一年裡最適合補文件的時間點。
人剛走、班表還記得、系統資料還在，這三個條件同時成立的機會，一年只有兩次。
如果你店裡今年走的工讀生超過三位，可以先下載「產業別排班與工時自評表」，用它把班表補位那一段先對一遍，因為那是餐飲業最容易出事、也最容易補回來的一塊。
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