職場霸凌申訴進來，很多HR以為「開始調查就對了」，卻忽略了一個關鍵動作：申訴一旦受理，雇主就有在官方規定的時限內，把案件登錄到通報系統的義務。
漏登或逾期，可能構成違反《職業安全衛生法》相關規定，是勞動檢查時最容易被抓到的地雷之一。
2026年7月1日職場霸凌防治新制施行後，職安署設有「WBRS職場霸凌案件通報系統」，處理流程包含「申訴提出 → 決定是否受理 → 受理案件於法定期限內登錄系統」。
網路上談職場霸凌的文章很多，但專門把「受理後通報登錄」講清楚、還附上HR可操作檢核清單的，非常少。
這篇文章由企業軍師林郁汶顧問以28年、輔導超過1,000家中小企業的實戰經驗，把受理後的通報登錄規定做成重點整理，並附一份HR可以直接打勾的檢核清單。
特別提醒：關於「受理後幾日內登錄」的確切天數，一律以勞動部職安署最新公告與WBRS操作說明為準，本文不寫死具體天數； 部分政府機關內部的檢核表雖有天數示例，但那是機關程序，企業仍應依準則與官方公告辦理。
先搞懂：什麼是WBRS通報登錄
WBRS是職業安全衛生署建置的「職場霸凌案件通報系統」。
它的意義，是把企業處理職場霸凌申訴的過程納入主管機關可追蹤的軌道。
整個流程的關鍵時間點是：員工提出申訴後，雇主決定是否受理；一旦決定受理，就進入「於法定期限內登錄WBRS」的義務。
也就是說，「受理」是登錄義務的起算點。
HR要建立一個觀念——受理不是終點，而是通報登錄倒數的開始。
為什麼這件事重要？因為登錄通報，是主管機關掌握案件、必要時介入的依據，也是企業「有依法處理」的證明。
反過來說，該登錄卻沒登錄，等於在制度上留下明顯的破口，勞檢一查就現形。
關於「7日」與各種天數：以官方公告為準
很多人在搜尋「申訴被受理後7日登錄規定」時，會看到各種天數的說法。
這裡必須把話講清楚。
部分政府機關（如各級公部門）的職場霸凌處理程序檢核表中，確實出現一些天數示例——例如接獲申訴後一定日數內召開審議、調查報告完成後一定期間內做成決定、決定作成後數日內送上級機關備查等。
這些是「政府機關內部程序」的時序，可以作為理解流程節奏的參考，但不等於一般企業的WBRS登錄天數。
對企業而言，受理後登錄WBRS的確切期限，一律以勞動部職安署公告的準則、要點與WBRS操作說明為準。
請不要憑網路上的「常見說法」把天數寫死或當成鐵律， 務必在實際操作前，回到職安署最新公告或系統操作手冊確認。
這一點是新制下最容易出錯、也最需要謹慎的地方。
務實的做法是：在內部SOP中，把「受理日」清楚記錄下來作為起算基準，並依官方公告的期限設定「提前提醒」，預留緩衝，確保絕不逾期。
受理後要登錄什麼：內容盤點
登錄WBRS時，通常需要準備的資訊類型包含（實際欄位以WBRS系統介面為準）：當事人資料（申訴人基本資料）、被申訴人／加害人資料、事件資訊（發生時間、地點）、行為態樣（言語暴力、社交排擠、職務干預、權勢濫用、名譽侵害等）、申訴管道（內部申訴或外部申訴）、受理決定與初步處置（是否受理、有無緊急保護或職務調整措施），以及相關附件（申訴書、初步紀錄等）。
HR要事先把這些資料備齊，登錄時才不會手忙腳亂或缺漏。
建議在受理的當下，就用固定表單把這些欄位一次記錄下來，登錄時直接對應填入，效率最高、也最不容易漏。
誰負責登錄：責任分工別落空
通報登錄最常見的失誤，不是不知道要登，而是「以為別人會登、結果沒人登」。
所以責任分工一定要明確。
一般案件，由雇主（或授權的HR、職安衛單位）負責WBRS登錄與對外聯繫。
建議明確指定一位「系統登錄承辦人」與一位「責任主管」，並設計替代人員機制——避免承辦人請假、離職時案件無人登錄。
涉及最高負責人的案件，因為走的是地方主管機關受理的外部管道，責任分工與通報方式會不同，應依官方公告的受理辦法辦理，並明確由誰負責與主管機關聯繫、追蹤。
把「誰登錄、誰替代、誰對外」寫進防治規範與內控流程，才不會在最關鍵的時候落空。
漏登、逾期的風險
漏通報或逾期登錄的風險，主要有三層。
第一，法規風險。
通報登錄是新制下雇主處理義務的一環，未依規定辦理可能構成違反《職業安全衛生法》及相關準則，面臨行政裁罰或被要求改善。
確切的罰則金額與條次，以官方公告與法規為準，本文不自創數字。
第二，勞檢風險。
通報登錄紀錄是勞動檢查會看的項目之一。
該登未登，在勞檢時會直接被認定處理程序有缺失。
第三，舉證風險。
沒有登錄紀錄，等於少了一份「有依法處理」的證明。
日後若進入爭議或訴訟，公司在舉證上會吃虧。
一句話：漏登不只是「少做一個動作」，而是同時打開了法規、勞檢與舉證三個破口。
一個受理後的情境：登錄倒數怎麼跑
用一個情境把時序串起來（案例為說明用途，天數依官方公告為準）。
某公司HR在週一收到一件職場霸凌申訴。
她該怎麼掌握通報登錄的節奏？
收到申訴當天： 先用固定表單記錄申訴內容——申訴人、被申訴人、事件時地、行為態樣、有無附件，並記下「收件日」。
這一步不是登錄，是為登錄備料。
做成受理決定： 依內部流程審查後做成「是否受理」的書面決定，並清楚記下「受理日」。
這個受理日，就是通報登錄時限的起算基準，務必留痕。
於官方期限內登錄WBRS： 從受理日起算，在官方規定的期限內完成WBRS登錄，把備好的欄位資料一次填入、上傳附件。
系統會留下登錄日，成為「未逾期」的證明。
確切期限以職安署公告為準，內部SOP要設「提前提醒」預留緩衝。
啟動調查並持續留痕： 登錄之後，依規模啟動調查程序，每一步繼續留紀錄。
通報登錄與調查是並行的兩條線——登錄是對外的通報義務，調查是對內的處理義務，兩者都不能少。
把這條時序內化，HR就能在申訴進來的第一時間，同步啟動「登錄倒數」與「調查程序」，不會顧此失彼。
為什麼漏登特別容易發生：三個真實原因
通報登錄漏掉，往往不是故意，而是幾個結構性原因造成的。
認清它們，才能對症下藥。
原因一：把重心全放在調查，忘了通報。
申訴進來，HR的直覺是「趕快查清楚」，注意力都在調查上，通報登錄反而被忽略。
解法是把「登錄」和「調查」在SOP裡並列為兩條必做線，各有負責人。
原因二：不確定天數，乾脆拖著。
因為不確定「到底幾日內要登」，反而遲遲不登，一拖就逾期。
解法是事先向職安署確認官方期限、寫進SOP，並設提前提醒，不確定就查、不要拖。
原因三：承辦人變動，交接漏接。
承辦人請假、離職，案件就懸空。
解法是設替代人員機制，並用案件清單追蹤每一案的登錄狀態，不因人員異動而斷線。
內控設計：讓通報登錄「零遺漏」
要讓通報登錄真正零遺漏，建議在內控上做三件事。
第一，建立案件追蹤表。
每一件申訴進來，就登記到一張追蹤表上，欄位包含收件日、受理日、登錄日、調查進度、結案日。
一眼就能看出哪些案件還沒登錄、哪些快到期，避免漏接。
第二，設定雙重提醒。
除了承辦人自己的提醒，責任主管也設一道提醒，形成雙保險。
到期前提前通知，預留處理緩衝。
第三，定期稽核。
每季由人資主管或內控單位檢視追蹤表與WBRS登錄紀錄，確認每一案都在期限內登錄、資料完整。
定期稽核能揪出系統性的漏洞，而不是等勞檢才發現。
這三件事成本都不高，卻能把「偶爾漏登」的風險降到最低，是CP值很高的內控投資。
通報登錄與調查、勞檢的關係
把通報登錄放進整體脈絡來看，會更清楚它的定位。
它不是孤立的動作，而是串起「處理義務」與「勞檢應對」的關鍵節點。
對「處理義務」而言，通報登錄是雇主依法處理職場霸凌申訴的必要環節之一，與受理、調查、決定、申復共同構成完整的處理鏈。
少了登錄，這條鏈就斷了一環。
對「勞檢應對」而言，通報登錄紀錄是勞動檢查時證明「有依法處理」的關鍵文件。
當勞檢問「你們接到申訴後怎麼處理」，一份完整的登錄紀錄加上調查文件，就是最有力的回答。
反之，若拿不出登錄紀錄，等於承認處理程序有缺失。
所以通報登錄做得好，不只是完成一項義務，更是為將來的勞檢預先準備好答案。
HR檢核清單：受理後通報登錄一次到位
把上面的重點濃縮成一份可打勾的檢核清單，HR可以直接帶去開會或勞檢自查使用。
以下天數相關項目一律以官方公告為準。
| 類別 | 檢核項目 | 完成 |
|---|---|---|
| 流程 | 接獲申訴後，已做成「是否受理」的決定並留書面紀錄 | □ |
| 流程 | 受理決定有明確日期，作為通報登錄時限的起算基準 | □ |
| 時限 | 受理後已在官方規定期限內完成WBRS登錄（期限依官方公告） | □ |
| 時限 | 已記錄「受理日」與「登錄日」，可證明未逾期 | □ |
| 時限 | 涉最高負責人案件，已依地方受理辦法之時序辦理（依官方公告） | □ |
| 內容 | 登錄資料完整：當事人、加害人、事件時地、行為態樣 | □ |
| 內容 | 登錄含申訴管道、受理決定與初步處置 | □ |
| 內容 | 相關附件（申訴書、初步紀錄）已備存或上傳 | □ |
| 責任 | 已指定WBRS登錄承辦人與責任主管 | □ |
| 責任 | 已設替代人員機制，避免承辦人不在導致漏登 | □ |
| 風險 | 已建立定期稽核，檢視登錄紀錄與案件時效 | □ |
| 風險 | 已把通報登錄義務寫進防治規範與內控SOP | □ |
這份清單的價值，是把「抽象的義務」變成「具體可勾選的動作」。
每一案照著勾，就不會漏掉關鍵步驟；勞檢時拿得出來，也是公司有落實的證明。
新舊案過渡：一律依新制處理
有些HR會問：職場霸凌事件發生在2026年7月1日之前，但申訴是在新制上路後才提出，要照新法還是舊法？依職安署的QA說明，不論霸凌案發生在7月1日前或後，一律照新規定處理。
這對通報登錄的意義是：不要因為「事件發生在新制前」就以為不用登錄。
只要案件在新制下受理，就依新制的通報登錄義務辦理。
建議在檢核清單中加一欄「事件發生時間／申訴提出時間／適用法規版本」，避免判斷錯誤。
具體適用仍以官方最新說明為準。
三大常見誤區
誤區一：以為受理後開始調查就好，忘了登錄。
受理是登錄義務的起算點，忘了登錄等於留下明顯破口。
誤區二：把網路上的天數當鐵律。
各種「幾日內」的說法要以官方公告為準，不要憑印象寫死或誤用機關版天數。
誤區三：以為登錄是承辦人一個人的事。
沒有替代機制與稽核，承辦人一請假案件就可能漏登。
責任分工與稽核缺一不可。
常見問題 FAQ
Q1：公司接到職場霸凌申訴後，一定要用WBRS通報系統登錄嗎？ 依職安署WBRS系統說明，申訴案件受理後，雇主應於法定期限內登錄系統。
具體適用範圍與例外，以職安署最新公告與系統操作說明為準，建議實際操作前確認。
Q2：申訴受理後幾日內要完成登錄？是7日嗎？ 確切天數請以勞動部職安署最新公告與WBRS操作說明為準，本文不寫死具體天數。
部分政府機關內部檢核表雖有天數示例，但那是機關程序，企業應依準則與官方公告辦理，切勿直接套用。
Q3：漏通報或逾期登錄會被罰多少？ 漏登或逾期可能構成違反《職業安全衛生法》及相關準則，涉及行政裁罰或被要求改善。
確切罰鍰金額與條次以官方公告與法規為準，本文標示以官方為準、不自創數字。
Q4：2026年7月1日前發生的霸凌，新制上路後才申訴，要照新法還是舊法？ 依職安署QA，不論事件發生在7月1日前或後，一律照新規定處理。
只要案件在新制下受理，就依新制的通報登錄與處理義務辦理，具體以官方最新說明為準。
Q5：中小企業沒有專職HR，誰來負責WBRS登錄？ 法規對「雇主」有明確義務，實務上可由公司指定負責人（如負責人、主管兼任HR）管理WBRS登錄，並納入防治規範與內控流程。
重點是要有明確承辦人與替代機制，避免漏登。
Q6：登錄時要準備哪些資料？ 通常包含當事人與加害人資料、事件時間地點、行為態樣、申訴管道、受理決定與初步處置，以及申訴書等附件。
實際欄位以WBRS系統介面為準，建議受理當下就用固定表單一次記錄齊全。
Q7：通報登錄和內部調查，哪個要先做？ 兩者是並行的兩條線，不是二選一。
受理後應於官方期限內完成WBRS通報登錄（對外的通報義務），同時依規模啟動調查程序（對內的處理義務）。
建議在SOP裡把兩條線各設負責人與進度追蹤，避免只顧調查而漏了登錄。
Q8：如果決定「不受理」，還要登錄嗎？ 登錄義務的起算通常與「受理」相關，是否受理、以及不受理案件的處理與紀錄方式，應依職安署公告的準則與系統規範辦理。
無論受理與否，建議都留下書面決定與理由紀錄，以備勞檢查核。
確切登錄範圍以官方公告為準。
Q9：登錄的資料如果之後有變動（例如調查結果出來），要更新嗎？ 案件進展（如調查結論、處置結果）通常需要在系統中持續更新或補登，讓通報資料反映案件最新狀態。
確切的更新時點與方式以WBRS操作說明與官方公告為準，建議把「後續更新」也納入案件追蹤表。
Q10：勞檢時會特別看通報登錄嗎？ 通報登錄紀錄是勞動檢查會關注的處理程序項目之一。
完整的登錄紀錄搭配調查文件，能證明公司有依法處理；反之缺漏會被認定程序有缺失。
建議平時就用檢核清單與追蹤表維護登錄紀錄，勞檢時直接拿得出來。
Q11：多久要稽核一次通報登錄紀錄？ 建議至少每季一次，由人資主管或內控單位檢視案件追蹤表與WBRS登錄紀錄，確認每一案都在期限內登錄、資料完整、後續有更新。
定期稽核能在勞檢之前先揪出系統性漏洞，比事後補救有效得多。
Q12：通報登錄的資料涉及員工個資，保密怎麼做？ 通報登錄與案件資料都涉及當事人個資與敏感內容，應落實保密與存取權限控管，兼顧個資保護與新制要求的申訴保密義務。
建議明訂哪些人可存取、如何保存、保存多久，具體如涉法定要求以官方公告為準。
Q13：把通報登錄外包給顧問處理可以嗎？ 公司可以委由專業勞資顧問協助設計通報登錄的SOP、檢核清單與內控稽核機制，甚至協助個案處理；但雇主的法定義務並不因外包而免除，仍須確保實際登錄有完成、紀錄有留存。
建議把「委外協助」與「內部指定承辦人」搭配，責任才不會落空。
把通報登錄變成不會漏的制度
職場霸凌申訴的通報登錄，看似只是一個系統操作，卻是勞檢最容易抓、也最能證明公司有無落實的環節。
關鍵不在「知不知道要登」，而在「有沒有把它變成一套不會漏的制度」——明確的受理日紀錄、依官方期限的提前提醒、完整的登錄欄位、清楚的責任分工與替代機制、以及定期稽核。
把這些做成檢核清單，每案照勾，通報登錄就不會再是你的地雷。
企業軍師林郁汶顧問以28年實戰、輔導超過1,000家中小企業的經驗，協助企業把職場霸凌的通報登錄與勞檢應對做成可落地的制度，從受理流程、WBRS登錄SOP到勞檢自查表，讓公司在檢查面前拿得出完整紀錄。
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