勞退自提 6% 雇主端流程怎麼跑？從受理員工意願、填申報表送勞保局、次月薪資代扣、每月繳納到紀錄保存，本文依施行細則第 21 條與第 15 至 22 條逐段拆解，附 HR 與會計責任分界表與異動處理期限。
一分鐘先看結論
員工遞了一張紙進來，說要開始自提勞退 6%。
接下來公司要做的事，不是「在薪資系統打勾」這麼簡單。
完整流程有六段，缺任何一段都會出問題：
| 段 | 動作 | 主辦 | 法源 |
|---|---|---|---|
| 一 | 受理員工意願、確認提繳率 | 人資 | 施行細則 §21 I |
| 二 | 填具提繳申報表送勞保局 | 人資 | 施行細則 §17、§21 I |
| 三 | 次月起薪資代扣 | 薪資 | 施行細則 §21 I |
| 四 | 收取後連同雇主負擔一併繳納 | 會計 | 勞退條例 §19、施行細則 §22 |
| 五 | 每月書面通知、留存名冊 | 人資 | 勞退條例 §21 |
| 六 | 異動處理（調薪、離職、留停、調率、停繳） | 人資＋會計 | 施行細則 §15、§19、§21 |
最容易出事的不是第二段，是第四段。
因為第二段做錯，勞保局會發書面通知要你補正；第四段做錯——也就是錢從員工薪水扣了、卻沒有按時繳到勞保局——會直接進到《勞工退休金條例》第 53 條的加徵滯納金，情況嚴重時還會牽動第 54 條之 1 的負責人連帶清償責任。
這篇把六段從頭到尾拆一次。
如果你要看的是自提制度的全貌，可以搭配 [勞退自提 6% 完整說明](/2026-labor-pension-guide/) 一起讀。
先確認一件事：2026 年 8 月 1 日到底改了什麼
先把時間點釘住，避免整篇流程建立在錯誤的前提上。
勞動部在 2026 年 3 月 25 日發布《勞工退休金條例施行細則》修正。
這次修正裡，只有第 21 條「雇主收取並代繳勞工自願提繳退休金」是自 2026 年 8 月 1 日生效。
其他常被一起講的項目——月退休金的 30 天猶豫期、未成年遺屬請領期間起算、退休金權益不得讓與抵銷扣押——都是自 2026 年 3 月 27 日就已經生效。
所以坊間那句「勞退五大新制 8 月 1 日全面上路」，是錯的。
8 月 1 日上路的，是雇主端這一條作業義務。
那第 21 條到底寫了什麼？原文分四項：
> 第一項：……自願提繳退休金者，應通知雇主或委任單位，由雇主或委任單位填具提繳申報表送勞保局，並得自其工資中扣繳，連同雇主負擔部分，一併向勞保局繳納，雇主或委任單位不得拒絕。
> > 第二項：前項人員停止自願提繳退休金時，應通知雇主或委任單位，由雇主或委任單位填具停止提繳申報表送勞保局。
> > 第三項：雇主或委任單位拒絕依前二項規定辦理者，第一項所定人員得逕向勞保局辦理申報開始或停止自願提繳退休金；其自願提繳之退休金數額，應由雇主或委任單位收取…… > > 第四項：依本條例第十四條第三項或第四項規定自願提繳退休金者，因可歸責於其個人事由而屆期未繳納，視同停止提繳。
四項對應到四件公司要做的事：不得拒絕、要申報、要代扣代繳、員工自己去辦了公司仍要收取。
第四項是很多整理文章都漏掉的一項。
它處理的是「因可歸責於勞工個人的事由而屆期未繳納」的情形，效果是視同停止提繳——不是欠繳，是自動停掉。
這一項在留職停薪、長期無給假的案子上會用到。
第一段：受理員工意願
員工可以用什麼方式表達
法規沒有規定必須書面。
實務上員工口頭講、寫信、傳訊息，都算通知到了。
但這對公司不是好消息，因為「員工什麼時候通知的」會直接影響後面的起算日與爭議責任。
所以公司端的正確做法不是拒收口頭，而是收到口頭之後立刻補件留痕。
建議設一張《自願提繳受理表》，欄位至少要有：
– 員工姓名、部門、員工編號 – 身分證統一編號 – 希望的自願提繳率（1% 至 6%） – 希望生效的起始月份 – 員工簽名與日期 – 公司收件日期與承辦人簽收
最後一欄最重要。
爭議發生時，公司要證明的不是「員工有沒有申請」，而是「公司多久之內完成申報」。
收件日期沒有留，這一段就講不清楚。
提繳率是 1% 到 6%，不是只有 6%
依《勞工退休金條例》第 14 條第 3 項，勞工得在每月工資 6% 範圍內自願提繳。
範圍內的意思是 1% 到 6% 都可以，不是只能選 6%。
實務上很多公司的薪資系統把自提欄位寫死成「有／無」，勾了就是 6%。
這種設計會有兩個後果：一是員工想提 3% 卻被迫提 6%；二是系統紀錄與勞保局申報不一致，年底對帳時整批對不起來。
這一格請改成可輸入 1 至 6 的整數欄位。
公司不能拒絕，也不能設條件
第 21 條第 1 項最後一句是「雇主或委任單位不得拒絕」。
不得拒絕，也代表不能加條件。
以下這些做法都不合規：
– 「試用期滿才能申請」 – 「一年只受理一次，每年 1 月統一辦理」 – 「要主管簽核同意才送件」 – 「人數不足 5 人不開辦」
需要留意的是，這裡的正確說法是「雇主不得拒絕」，而不是坊間流傳的「拒絕最高罰 10 萬元」。
條文本身沒有針對拒絕直接設罰鍰，而是給了勞工另一條路：員工可以逕向勞保局辦理。
但即使員工自己去辦了，第 21 條第 3 項還是明寫「其自願提繳之退休金數額，應由雇主或委任單位收取」——公司的收取與繳納義務並沒有消失，只是失去了流程的主導權。
換句話說，拒絕不會讓公司少做事，只會讓公司做得更被動。
第二段：填申報表送勞保局
用哪一張表
《勞工退休金條例施行細則》第 17 條寫得很清楚：
> 雇主依本條例規定辦理開始或停止提繳勞工退休金，應填具申報表送勞保局。
開始提繳用提繳申報表，停止提繳用停止提繳申報表。
這是兩張不同的表，用途不能互換。
同一條第 2 項還有一段常被忽略的規定：公司如果沒有依規定申報，勞保局得暫以雇主申報所屬勞工參加勞保或就保的加保、退保生效日期，並依所申報的勞保投保薪資或健保投保金額為月提繳工資，開始或停止計收。
這句話的實務意義是：公司不辦，勞保局會替你認定。
而它認定的基準是勞保或健保的資料，不是公司薪資帳上的數字。
兩邊只要有落差，就會產生短繳或溢繳。
送件方式與作業時間
實務上多數公司走勞保局 e 化服務系統的網路申報，需要網路經辦人的自然人憑證。
勞保局申辦說明載明作業時間約 3 個工作天，申報資料有誤時需經勞保局人工檢核。
要注意這 3 天是勞保局的服務說明，不是法定期限，不能拿來當成公司拖延送件的理由。
月提繳工資怎麼填
這一格是全流程最常填錯的地方。
依施行細則第 15 條：
– 依勞工每月工資總額，對照月提繳分級表申報。
– 工資不固定者，以最近三個月工資之平均為準。
– 新進勞工工資尚未確定者，暫以同一工作等級勞工之工資申報。
– 同時是勞保、職災保險或健保被保險人者，除工資總額低於勞保投保薪資分級表下限外，月提繳工資不得低於勞保或職災保險月投保薪資，或健保月投保金額。
三個實務重點：
第一，是工資總額，不是本薪。
全勤獎金、固定津貼、經常性給與都要算進去。
只用本薪申報是最典型的低報。
第二，時薪制與有加班費的員工，用最近三個月平均。
這類員工每月數字都在跳，用當月數字申報會一直變動，也容易出錯。
關於時薪制的工資怎麼認定，可以參考本站〈時薪 196 元加班費怎麼算？1.34 與 1.67 倍的正確套法〉那一篇的計算基礎。
第三，不得低於勞保投保薪資或健保投保金額。
這是三表交叉檢核的法源，也是勞檢與勞保局稽核最快抓到問題的一條線。
第三段：次月起薪資代扣
什麼時候開始扣
自願提繳自申報自願提繳之日起算，實務上多數公司從申報完成的次月薪資開始扣。
要避免的錯誤是「補扣」。
如果公司延誤送件，兩個月後才辦好，不能在當月薪資一次扣兩個月份。
因為提繳期間是以申報日起算，公司延誤造成的期間差，不能轉嫁成員工當月的雙倍扣款。
扣款金額怎麼算
自提金額＝月提繳工資 × 自願提繳率。
注意基數是月提繳工資（分級表對應後的級距金額），不是員工的實際薪資數字。
這兩個數通常不一樣，用錯基數會讓扣款金額與勞保局繳款單長期對不起來。
施行細則第 22 條另有規定：雇主為每一勞工提繳之退休金總額，以元為單位，角以下四捨五入。
系統若設定成無條件捨去或進位，每月都會產生零星差額，累積一年就是一筆講不清的帳。
薪資單要列示
《勞工退休金條例》第 21 條第 1 項：
> 雇主提繳之金額，應每月以書面通知勞工。
薪資單就是最自然的載體。
建議薪資單上分三行列示：
– 雇主提繳（不低於 6%，不計入員工薪資所得） – 員工自願提繳（自薪資中扣除） – 本月月提繳工資（讓員工看得到基數）
第三行是很多公司沒做的。
只列金額不列基數，員工看不出來公司有沒有用對級距，年度報稅時也不好核對。
第四段：收取之後要按時繳納
這一段是整條流程的風險核心。
《勞工退休金條例》第 19 條規定雇主應於次月底前繳納。
施行細則第 22 條第 3 項則載明，勞保局會於次月 25 日前寄發繳款單或以電子資料傳輸方式遞送。
所以會計端的時間軸是這樣：
| 時間 | 事件 |
|---|---|
| 當月發薪日 | 從員工薪資扣取自提金額，入公司代收款科目 |
| 次月 25 日前 | 收到勞保局繳款單 |
| 次月月底前 | 完成繳納，代收款科目沖銷 |
中間那個代收款科目是關鍵。
錢從員工薪水扣下來到繳出去之間，會在公司帳上停留幾週。
這筆錢在法律上不是公司的錢，是公司代員工收取、有義務轉繳的款項。
如果屆期沒有繳，依《勞工退休金條例》第 53 條會加徵滯納金。
而依第 54 條之 1，欠繳情形符合法定要件時，公司負責人可能要負連帶清償責任。
這不是行政程序上的小瑕疵。
所以會計端要設的檢核點只有一個：每月月底前，代收款科目餘額必須歸零。
餘額沒歸零，代表有一筆扣了沒繳的錢還在帳上。
第五段：紀錄與保存
《勞工退休金條例》第 21 條第 2 項規定，雇主應置備僱用勞工名冊，內容包括勞工到職、離職、出勤工作紀錄、工資、每月提繳紀錄及相關資料，並保存至勞工離職之日起五年止。
注意保存期間的起算點是「離職之日」，不是「提繳當年」。
一位待了 12 年的員工，離職後公司還要留 5 年，等於整份紀錄的生命週期是 17 年。
要留的清單：
– 員工的自願提繳受理表與停止提繳通知 – 送件後的勞保局申報回執 – 每月繳款單與繳納證明 – 每月薪資單（含自提列示） – 各次異動的申報紀錄
這一份清單同時也是勞檢與勞保局稽核時會調閱的範圍。
想知道勞檢實務上還會查哪些，可以參考 [勞檢常見違規項目](/labor-inspection-guide/)，以及本站〈颱風天外勤、搶修與戶外作業，出勤補償與安全義務怎麼給〉裡整理的七項查核清單。
另外提醒一個容易被忽略的連動：颱風天出勤加給、加班費這一類給付，若被認定為工資，會回頭墊高月提繳工資的申報基數。
相關的定性判斷，本站〈颱風天出勤加班費怎麼給？加給不是加班費的常見誤解〉有完整說明。
第六段：異動處理
員工的狀態一直在變，每一種變動都對應不同的申報動作。
這張表可以直接貼在人資的作業手冊裡。
| 情境 | 要做什麼 | 依據與重點 |
|---|---|---|
| 調薪 | 調整月提繳工資申報 | 施行細則 §15；工資總額變動就要調，不能等年度統一調 |
| 工資不固定 | 以最近三個月平均申報 | 施行細則 §15 |
| 員工要改提繳率 | 填提繳率調整表 | 勞退條例 §15 I；一年以 2 次為限，自通知次月一日生效 |
| 員工要停止自提 | 填停止提繳申報表 | 施行細則 §21 II；與調整比例是兩件事，不可用調成 0% 代替 |
| 留職停薪 | 無工資可扣，辦理停止提繳 | 若因可歸責於個人事由屆期未繳，依施行細則 §21 IV 視同停止提繳 |
| 離職 | 辦理停止提繳 | 提繳至離職之日止（勞退條例 §19 II） |
| 姓名／生日／身分證號有誤 | 填勞工資料變更申請書並附證件 | 施行細則 §19；不是改提繳資料就好 |
| 恢復自提 | 重新申報開始提繳 | 程序與第一次相同，雇主不得拒絕 |
「停止」與「調整」是全流程最容易搞混的一組。
停止走施行細則第 21 條第 2 項，條文沒有設次數上限；調整走勞退條例第 15 條第 1 項，一年以 2 次為限，且自通知之次月一日生效。
把停止當成調整處理，會白白吃掉員工一年只有兩次的調整額度；把調整當成停止處理，則會讓員工的提繳直接中斷。
這一段的細節，本站另有專篇〈勞退自提 6% 可以隨時停止或調整比例嗎？企業端怎麼處理〉。
HR 與會計的責任分界
一家公司裡，這條流程通常橫跨兩個部門。
分界沒有講清楚，出事時就會互推。
| 段 | HR 負責 | 會計／薪資負責 |
|---|---|---|
| 受理 | 收表、核率、留存收件日期 | — |
| 申報 | 送件、保存回執 | 提供月提繳工資基數 |
| 代扣 | 通知薪資系統設定 | 設定扣款、確認四捨五入規則 |
| 繳納 | — | 核對繳款單、按時繳納、沖銷代收款 |
| 對帳 | 提供異動清單 | 三表交叉核對 |
| 更正 | 送更正件、留存紀錄 | 調整帳務、確認補繳金額 |
| 保存 | 名冊與申報文件 | 繳款憑證 |
如果公司的會計是委外的記帳士或事務所，這張表要一併給對方，並在委任契約裡把「誰核對繳款單、誰負責發現差異後通知」寫清楚。
委外之後，法定義務仍然在雇主身上——這一點在本站〈會計端的勞退申報檢核：代扣、對帳與更正的委外做法〉裡有完整說明。
申報錯了怎麼更正
錯誤發現的時間點，決定走哪一條路。
當天發現。
若資料尚未被勞保局收檔，可直接在勞保局 e 化服務系統的勞退申辦作業中查詢、修改或刪除該筆資料後重送。
隔天以後才發現。
資料已收檔，不能用網路直接更正，也切勿重複申報。
應依繳款單所載承辦分機聯繫辦理人工更正。
重複申報會產生兩筆資料，反而更難處理。
勞保局通知有疏漏。
依施行細則第 18 條，應於接到勞保局書面通知之翌日起 10 日內補正。
這 10 日是法定期限，要進日曆追蹤。
基本資料錯誤。
姓名、出生年月日、身分證統一編號有誤，走施行細則第 19 條的勞工資料變更申請書並檢附證件，不是改提繳資料就會一起改掉。
不論走哪一條，更正前後的資料、錯誤原因與佐證文件都要留一份。
委外的案子更要求對方出具更正紀錄，否則薪資帳、勞退繳款、員工專戶三邊會長期對不上。
五個公司最常踩的坑
一、系統把自提寫死成 6%。
員工只想提 3%，系統只能勾選有無。
改成 1 至 6 的整數欄位。
二、月提繳工資只用本薪申報。
應以工資總額對照分級表，且不得低於勞保投保薪資或健保投保金額。
三、扣了沒按時繳。
代收款科目餘額每月底必須歸零。
這是唯一需要每月盯的數字。
四、停止與調整混用。
兩張表、兩種規則、兩種生效時點，不能互相代替。
五、薪資單只寫金額不寫基數。
員工看不出級距對不對，年度核對時全部要重算。
常見問題 FAQ
Q1：員工用口頭說要自提，公司可以要求一定要書面才受理嗎？
法規沒有規定必須書面，公司不能因為員工沒交書面就拒絕受理。
但公司可以在收到口頭通知後，主動請員工補簽受理表，並留存收件日期與承辦簽收，作為後續申報時點的證明。
Q2：員工要求提繳 3%，公司可以要求一律提 6% 嗎？
不行。
依《勞工退休金條例》第 14 條第 3 項，勞工得在每月工資 6% 範圍內自願提繳，範圍內由勞工自行決定。
公司不能替員工決定比例。
Q3：自提是從申請當月開始扣，還是次月？
提繳自申報自願提繳之日起算。
實務上多數公司自申報完成的次月薪資開始代扣。
若公司延誤送件，不得在單月一次補扣多個月份。
Q4：月提繳工資要用哪一個數字？
依施行細則第 15 條，以勞工每月工資總額對照月提繳分級表申報；工資不固定者以最近三個月平均為準；且不得低於勞保或職災保險月投保薪資，或健保月投保金額。
Q5：公司從薪資扣了自提款，但當月忘了繳，會怎樣？
依《勞工退休金條例》第 53 條會加徵滯納金；情形符合法定要件時，依第 54 條之 1 公司負責人可能負連帶清償責任。
這筆錢在法律上屬於代員工收取的款項，不是公司可以周轉的資金。
Q6：如果公司拒絕辦理，員工自己去勞保局辦了，公司就不用管了嗎？
不是。
施行細則第 21 條第 3 項明定，即使勞工逕向勞保局辦理，其自願提繳之退休金數額仍應由雇主或委任單位收取，並依勞退條例第 19 條與第 22 條相關規定辦理。
義務沒有轉移。
Q7：留職停薪期間，自提要怎麼處理？
留職停薪期間沒有工資可扣繳，應辦理停止提繳。
另依施行細則第 21 條第 4 項，因可歸責於勞工個人事由而屆期未繳納者，視同停止提繳。
復職後要重新申報開始提繳。
Q8：申報表送出後才發現提繳率打錯，可以直接再送一次嗎？
不行。
當日尚未收檔可在系統內修改或刪除後重送；已收檔者應依繳款單所載承辦分機聯繫人工更正，切勿重複申報。
Q9：勞保局通知申報資料有疏漏，公司有多久可以補？
依施行細則第 18 條，應於接到勞保局書面通知之翌日起 10 日內補正。
Q10：這些申報與繳納紀錄要留多久？
依《勞工退休金條例》第 21 條第 2 項，僱用勞工名冊（含每月提繳紀錄）應保存至勞工離職之日起五年止。
把六段接成一條線
自提這件事，法條其實不難。
難的是它同時走過人資的申報表、薪資系統的扣款欄位、會計的繳款單，還有一份要留到員工離職後五年的名冊。
任何一段沒接上，問題不會當月爆，會在半年後對帳時一次浮出來。
我們把這六段做成一份可以直接照著跑的操作包：
《勞退自提 6% HR／會計操作包》，內容包含——
– 自願提繳受理表（含收件日期與承辦簽收欄） – 月提繳工資申報基數計算表（含工資不固定的三個月平均欄位） – 開始／停止／調整三種申報的表單選用判斷卡 – 異動處理期限對照表（調薪、離職、留停、資料變更） – 月結三表交叉對帳表（薪資扣款、繳款單、代收款餘額） – 更正路徑決策卡（當日、逾當日、疏漏補正 10 日）
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企業軍師 林郁汶顧問，28 年勞資實戰，服務超過 1,000 家中小企業。
制度接得起來，員工的權益和公司的紀錄才會一致。
延伸閱讀
– [勞退自提 6% 完整說明](/2026-labor-pension-guide/) – 〈颱風天出勤加班費怎麼給？加給不是加班費的常見誤解〉 – 〈颱風天外勤、搶修與戶外作業，出勤補償與安全義務怎麼給〉 – 〈會計端的勞退申報檢核：代扣、對帳與更正的委外做法〉 – 〈時薪 196 元加班費怎麼算？1.34 與 1.67 倍的正確套法〉 – 〈勞退自提 6% 可以隨時停止或調整比例嗎？企業端怎麼處理〉
本文法源依據
– 《勞工退休金條例》第 14 條、第 15 條、第 19 條、第 21 條、第 53 條、第 54 條之 1（全國法規資料庫） – 《勞工退休金條例施行細則》第 15 條至第 19 條、第 21 條、第 22 條；第 21 條係 2026 年 3 月 25 日修正發布，自 2026 年 8 月 1 日施行 – 勞動部勞工保險局申辦服務說明（勞工退休金提繳、申報查詢／修改／刪除）
*本文僅供制度規劃參考，個案處理仍建議洽詢勞動部勞工保險局或專業顧問。
*
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