2026 年 8 月勞退新制上路後，雇主端該怎麼自查？五個步驟從名冊盤點、四張級距交叉核對、自提受理流程到書面通知與名冊保存，附抽樣核對表與委外判斷準則，寫給中小企業主與人資。
一分鐘先看結論
勞退制度健檢是雇主端的動作，查的是公司的申報與帳務有沒有跟法規對齊，與勞工查自己專戶餘額是兩件事。
2026 年 8 月 1 日《勞工退休金條例施行細則》第 21 條生效後，公司多出四個控制點：有沒有受理員工的自提申請、有沒有代扣、有沒有按期代繳、有沒有遲延責任。
這四點加上原本就有的申報義務，構成這次健檢的主軸。
| 步驟 | 查什麼 | 對應法源 | 常見破口 |
|---|---|---|---|
| 第一步 | 名冊、薪資結構、投保資料三者一致 | 條例 §21 II | 系統名單與實際在職人數對不上 |
| 第二步 | 勞保、職災保險、健保、勞退四張級距交叉核對 | 細則 §15 IV | 勞退提繳工資低於健保投保金額 |
| 第三步 | 自提申請、變更、停止的受理流程 | 細則 §21 | 沒有受理窗口，口頭勸退 |
| 第四步 | 新進、調薪、離職、留停的提繳時點 | 條例 §18、§20；細則 §16、§18 | 調薪後沒同步調提繳工資 |
| 第五步 | 每月書面通知與僱用勞工名冊保存 | 條例 §21 I、II | 從來沒做過書面通知 |
五個步驟走完，多數中小企業會找到三到五個要修的地方。
這篇把每一步的查法寫出來，最後說明什麼情況適合自己修、什麼情況該找外部協助。
整體的顧問服務範圍另外整理在[勞資顧問服務內容](/labor-consultant-guide/)。
先分清楚：健檢查的是公司，不是查員工
員工上勞保局 e 化系統查自己的專戶餘額，查的是「我的錢有沒有進來」。
公司做勞退制度健檢，查的是「我報的數字對不對、時點對不對、文件留了沒」。
兩者用的資料來源不同，發現問題的方式也不同。
員工端只要餘額有進帳就不會發現異常。
公司端會出問題的地方，多半藏在級距歸級、異動時點、文件保存這三處，員工看不到，勞檢會看到。
這也是健檢要排在勞檢之前做的原因。
同一批數字，公司自己先看一次，跟被檢查員翻出來看一次，處理成本差很多。
8 月新制之後，先確認的五件事
在進入五步驟之前，有五件事可以先花十分鐘確認。
這五件都是 2026 年 8 月之後才變成硬要求的。
一，公司內部有沒有任何拒絕、拖延或限制員工自提的做法。
包括口頭勸退、要求年度統一辦理、規定要滿一年才能申請。
施行細則第 21 條第 1 項明定雇主或委任單位不得拒絕。
二，薪資系統能不能處理自提的申請、變更與停止。
停止自提要另填「停止提繳申報表」，不是把原本那張作廢。
三，員工手冊、內部公告、申請流程有沒有更新。
舊版寫著「本公司不辦理自願提繳」的文件要換掉。
四，新舊制並存員工與純舊制員工有沒有分開處理。
純舊制員工自 2026 年 7 月 17 日起也能自提（施行細則第 21-2 條），這是另一批修法，生效日與 8 月 1 日那條不同。
三個生效日的完整拆解，寫在〈2026 勞退新制五大變革懶人包：哪些 8/1 生效、哪些 3/27 已生效〉。
五，薪資調整後月提繳工資有沒有同步更新。
提繳基數與實際薪資脫鉤，是勞檢最容易抓到的一項。
要提醒的是，第二點與第三點屬於內控作法，法規沒有規定薪資系統必須長什麼樣子。
這兩項是為了讓第一點做得到，屬於顧問建議，不是法定義務。
第一步：盤點名冊、薪資結構與投保資料
健檢從三份名單開始。
第一份，僱用勞工名冊。
《勞工退休金條例》第 21 條第 2 項規定：「雇主應置備僱用勞工名冊，其內容包括勞工到職、離職、出勤工作紀錄、工資、每月提繳紀錄及相關資料，並保存至勞工離職之日起五年止。
」
注意這份名冊要包含「每月提繳紀錄」。
多數公司的人事名冊只有基本資料與到離職日，沒有把提繳紀錄放進去，這一項就不完整。
第二份，薪資結構表。
每個職位的本薪、津貼、獎金、加班費各是多少，哪些項目算工資、哪些不算。
這份表決定第二步的級距怎麼歸。
第三份，投保資料。
勞保、職災保險、健保、勞退四張的投保或提繳金額。
三份放在一起，先看三個數字對不對得上：在職人數、薪資表人數、投保人數。
這三個數字不一樣的情況比想像中常見，原因通常是離職員工沒退保、新進員工延後加保、兼職或工讀生漏保。
這一步的產出
一張員工清單，欄位包括：姓名、到職日、目前月薪、勞保投保薪資、健保投保金額、勞退月提繳工資、有無自提、自提率。
這張表是後面四步的工作底稿。
第二步：四張級距交叉核對
這是整個健檢技術含量最高的一步，也是最容易查出問題的一步。
《勞工退休金條例施行細則》第 15 條規定：「依本條例第十四條第一項至第三項規定提繳之退休金，由雇主或委任單位按勞工每月工資總額，依月提繳分級表之標準，向勞保局申報。
勞工每月工資如不固定者，以最近三個月工資之平均為準。
新進勞工申報提繳退休金，其工資尚未確定者，暫以同一工作等級勞工之工資，依月提繳分級表之標準申報。
適用本條例之勞工同時為勞工保險、勞工職業災害保險或全民健康保險之被保險人者，除每月工資總額低於勞工保險投保薪資分級表下限者外，其月提繳工資金額不得低於勞工保險或勞工職業災害保險月投保薪資，或全民健康保險月投保金額。
」
第 4 項就是交叉核對的法源：勞退的月提繳工資，不得低於勞保、職災保險的月投保薪資，也不得低於健保的月投保金額。
唯一的例外是每月工資總額低於勞保投保薪資分級表下限的情形，該下限目前是 11,100 元。
四張級距怎麼查
拿第一步那張表，逐列比對四個欄位。
| 檢查項目 | 判斷標準 | 不符時怎麼處理 |
|---|---|---|
| 勞退月提繳工資 vs 勞保投保薪資 | 勞退不得低於勞保 | 調高勞退提繳工資 |
| 勞退月提繳工資 vs 職災保險月投保薪資 | 勞退不得低於職災 | 調高勞退提繳工資 |
| 勞退月提繳工資 vs 健保月投保金額 | 勞退不得低於健保 | 調高勞退提繳工資 |
| 月工資總額 vs 各張級距 | 級距應反映實際工資總額 | 三張一起檢討 |
會出現不符的情況通常有三種。
第一種是調薪後只調了勞健保，忘記調勞退。
因為勞健保有調整的作業慣性，勞退卻常被當成「一次設定就不用管」。
第二種是工資項目認定不一致。
同一筆全勤獎金，勞保算進去、勞退沒算進去，級距自然對不上。
第三種是工資不固定的員工沒有按規定算。
施行細則第 15 條第 2 項寫的是「以最近三個月工資之平均為準」，實務上常見的錯誤是拿基本底薪去報。
新進員工的特別處理
新進員工工資還沒確定時，依施行細則第 15 條第 3 項，暫以同一工作等級勞工的工資，依月提繳分級表的標準申報。
不是報最低級距，也不是等確定了再報。
提繳率的檢查
《勞工退休金條例施行細則》第 16 條規定：「雇主每月負擔之勞工退休金提繳率，除向勞保局申報以不同提繳率為個別勞工提繳外，應依相同之提繳率按月提繳。
雇主未為本條例第七條第一項人員申報提繳率或申報未達百分之六者，以百分之六計算。
」
意思是：沒填提繳率或填低於 6%，勞保局會直接用 6% 計。
公司不會因為填錯而少繳，只會在對帳時發現數字與預期不同。
這一步的產出
一張差異清單，列出哪幾位員工的四張級距對不上、差多少、要調哪一項。
第三步：自提申請、變更與停止的受理流程
第二步查的是數字，第三步查的是流程。
2026 年 8 月 1 日之後，這一步從「有做比較好」變成「必須做得到」。
要查的六個點
一，有沒有一個明確的受理窗口。
員工要申請自提，該找誰、交給誰、多久會處理完。
沒有窗口，實務上就會變成看員工問到誰、那個人怎麼答。
二，有沒有一張申請表。
員工的申請要留下紀錄，公司才有辦法證明有沒有拖延。
三，受理到申報之間隔多久。
施行細則第 21 條沒有規定公司要幾天內送件，但「不得拒絕」在實務上會被解讀成不得無故拖延。
內部訂一個合理天數並寫進流程，是保護公司的做法。
四，停止自提有沒有用對表單。
施行細則第 21 條第 2 項規定要另填「停止提繳申報表」。
五，員工提高或降低自提率時怎麼處理。
自提率是 1% 到 6% 之間可以自己選的比例，不是固定 6%。
員工要調整，公司要有對應流程。
六，公司拒絕的後果有沒有讓相關人員知道。
施行細則第 21 條第 3 項規定，公司拒絕辦理時員工可以逕向勞保局申報，但自願提繳的數額仍應由公司收取，並依母法第 19 條第 1 項至第 3 項辦理。
拒絕不會讓公司少一件事，只會讓公司在沒有申報紀錄的情況下仍要負責收款與繳納。
這一步的產出
一份自提受理作業說明，內容包括窗口、表單、天數、停止流程、調整流程。
第四步：新進、調薪、離職、留停的提繳時點
這一步查的是時間。
多數提繳問題並非完全沒做，問題出在做的時間點不對。
四個法定時點
到職、離職、復職、死亡：7 日內。
《勞工退休金條例》第 18 條規定：「雇主應於勞工到職、離職、復職或死亡之日起七日內，列表通知勞保局，辦理開始或停止提繳手續。
」
留職停薪、入伍、停職、羈押：7 日內。
《勞工退休金條例》第 20 條規定：「勞工留職停薪、入伍服役、因案停職或被羈押未經法院判決確定前，雇主應於發生事由之日起七日內以書面向勞保局申報停止提繳其退休金。
勞工復職時，雇主應以書面向勞保局申報開始提繳退休金。
因案停職或被羈押勞工復職後，應由雇主補發停職期間之工資者，雇主應於復職當月之再次月底前補提繳退休金。
」
申報資料有疏漏：接到通知翌日起 10 日內補正。
《勞工退休金條例施行細則》第 18 條規定：「雇主所送勞工退休金申報資料，有疏漏者，除提繳率應依第十六條規定辦理外，應於接到勞保局書面通知之翌日起十日內補正。
」
繳款：勞保局次月 25 日前寄繳款單，雇主再次月底前繳納。
《勞工退休金條例》第 19 條第 1 項與施行細則第 22 條都有規定。
調薪的時點
調薪沒有像到離職那樣的「7 日內」明文，實務上的處理方式是隨薪資異動同步申報調整月提繳工資。
這裡要注意的是提繳率調整與月提繳工資調整是兩件事：提繳率一年可以調整兩次、自通知的次月一日生效；月提繳工資則是隨工資變動申報。
這一步的產出
一份異動處理時程表，把公司過去六個月的到職、離職、調薪、留停案件抽出來，逐筆對申報日期，看有沒有超過法定天數。
第五步：書面通知與名冊保存
這一步是最多公司沒做、也最容易補的。
《勞工退休金條例》第 21 條第 1 項：「雇主提繳之金額，應每月以書面通知勞工。
」
第 2 項：「雇主應置備僱用勞工名冊，其內容包括勞工到職、離職、出勤工作紀錄、工資、每月提繳紀錄及相關資料，並保存至勞工離職之日起五年止。
」
第 3 項：「勞工依本條例規定選擇適用退休金制度相關文件之保存期限，依前項規定辦理。
」
三個查核點
書面通知有沒有做。
最常見的做法是在薪資單上單獨列一欄，寫明公司當月提繳的金額。
薪資單有給，這一項就成立。
薪資單只寫「勞退」兩個字而沒有金額，不算。
名冊有沒有包含提繳紀錄。
前面提過，這是最常缺的一欄。
保存年限有沒有算對。
是「勞工離職之日起五年」，不是「五年」。
離職員工的資料要留到離職後滿五年。
違反第 21 條第 2 項，落在《勞工退休金條例》第 49 條：未辦理申報提繳、停繳手續、置備名冊或保存文件，經限期改善屆期未改善者，處新臺幣 2 萬元以上 10 萬元以下罰鍰，並按月處罰至改正為止。
依施行細則第 46 條，該限期改善的期限不得逾 30 日，事業單位遭逢天災或不可抗力者於必要時得延長至 60 日。
抽三個人做一次交叉核對
五個步驟全部跑完要花時間。
想先知道公司狀況如何，有一個快速做法：抽三位員工，把所有資料攤開對一次。
抽樣的挑法有講究。
第一位挑薪資結構最複雜的，通常是有底薪加津貼加變動獎金的業務或技術人員。
第二位挑最近六個月內調過薪的。
第三位挑非典型的，例如兼職、工讀、留職停薪過的、中途復職的。
三位各拉出六份資料：勞動契約、薪資單、出勤紀錄、工資清冊、四張投保級距、勞退提繳紀錄。
| 核對項目 | 對照的兩份文件 | 對不上代表什麼 |
|---|---|---|
| 工資總額 | 薪資單 vs 工資清冊 | 清冊沒有反映實際發放 |
| 工資項目 | 勞動契約 vs 薪資單 | 契約沒約定的項目在發 |
| 出勤時數 vs 加班費 | 出勤紀錄 vs 薪資單 | 加班費計算有誤 |
| 工資總額 vs 四張級距 | 薪資單 vs 投保資料 | 級距歸級錯誤 |
| 提繳工資 vs 提繳紀錄 | 投保資料 vs 勞保局繳款單 | 申報與實繳不符 |
| 自提金額 vs 薪資單代扣 | 提繳紀錄 vs 薪資單 | 代扣金額有誤 |
三位員工都對得起來，公司的制度大致穩定。
有兩位以上對不上，問題通常是系統性的，換句話說，全公司都有。
修正的優先順序
查出來的問題不必一次修完。
依風險排序處理。
立即修
– 拒絕或拖延自提的做法與話術 – 勞退月提繳工資低於勞保、職災、健保級距 – 到職、離職、留停未在 7 日內申報 – 加班費倍率算錯（平日前 2 小時 1.34 倍、第 3 小時起 1.67 倍；休息日前 2 小時 1.34 倍、第 3 小時起 1.67 倍、9 到 12 小時 2.67 倍） – 時薪低於 196 元、月薪低於 29,500 元
這五項的共同點是：勞檢一翻就看得到，而且會直接開罰。
30 天內修
– 每月書面通知提繳金額 – 僱用勞工名冊補上提繳紀錄欄位 – 自提受理窗口與表單建立 – 員工手冊與內部公告更新 – 離職員工資料保存年限調整
需要外部協助的
– 舊制退休準備金提撥不足 – 純舊制員工要不要開放自提與結算年資 – 工資項目認定有爭議（哪些津貼算工資） – 已經收到勞保局限期改善通知 – 已經產生滯納金
什麼情況適合委外
前面五步驟寫得再清楚，也不是每家公司都適合自己做。
以下五種情形，自己做的成本通常高於委外。
第一，薪資結構有三種以上。
正職、兼職、工讀、外包、承攬混在一起，工資認定的判斷會超出人資的日常經驗範圍。
第二，新舊制並存。
公司同時有純舊制、純新制、新舊制併行三種員工，還牽涉舊制退休準備金的提撥與監督委員會，這一塊涉及《勞動基準法》與《勞工退休金條例》兩部法。
第三，級距頻繁變動。
業績獎金比重高的公司，月提繳工資每季都在動，靠人工核對會漏。
第四，已經被勞檢過或收到改善通知。
這時候要處理的不只是把數字改對，還有改善說明怎麼寫、時限怎麼算。
第五，跨部門資料對不起來。
人資、會計、業務各有一套名單，而且沒有人負責整合。
判斷準則其實很單純：如果查出來的問題，需要判斷「這筆錢算不算工資」，就已經超出自查的範圍。
級距對不對是比數字，工資認定是法律判斷。
常見問題 FAQ
問：勞退制度健檢跟勞檢是同一件事嗎？
不是。
勞檢是勞動檢查機構依《勞動檢查法》實施的檢查，健檢是公司自己或委外做的內部盤點，沒有法律效果，目的是在被檢查之前先把問題找出來。
問：勞退月提繳工資可以比健保投保金額低嗎？
除了每月工資總額低於勞保投保薪資分級表下限的情形外，不可以。
依《勞工退休金條例施行細則》第 15 條第 4 項，月提繳工資不得低於勞保或職災保險月投保薪資，也不得低於健保月投保金額。
問：員工工資每月都不一樣，提繳工資怎麼報？
依施行細則第 15 條第 2 項，以最近三個月工資的平均為準，再依月提繳分級表歸級。
問：提繳率填錯或忘記填會怎樣？
依施行細則第 16 條，雇主未申報提繳率或申報未達 6% 者，以 6% 計算。
問：每月書面通知一定要另外發一張紙嗎？
法規只要求「以書面通知」，實務上在薪資單上單獨列出當月雇主提繳金額是常見做法，重點是金額要看得到。
問：僱用勞工名冊要保存多久？
依《勞工退休金條例》第 21 條第 2 項，保存至勞工離職之日起五年止。
問：收到勞保局的限期改善通知，改善期限有多長？
依施行細則第 46 條，限期繳納及改善的期限不得逾 30 日；事業單位遭逢天災或不可抗力者，於必要時得延長至 60 日。
問：自提的金額會不會影響勞保、健保的投保級距？
所得稅上明定自願提繳金額不計入提繳年度薪資所得課稅，但保費計算基礎是否同樣排除，屬於另一套規定，公司要以勞保局與健保署的公告為準，不要直接套用稅務結論。
一張表看完五步驟健檢
| 步驟 | 核心動作 | 主要法源 | 產出 |
|---|---|---|---|
| 一、盤點 | 名冊、薪資結構、投保資料三份對齊 | 條例 §21 II | 員工清單工作底稿 |
| 二、級距 | 勞保、職災、健保、勞退四張交叉核對 | 細則 §15 | 差異清單 |
| 三、自提 | 受理、變更、停止流程建立 | 細則 §21 | 自提受理作業說明 |
| 四、時點 | 到職離職留停調薪的申報天數 | 條例 §18、§20；細則 §18 | 異動處理時程表 |
| 五、文件 | 每月書面通知＋名冊保存五年 | 條例 §21 I、II | 通知範本與名冊欄位 |
這件事的成本，落在發現得早或晚
制度問題有一個特性：發生的時候沒有感覺，被發現的時候一次算總帳。
級距報低了三年，勞檢查到要補提繳，補的是三年份。
書面通知從來沒做，被限期改善之後按月處罰，罰的是改正之前的每一個月。
這些數字在事前看都很小，事後看都不小。
想先知道公司目前的狀態，可以用[中小企業勞資風險 10 分鐘自評表]把五個步驟各自打一次分數，分數低的那一項就是要先動的地方。
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