收到職場霸凌申訴的當天，時限就開始跑。
多數企業算錯的是起算日。
《職場霸凌防治措施準則》自民國 115 年 7 月 1 日施行，2026 年是企業第一次從頭到尾跑完一件申訴案的年度。
市面上談流程的文章很多，把「哪一天開始算」講清楚的很少。
準則裡的期限不是一條總期限，而是一串各自有起算點的節點：有的從「接獲申訴之日」起算，有的從「受理翌日」起算，有的從「調查小組成立後翌日」起算，還有的從「調查報告完成之日」起算。
算錯一個，後面全部往後推。
這篇只做三件事：受理窗口要設到什麼規格、時限的每個節點從哪一天起算、紀錄要件到底要留哪些文件。
至於霸凌的認定標準、調查小組成員資格、防治計畫怎麼寫，站內已有專篇，這裡不重複。
一、先把三件事分開看
企業在處理申訴時最常犯的錯，是把「窗口」「時限」「紀錄」混成一件事，結果窗口設了、期限也記了，唯獨紀錄留得零零落落。
等到勞動檢查來調卷，才發現當初的協調紀錄沒人簽名、訪談錄音檔已經覆蓋掉、不受理的那幾件連通知書都沒留底。
這三件事的法律性質不一樣：
| 要素 | 法律性質 | 核心法源 | 沒做到的後果 |
|---|---|---|---|
| 受理窗口 | 事前的設置義務 | 準則 §5、§6、§9 | 制度不存在，屬未採取預防措施 |
| 處理時限 | 程序中的作為期限 | 準則 §10、§11、§14、§17、§18、§21～§23 | 逾期未處理，程序有瑕疵 |
| 紀錄要件 | 全程的證明義務 | 準則 §8、§13、§16、§17、§26 | 做過的事無法證明，等同沒做 |
窗口是靜態的，設好就在那裡；時限是動態的，一有案件就開始倒數；紀錄橫跨前面兩者，從還沒發生案件的預防措施，一路留到案件結束後三年。
三者裡最容易被輕忽的是紀錄。
窗口沒設，走進公司一看就知道；期限逾期，當事人自己會抗議。
紀錄的缺漏往往要等到爭議上了調解會或法院，才會被發現。
二、受理窗口要設到什麼規格才算數
準則對窗口的要求是分級的，門檻在 10 人、30 人、100 人三個點。
計算方式依準則 §3：以事業單位受僱從事工作獲致工資者計算；事業分散於不同地區者，以各地區該單位僱用勞工之人數分別計算。
多據點的餐飲、零售、連鎖服務業要特別注意這句「分別計算」。
總公司加門市合計 120 人，但每個門市只有 8 人的情形，跟單一場所 120 人的義務不會一樣。
10 人以上：管道要有形式，也要看得到
準則 §5 第 1 項規定，僱用勞工人數在 10 人以上之雇主，應設置處理職場霸凌之電子信箱、專用信箱、專線電話、傳真或其他指定之通訊軟體等申訴管道。
條文用的是列舉加概括，重點在「指定」二字。
公司群組不算指定管道，主管的私人手機也不算。
要能被指認為「這就是公司公告的霸凌申訴管道」，才符合本條。
第 2 項再加一層：申訴管道應於工作場所顯著之處公開揭示；公開揭示得以書面、電子資料傳輸或其他可隨時取得查知之方式為之。
「可隨時取得查知」是驗收標準。
放在只有主管能開的共用資料夾、貼在已經停用的公佈欄、寫在到職時發一次的紙本手冊裡而後續無處可查，都撐不過這五個字。
30 人以上：要有規範、有專責單位、有指定的人
準則 §6 第 1 項規定，30 人以上的雇主除依 §5 辦理外，應訂定職場霸凌防治措施、申訴與懲處規範，並指定專責單位統籌辦理，且公開揭示。
第 2 項列出規範必須包括的八項內容，其中第三款直接關係到窗口的組成：應設申訴處理單位，並指定人員負責職場霸凌事件之申訴、調查、處理及申復程序。
再往下，準則 §9 第 1 項給了申訴處理單位的最低規格：成員至少三位，且任一性別比例不得少於三分之一。
三人的三分之一是一人，換算下來就是三人中至少要有一位不同性別的成員。
申訴處理單位負責的事項，準則 §9 第 2 項列了九款：受理申訴事件、通知申訴人是否受理其申訴之結果、依中央主管機關公告之內容及方式登錄系統、辦理協調程序、調查或審議調查小組之調查報告並作成申訴成立與否之決定、提供懲戒或其他處理之建議、召開申復審議會議、通知當事人與申復人的決定、其他依準則應辦理事項。
這九款很值得逐條對著自家的職務分工表看一遍。
實務上最常漏掉的是第三款（登錄系統）與第七款（召開申復審議會議），因為前者是新制才有的義務，後者要等到有人不服才會用到。
100 人以上：另外組調查小組
準則 §14 第 1 項規定，100 人以上的雇主在調查申訴事件時，應於受理申訴之日起 15 個工作日內，由申訴處理單位選任調查成員並組成調查小組負責調查。
第 2 項的組成規格比申訴處理單位嚴格：調查小組成員至少三人，外部專業人士不得少於二分之一，任一性別比例不得少於三分之一。
第 3 項另外要求，調查小組中若有事業單位的成員，應以參加主管機關或勞動檢查機構辦理課程、或於中央主管機關建置之網站接受數位學習課程兩種方式之一，接受職場霸凌防治教育訓練至少三小時。
外部專業人士要「不得少於二分之一」，代表三人小組至少要找兩位外部人士。
這是 100 人以上企業在收到申訴後 15 個工作日內必須完成的動作，臨時找人很趕，事前建立外部人才名單會輕鬆很多。
準則 §14 第 4 項也給了現成的來源：雇主得自中央主管機關建立之職場霸凌調查專業人才資料庫遴選之。
三級規格對照
| 規模 | 申訴管道 | 書面規範 | 申訴處理單位 | 調查小組 |
|---|---|---|---|---|
| 未達 10 人 | 準則未強制（得參照辦理） | 得參照辦理 | 得參照辦理 | 得參照辦理 |
| 10 人以上 | 必設，且須公開揭示 | 得參照辦理 | 得參照辦理 | 得參照辦理 |
| 30 人以上 | 必設 | 必訂，含八項內容 | 必設，至少三人 | 得參照辦理 |
| 100 人以上 | 必設 | 必訂 | 必設 | 必組，外部人士 ≥1/2 |
準則 §6 第 5 項寫得很清楚：僱用勞工人數未達 30 人之雇主，得參照前四項規定辦理。
「得參照」是給了選擇權，不是免除責任。
職安法對雇主的預防義務沒有因為規模小而消失，只是準則不強制用同一套規格。
三、時限是一串起算點，不是一條總期限
這一節是本篇的核心。
把所有節點連同起算點列成一張表，就會發現期限之所以會算錯，是因為四個節點用了四個不同的起算基準。
| 節點 | 法源 | 期限 | 起算點 | 適用規模 |
|---|---|---|---|---|
| 決定是否受理並書面通知 | 準則 §10 I | 10 個工作日 | 接獲申訴之日 | 全體 |
| 登錄系統並通知申訴人 | 準則 §11 | 7 個工作日 | 受理翌日 | 全體 |
| 選任成員組成調查小組 | 準則 §14 I | 15 個工作日 | 受理申訴之日 | 100 人以上 |
| 完成調查報告 | 準則 §17 I | 2 個月（得延 1 個月） | 調查小組成立後翌日 | 100 人以上 |
| 作成申訴成立與否之決定 | 準則 §18 I | 1 個月 | 調查報告完成之日 | 全體 |
| 書面通知當事人並附救濟方法 | 準則 §18 III | 10 個工作日 | 作成決定之日 | 全體 |
| 處理結果登錄系統 | 準則 §19 III | 10 個工作日 | §18 III 附理由決定作成之日 | 全體 |
| 提出申復 | 準則 §22 I | 30 日 | 收到書面通知翌日 | 當事人一方 |
| 召開申復審議會議 | 準則 §22 II | 10 個工作日 | 接獲申復後 | 全體 |
| 作成申復決定 | 準則 §23 I | 30 日（再調查得展延 30 日） | 申復審議會議召開日 | 全體 |
| 申復結果登錄系統 | 準則 §23 II | 10 個工作日 | 申復決定作成之日 | 全體 |
四種起算基準各自出現在不同節點：接獲之日、受理翌日、成立後翌日、完成之日。
「接獲」與「受理」是兩件事，中間隔著最多 10 個工作日的判斷期；「之日」與「翌日」也是兩件事，差一天。
準則 §17 第 1 項還藏了一個容易漏掉的但書：調查過程之協調期間，不予計入 2 個月的調查期限。
這代表如果申訴人有意願協調，協調的那段時間要單獨拉出來扣掉。
而協調本身也有期限，準則 §13 第 1 項第 3 款規定，有任一方無意願時，或自協調之日起逾 1 個月協調仍未有共識時，應停止協調。
三種規模的總期限不一樣
準則 §21 針對 100 人以下的企業另訂了總期限，這一條常被忽略：
– 未達 30 人：自接獲申訴翌日起 3 個月內作成決定，必要時得延長 1 個月並通知當事人。
– 30 人以上未達 100 人：自接獲申訴翌日起 4 個月內作成決定，必要時得延長 1 個月並通知當事人。
同一條也明白說了，就本章有關應設申訴處理單位、組成調查小組等相關規定，未達 30 人者「得參照辦理」，30 人以上未達 100 人者就組成調查小組部分「得參照辦理」。
換句話說，中小企業被要求的是結果：在總期限內作成決定。
至於中間要不要組三人小組、要不要找外部委員，準則留了彈性。
100 人以上的企業則相反，中間每個節點都有各自的期限，把它們串起來就是實際的處理天數。
用實際日期推一次
假設一家 120 人的公司，在 2026 年 9 月 1 日（星期二）接獲一件書面申訴，全案沒有協調，也沒有延長。
以工作日不含例假日與國定假日、且該期間無國定假日為前提推算：
– 9 月 1 日：接獲申訴。
§10 I 的 10 個工作日開始算。
– 9 月 14 日（第 10 個工作日）前：作成受理決定，並以書面通知申訴人。
假設 9 月 10 日決定受理。
– 9 月 11 日起算 7 個工作日，至 9 月 21 日前：依 §11 登錄系統並通知申訴人。
– 9 月 10 日起算 15 個工作日，至 10 月 1 日前：依 §14 I 選任成員並組成調查小組。
假設 9 月 25 日成立。
– 9 月 26 日起算 2 個月，至 11 月 25 日前：依 §17 I 完成調查報告。
– 調查報告完成之日起 1 個月內：依 §18 I 由申訴處理單位作成申訴成立與否之決定。
– 決定作成之日起 10 個工作日內：依 §18 III 書面載明事實及理由通知當事人，並提供申復救濟之方法及期限。
– 同一決定作成之日起 10 個工作日內：依 §19 III 將處理結果登錄系統。
從接獲到通知，順利跑完大約是四個月。
如果中間插入協調、或調查報告延長一個月，就會再往後延。
這也是為什麼案件管理表要以「起算點」為欄位，而不是只寫一個到期日。
判斷點在於：受理決定那一天，會同時啟動兩條線。
一條是登錄系統的 7 個工作日，一條是組成調查小組的 15 個工作日。
這兩條線並行，很多公司只記得後者。
四、紀錄要件：從一張申訴書到留存三年
準則 §26 一句話定調：雇主依本準則所採行之預防措施、受理申訴、協調、調查與申復等之處理過程及結果，應作成執行紀錄並留存三年。
這句話裡有五個階段，代表要留的不只是調查報告。
市面上談「保存三年」的文章多半只寫「申訴資料要留」，把預防措施跟申復也算進去的很少。
申訴書必載三款
準則 §8 第 1 項允許三種提出方式：言詞、電子郵件或書面。
以言詞或電子郵件為之者，受理之人員或單位應作成紀錄，並向申訴人朗讀或使閱覽，確認其內容無誤。
第 2 項規定，前項書面、言詞或電子郵件作成之紀錄，應由申訴人簽名或蓋章，並載明下列事項：
1. 申訴人姓名、服務單位及職稱、住居所、聯絡電話及申訴日期。
2. 有法定代理人或委任代理人者，其姓名、住居所、聯絡電話；委任者，並應檢附委任書。
3. 申訴之事實內容及相關證據。
把這三款拆成實際欄位，一張表單至少要有這些格：
| 欄位群 | 具體欄位 | 對應款次 |
|---|---|---|
| 申訴人基本資料 | 姓名、服務單位、職稱、住居所、聯絡電話 | 第一款 |
| 申訴日期 | 填表日期（與受理日分開記） | 第一款 |
| 代理人 | 法定或委任代理人姓名、住居所、聯絡電話、委任書檢附欄 | 第二款 |
| 事實內容 | 時間、地點、對象、具體事件敘述 | 第三款 |
| 相關證據 | 證據清單、附件編號、提出方式 | 第三款 |
| 確認欄 | 申訴人簽名或蓋章、朗讀或閱覽確認 | §8 I、II |
口頭申訴同樣有效，這是準則 §8 第 1 項明文允許的。
公司不能要求員工「先寫成書面再說」，只能在收到口頭申訴時，由受理人員作成紀錄，再向申訴人朗讀或讓其閱覽確認無誤，最後請其簽名或蓋章。
申訴期限也寫在同一條
準則 §8 第 3 項規定，提起申訴的期限依下列辦理：自職場霸凌行為終了時起，逾三年者不予受理；被申訴人屬利用權勢者，得於離職之日起一年內申訴，但依前款規定有較長申訴期限者，從其規定。
第 4 項則是全程的基調：雇主處理職場霸凌申訴，應以不公開方式為之。
協調紀錄
準則 §13 第 1 項第 4 款規定，經協調當事人達成共識，應作成紀錄；紀錄應載明申訴之事實內容及協調合意事項。
協調紀錄常被當成「私下和解」草草帶過，但它是準則明文要求的文件，而且載明事項只有兩項，寫起來並不費事。
同條第 2 項也講清楚後果：協調不成立者，雇主應續行調查，並採取其他立即有效之適當措施。
訪談紀錄
準則 §16 第 1 項第 2 款規定，訪談當事人及相關人員時，以錄音或錄影輔助，並作成紀錄；受訪談者，不得自行錄音或錄影。
訪談紀錄怎麼寫、提問清單怎麼排，站內另有專篇處理，請見〈職場霸凌訪談紀錄範本與提問清單〉。
這裡只提醒一件事：錄音是輔助，紀錄才是法定文件。
只留錄音檔而沒有作成紀錄，並不符合本款。
調查報告必載五項
準則 §17 第 2 項規定，調查報告應送申訴處理單位審議，其內容應包括下列事項：
1. 申訴事件之案由，包括申訴人之申訴要旨。
2. 調查訪談過程，包括日期及對象。
3. 當事人及相關人員陳述之重點。
4. 事實認定與理由，包括證人及相關人員陳述之重點、相關物證之查驗。
5. 處理建議。
第 3 項給了配合義務的後盾：當事人無正當理由拒絕配合調查，經通知限期配合調查，屆期仍未配合者，調查小組得不待其陳述，逕行作成調查報告。
留存三年到底要存什麼
依 §26 的文義逐段展開，執行紀錄至少涵蓋五個階段的文件：
| 階段 | 應留存的文件 |
|---|---|
| 預防措施 | 防治措施與申訴懲處規範、公開揭示的證明、教育訓練簽到與教材、規範修正紀錄 |
| 受理申訴 | 申訴書或言詞電郵紀錄、受理或不受理之書面通知、登錄系統的回執 |
| 協調 | 協調人員同意文件、協調紀錄（事實內容與合意事項）、停止協調之紀錄 |
| 調查 | 書面通知、訪談紀錄與錄音錄影、證據保全清單、迴避文件、調查報告 |
| 申復 | 申復書、申復審議會議紀錄、申復調查小組組成文件、申復決定書、登錄回執 |
這張表是依條文自行展開的，不是引用任何現成清單。
準則本身沒有列舉留存項目，只寫了五個階段的名稱，剩下的要由企業自己對照條文逐項補齊。
留存的載體沒有限制，紙本或電子皆可。
要注意的是三年的起算：條文寫的是「處理過程及結果」的執行紀錄，實務上以案件結案日起算比較安全，而不是以文件產生日各自起算。
五、不受理的案件，一樣要留紀錄
準則 §10 第 2 項列了六款得不予受理的情形：
1. 非屬職安法 §22-1 第 1 項所稱職場霸凌事項。
2. 無具體之內容。
3. 申訴人未具真實姓名或足以辨別其身分之資訊。
4. 同一事件已不受理或已作成終局實體處理。
5. 申訴事件已撤回申訴。
6. 已逾申訴期限。
同條第 1 項要求，不予受理者，應於書面通知內敘明理由。
不受理不等於這件事沒發生過。
書面通知本身就是文件，敘明的理由是日後被質疑「為什麼不查」時唯一的依據。
而且準則 §11 的登錄義務綁的是「接獲申訴時，應於受理翌日起七個工作日內登錄」，登錄的內容依 §9 第 2 項第 3 款包含受理申訴、申訴及申復之處理結果，不受理的處理結果同樣落在這個範圍。
另外一種情形更容易被漏掉。
準則 §7 第 2 項規定，雇主接獲被霸凌勞工陳述知悉職場霸凌事件，而其無協調或提起申訴之意願者，雇主仍應依 §7 第 1 項第 2 款規定採取適當措施。
第 2 款的四項措施是：訪談相關人員就相關事實進行必要之釐清及查證、告知被霸凌勞工得主張之權益及救濟途徑並依其意願協助其協調或提起申訴、對相關人員適度調整工作內容或工作場所、依被霸凌勞工意願提供或轉介法律諮詢醫療心理諮商社會福利資源及其他必要之協助或保護措施。
員工說了但不想申訴，公司仍然有事要做，而且做了要留紀錄。
這一段沒有走 §8 的申訴程序，紀錄要件也不會自動套用申訴書那三款，但依 §26「預防措施及處理過程」的文義，仍應作成執行紀錄。
六、被申訴人是最高負責人時，走的是另一條路
準則 §6 第 2 項第 8 款規定，被申訴人為最高負責人時，勞工得依職安法 §22-3 第 1 項規定，逕向直轄市或縣（市）主管機關提起申訴。
這條路由《地方主管機關受理最高負責人職場霸凌事件申訴處理辦法》處理，該辦法民國 115 年 6 月 23 日發布、全 20 條、自 115 年 7 月 1 日施行。
企業端要知道的是三件事：
第一，地方主管機關受理後，依該辦法 §4 會通知申訴人之雇主依職安法 §22-2 第 1 項第 2 款規定辦理。
公司不會因為案件到了官方就沒事，仍要採取立即有效之適當措施。
第二，該辦法 §9 第 2 項規定地方主管機關應於接獲申訴之日起 10 個工作日內書面通知是否受理，§10 規定受理申訴日起 10 個工作日內開始調查、2 個月內調查完成、必要時得延長 1 個月。
時間軸跟企業內部程序不同步，公司要有兩條線並行的心理準備。
第三，該辦法 §15 給了地方主管機關一個企業沒有的權限：職場霸凌事件已進入司法偵查或審判程序者，地方主管機關認有必要時，得於該程序終結前暫停處理。
準則對企業內部程序沒有同款規定。
員工同時提告，公司不能自行比照暫停內部調查，準則 §17、§18、§21 的期限仍然在跑。
這一點值得寫進公司的作業說明裡。
實務上很多主管的直覺是「等法院判完再說」，但那是行政機關才有的選項。
七、把時限拆成起算點，是一種通用的做法
同一套「先找起算點、再算天數」的方法，用在其他法規上一樣有效。
餐飲業的班表也是這樣：例假依施行細則 §22-3 以每七日為一週期依曆計算，跟四週彈性工時下的例假天數規則各有各的算法，混在一起就會排錯。
細節請見〈餐飲業內場、外場與工讀生排班怎麼設計？三種職種的班表分開排〉。
外送員權益保障及外送平臺管理法施行細則 §11 也一樣：申訴處理時間自受理案件之次日起算，一類案件最長 21 日、另一類最長 40 日。
高雄店家的因應清單請見〈高雄餐飲與外送店家：專法上路後的在地因應清單〉。
站內其他相關內容：職場霸凌調查流程的完整步驟見〈職場霸凌調查流程懶人包〉，調查小組的成員資格與迴避見〈職場霸凌調查小組成員資格〉，申訴書與受理回覆函的寫法見〈職場霸凌申訴書範本與受理回覆函怎麼寫〉。
常見問題 FAQ
Q1：員工用口頭提出申訴，公司可以要求他改成書面嗎？
不行。
準則 §8 第 1 項明文允許以言詞、電子郵件或書面提出。
收到口頭申訴時，受理之人員或單位應作成紀錄，並向申訴人朗讀或使閱覽，確認其內容無誤，再由申訴人簽名或蓋章。
公司要做的是把口頭轉成合規的紀錄，不是把責任推回給員工。
Q2：受理後 7 個工作日登錄，是從哪一天開始算？
從「受理翌日」起算，不是從接獲申訴那天。
準則 §11 的用語是「應於受理翌日起七個工作日內」。
接獲申訴之日啟動的是 §10 的 10 個工作日受理判斷期，兩者是先後兩段，不能相加也不能混用。
Q3：公司未滿 30 人，是不是就不用設申訴窗口？
窗口的門檻是 10 人。
準則 §5 規定 10 人以上就必須設置申訴管道並公開揭示。
30 人是另一組義務的門檻，包括訂定書面規範、指定專責單位與設申訴處理單位。
未達 30 人者依 §6 第 5 項「得參照辦理」，但總處理期限仍受 §21 第 1 項拘束，須自接獲申訴翌日起 3 個月內作成決定。
Q4：申訴案決定不受理，還需要留紀錄嗎？
需要。
準則 §10 第 1 項要求不予受理者應於書面通知內敘明理由，該書面本身就是應留存的文件。
§26 要求留存的範圍是受理申訴之處理過程及結果，不受理是處理結果的一種。
§9 第 2 項第 3 款的登錄義務也涵蓋受理申訴的處理結果。
Q5：協調成立之後，還要不要繼續調查？
協調成立就不必續行調查，但必須依準則 §13 第 1 項第 4 款作成紀錄，載明申訴之事實內容及協調合意事項。
協調不成立時，依同條第 2 項雇主應續行調查，並採取其他立即有效之適當措施。
另外要注意 §17 第 1 項的但書：協調期間不計入調查報告的 2 個月期限。
Q6：職場霸凌的紀錄要保存三年，實際上要留哪些文件？
準則 §26 列的是五個階段：預防措施、受理申訴、協調、調查、申復的處理過程及結果。
逐階段展開後，至少包含防治規範與公開揭示證明、教育訓練紀錄、申訴書或言詞電郵紀錄、受理與不受理通知、登錄回執、協調紀錄、書面通知、訪談紀錄與錄音錄影、迴避文件、調查報告、申復書與申復決定書。
條文沒有逐項列舉，企業需自行對照條文補齊。
Q7：員工已經去法院告了，公司可以先暫停內部調查嗎？
準則沒有給企業這個選項。
《地方主管機關受理最高負責人職場霸凌事件申訴處理辦法》§15 規定地方主管機關於司法程序進行中認有必要時得暫停處理，但那是行政機關的權限。
企業內部程序仍受準則 §17、§18、§21 的期限拘束，逾期不會因為有司法程序而免責。
下一步：把時間軸變成可以打勾的案件管理表
制度文件備齊只是起點。
真正會出問題的地方，是案件進來以後沒有人盯著起算點。
把本文的節點表做成公司內部的案件管理表，每一列填上實際日期，就能在第一時間看出哪一段快到期。
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想一次把職場霸凌防治的法規架構與企業該做的事看完整，可以先看這篇完整指南：職場霸凌防治完整指南：準則 29 條與地方申訴辦法一次讀懂
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