職場霸凌調查裡，最容易出事的是訪談那一段。
問法錯了，紀錄就救不回來。
《職場霸凌防治措施準則》自民國 115 年 7 月 1 日施行，2026 年是企業第一次自己跑完整套調查訪談。
市面上談訪談的內容，多半停在「要錄音、要作成紀錄、不得對質」這三句，再往下就沒有了：紀錄要有哪些欄位、提問清單怎麼排、受訪談者堅持錄音怎麼辦，幾乎查不到可以直接用的答案。
這篇處理三件事：訪談紀錄的欄位怎麼設計、提問清單怎麼依認定要件分組、以及訪談當下最常卡住的幾個界線問題。
申訴書範本、調查報告範例、防治計畫範本站內已有專篇，本文不重複。
一、訪談的法定框架：準則 §16 的七款
先把條文放在前面。
準則 §16 第 1 項規定，雇主於進行調查時，應給予當事人陳述意見及答辯機會，並依下列規定辦理：
1. 以書面方式通知當事人，並記載調查目的、時間、地點及不到場所生之影響。
2. 訪談當事人及相關人員時，以錄音或錄影輔助，並作成紀錄；受訪談者，不得自行錄音或錄影。
3. 調查過程或召開會議時，不得令當事人間或協助調查之相關人對質。
4. 當事人及相關人員應配合調查，並提供相關文件、資料或陳述意見。
5. 有涉及調查之特殊專業、鑑定及其他相關事項，得諮詢其他機關（構）、法人、團體或專業人員。
6. 保全相關證據。
7. 就當事人或協助調查人員之姓名及其他足以辨識身分之資料，應予保密。
但基於調查之必要或公共安全之考量者，不在此限。
第 2 項再加一句：依前項第七款規定負有保密義務者，包括參與處理申訴事件之所有人員。
本文第 1 項的開頭那句話值得單獨拿出來看：「應給予當事人陳述意見及答辯機會」。
陳述意見和答辯是兩件事。
陳述意見是說明自己知道的事實，答辯是針對別人的指控提出反駁。
被申訴人在企業內部程序裡兩者都有。
訪談設計如果只安排了「請你說明當天的情形」，沒有安排「對於申訴人所述的這幾點，你的說明是」，就漏掉了答辯這一塊。
同時要記得準則 §12：雇主受理申訴後，應秉持客觀、公正、公平之原則進行調查，調查過程應保護當事人、協助申訴之人及受邀協助調查者之個人隱私。
二、企業版與官方版並列：七款對六款
《地方主管機關受理最高負責人職場霸凌事件申訴處理辦法》於民國 115 年 6 月 23 日發布、全 20 條、自 115 年 7 月 1 日施行，其中 §13 規定了地方主管機關的調查方式，共六款。
把它跟準則 §16 並排，會看出兩套程序被設計成不同的樣子。
這組對照目前在公開資料裡幾乎沒有人做過。
| 項目 | 準則 §16（企業自辦調查，七款） | 地方辦法 §13（最高負責人事件，六款） |
|---|---|---|
| 書面通知 | 第一款：通知當事人，記載調查目的、時間、地點及不到場所生之影響 | 第二款：通知當事人及可能知悉事件之相關人員，記載事項相同 |
| 訪談錄音 | 第二款：訪談當事人及相關人員時以錄音或錄影輔助並作成紀錄；受訪談者不得自行錄音錄影 | 第一款：訪談當事人、可能知悉事件之相關人員，其餘相同 |
| 不得對質 | 第三款：調查過程或召開會議時，不得令當事人間或協助調查之相關人對質 | 第三款：應給予當事人陳述意見之機會，並不得對質 |
| 保密 | 第七款：就姓名及足以辨識身分之資料應予保密，但調查必要或公共安全考量者不在此限 | 第四款：調查過程應以不公開方式為之，且保密範圍相同，但書相同 |
| 特殊專業諮詢 | 第五款：得諮詢其他機關（構）、法人、團體或專業人員 | 無 |
| 證據保全 | 第六款：保全相關證據 | 無 |
| 交閱書面資料 | 無 | 第五款：得於不違反保密義務範圍內另作成書面資料，交當事人或受邀協助調查之人閱覽或告以要旨 |
| 閱覽卷宗 | 無 | 第六款：當事人申請閱覽、抄寫、複印或攝影有關資料或卷宗，依行政程序法辦理 |
三個觀察值得寫進公司的作業說明：
第一，企業版多出「特殊專業諮詢」與「保全相關證據」兩款。
行政機關本身有調查資源與強制力，企業沒有，所以準則把「自己找專家」「自己保全證據」明文寫成企業的義務。
這兩款不是選配。
第二，官方版多出「交閱書面資料」與「閱覽卷宗」兩款，來源是行政程序法對行政機關的拘束。
企業內部程序沒有這一層義務，但可以自行參照設計，作為提升程序可信度的做法。
⚠ 這屬顧問建議，不是企業的法定義務。
第三，官方版把「應給予當事人陳述意見之機會」寫在調查方式的第三款裡；企業版則把它寫在 §16 第 1 項本文，而且多了「答辯」兩個字。
企業版的要求其實更完整。
另外，地方辦法 §13 第 2 項對保密義務加了一句企業版沒有的：調查人員違反第一項第四款保密義務洩密時，依刑法、個人資料保護法或其他相關法規處罰。
企業內部人員的保密義務雖然沒有這句話，但個資法與刑法本來就適用，效果不會因為條文沒寫而消失。
三、訪談紀錄的欄位怎麼設計
準則沒有規定訪談紀錄的格式，只規定要「作成紀錄」。
實際要有哪些欄位，得從三個地方推：§16 各款的要求、§17 第 2 項調查報告的必載五項、以及 §26 留存三年的舉證需求。
依這三個來源逐項展開，一份訪談紀錄至少需要下列欄位：
| 欄位群 | 具體欄位 | 依據 |
|---|---|---|
| 案件識別 | 案號、申訴日期、受理日期、調查小組成立日期 | §17 II ①、案件管理需求 |
| 本次訪談基本資料 | 訪談日期、起訖時間、地點、訪談方式（實體或視訊） | §16 I ①、§17 II ② |
| 受訪談者 | 姓名、部門職稱、與案件之關係（申訴人、被申訴人、證人） | §17 II ② |
| 訪談人員 | 調查小組成員姓名、身分（內部或外部）、紀錄人員 | §14 II、§15 |
| 通知紀錄 | 書面通知日期、送達方式、通知內容摘要、不到場影響之告知 | §16 I ① |
| 錄音錄影 | 是否錄音錄影、檔案編號、起訖時間、告知受訪談者之紀錄 | §16 I ② |
| 保密與迴避告知 | 已告知保密義務、已確認調查人員無迴避事由 | §15、§16 I ⑦ |
| 訪談內容 | 提問與回答逐項紀錄（見第四節提問清單） | §16 I、§17 II ③ |
| 提出之文件證據 | 受訪談者提出之資料清單、附件編號、收受方式 | §16 I ④、§16 I ⑥ |
| 陳述確認 | 受訪談者閱覽或朗讀確認、更正欄、簽名或蓋章 | §8 I 之精神、§17 II ③ |
| 後續事項 | 需補充之資料、下次訪談安排、待查證事項 | 調查作業需求 |
幾個實作上的細節：
錄音是輔助，紀錄才是法定文件。
準則 §16 第 1 項第 2 款的用語是「以錄音或錄影輔助，並作成紀錄」。
只留下錄音檔而沒有作成紀錄，不符合本款。
錄音檔的角色是事後比對與佐證，取代不了紀錄本身。
「不到場所生之影響」要寫在通知書上，也要在紀錄裡留下已告知的痕跡。
這一款連結到 §17 第 3 項：當事人無正當理由拒絕配合調查，經通知限期配合調查，屆期仍未配合者，調查小組得不待其陳述，逕行作成調查報告。
沒有事先告知，後面這一步就不好用。
陳述確認欄是最常被省略、也最容易在事後被挑戰的一欄。
準則對訪談紀錄沒有明文要求簽名，但 §8 第 1 項對言詞申訴的紀錄要求「向申訴人朗讀或使閱覽，確認其內容無誤」並由其簽名或蓋章。
訪談紀錄比照辦理，是比較穩的做法。
⚠ 這屬顧問建議，不是準則的明文要求。
四、提問清單依認定要件分組
這是本文的重點。
多數談訪談技巧的內容只講「多用開放式問題」，但開放式問題問完之後，調查報告要寫的「事實認定與理由」還是沒有材料。
比較有效的做法，是讓提問清單直接對應到認定的要件。
準則 §2 規定，職場霸凌之認定應符合職業安全衛生法 §22-1 第 1 項之定義，並綜合審酌事件發生之背景、頻率、場所、行為人動機、目的及下列各款情形：
1. 對特定人刻意排擠、忽視、冷落、不讓參與必要之重要會議、事務或活動。
2. 對特定人破壞或刻意阻礙其工作、利用職務刁難、刻意隱瞞資訊或提供不實資訊。
3. 對特定人以權力欺壓，刻意分配不合理工作目標或與能力明顯不符之工作。
4. 對特定人刻意散布其謠言或揭露隱私。
條文裡的「綜合審酌」列了五個面向：背景、頻率、場所、行為人動機、目的。
提問清單就照這五個面向加四款樣態來排，每一組問完，調查報告的對應段落就有材料可寫。
第一組：背景
– 你與對方的職務關係是什麼？誰對誰有指揮監督權？ – 兩人共事多久？工作上的接觸頻率大約如何？ – 這件事發生之前，兩人之間有沒有其他過節或爭議？ – 部門當時的人力、工作量、專案期程是什麼狀況？ – 有沒有組織調整、考績、升遷等同期發生的事件？
第二組：頻率
– 你所指的行為，第一次發生是什麼時候？ – 之後還有發生嗎？大約多久一次？ – 最近一次是什麼時候？ – 每次的情形是類似的，還是有變化？ – 你有沒有留下時間紀錄、訊息、信件或其他可以對應日期的資料？
第三組：場所
– 事情發生在哪裡？辦公室、會議室、通訊軟體群組、還是下班後的場合？ – 當時現場還有誰在？ – 如果是線上的，是私訊還是群組？群組有多少人？ – 有沒有其他人可能看到或聽到？
第四組：行為人動機與目的
這一組要特別小心提問方式。
動機是內心狀態，不能直接問「他是不是故意的」，要問可以觀察到的外部事實。
– 對方在做這件事之前或當下，有沒有說過什麼？原話是什麼？ – 對方對其他同仁有沒有相同的做法？ – 這樣的安排或指示，跟部門的常規做法有沒有不同？ – 如果是工作分配，分配的依據是什麼？有沒有書面或口頭的說明？ – 對方事後有沒有解釋或說明？
第五組：對應四款樣態
依準則 §2 的四款，逐款設計具體問題：
| 樣態款次 | 提問方向 |
|---|---|
| 第一款 排擠、忽視、冷落 | 哪些會議或活動你被排除在外？誰決定的？其他同職級的人有沒有參加？ |
| 第二款 阻礙工作、刁難、隱瞞資訊 | 你需要的哪一項資訊沒有拿到？向誰要過？對方如何回覆？沒有那項資訊對你的工作造成什麼影響？ |
| 第三款 權力欺壓、不合理工作 | 被交付的工作內容與時限是什麼？跟你的職務說明書相符嗎？同職級的人被交付的工作是什麼？ |
| 第四款 散布謠言、揭露隱私 | 你聽到的說法是什麼？從誰那裡聽到？對方說是誰講的？涉及哪些個人資訊？ |
第六組：身心影響與已採取的措施
– 這件事對你的工作與生活造成什麼影響？ – 有沒有就醫、請假或申請調整工作？ – 你有沒有向誰反映過？主管、人資、還是同事？對方的回應是什麼？ – 你希望公司怎麼處理？
最後一題不只是關心。
準則 §7 第 1 項第 1 款第 1 目要求「考量申訴人意願，採取適當之隔離等措施」，§13 的協調程序也要看申訴人有沒有意願。
這一題的答案會直接影響後續程序怎麼走。
被申訴人的提問設計
被申訴人的訪談不是把申訴人的問題再問一次。
準則 §16 第 1 項本文要求給予「陳述意見及答辯機會」，兩段要分開：
– 陳述意見段：請就你所知，說明某年某月某日在某地發生的事情經過。
– 答辯段：申訴人陳述某項情形，關於這一點，你的說明是什麼？有沒有其他資料可以提供？
答辯段的每一題都要對應到申訴人陳述中的一個具體事項。
這樣做的好處是，調查報告寫「事實認定與理由」時，可以逐項比對兩造對同一件事的說法。
證人的提問設計
證人的提問要避免引導與污染：
– 先問開放的：你對某年某月在某地的情形，知道什麼？ – 再問具體的：當時現場有誰？你在哪個位置？聽到的原話是什麼？ – 最後才問確認的：申訴人提到某件事，你有沒有看到或聽到？
順序反過來，證人的記憶容易被問題本身帶著走。
⚠ 上述提問清單依準則 §2 的要件與 §16、§17 的要求自行設計，屬顧問建議之實務做法，非法定必問項目。
實際個案應依事實調整。
五、訪談當下最常卡住的三個界線
受訪談者堅持要自己錄音
準則 §16 第 1 項第 2 款寫得很明確：受訪談者，不得自行錄音或錄影。
條文只寫了禁止，沒有寫違反時的效果。
本批查核期間，未在勞動部或職業安全衛生署的公開資料中找到針對此情形的官方說明或函釋。
這一題目前沒有官方答案。
企業手上有法源的工具只有一個：準則 §17 第 3 項的「當事人無正當理由拒絕配合調查，經通知限期配合調查，屆期仍未配合者，調查小組得不待其陳述，逕行作成調查報告」。
這條處理的是「拒絕配合」，跟「堅持自行錄音」不完全等同，能不能直接套用，須就個案判斷。
實務上比較穩的處理順序是：先在書面通知與訪談開場說明本款規定與公司會全程錄音的做法；請受訪談者在紀錄上簽名確認已被告知；如仍堅持，將該情形記入紀錄，並依 §17 第 3 項的程序另行處理，而不是當場沒收設備或強行中止。
⚠ 這屬顧問建議，非法定程序。
兩造說法完全相反，可不可以找來對質
不可以。
準則 §16 第 1 項第 3 款規定，調查過程或召開會議時，不得令當事人間或協助調查之相關人對質。
地方辦法 §13 第 3 款同樣禁止。
說法相反時的做法是分別追問細節、比對可查證的客觀事實（出勤紀錄、通訊紀錄、會議紀錄、監視畫面），而不是把人叫到同一間會議室。
準則 §16 第 1 項第 6 款的「保全相關證據」在這裡就派上用場。
主管想旁聽訪談
準則沒有明文禁止，但 §16 第 1 項第 7 款要求對當事人與協助調查人員的姓名及足以辨識身分之資料保密，§16 第 2 項把保密義務擴及參與處理申訴事件之所有人員。
不在調查小組編制內的主管旁聽，等於把知悉範圍擴大到程序之外的人。
準則 §8 第 4 項也定調：雇主處理職場霸凌申訴，應以不公開方式為之。
⚠ 建議做法是不開放旁聽，如確有必要（例如需要說明制度背景），改以另外訪談的方式處理，並記入紀錄。
這屬顧問建議。
六、訪談紀錄怎麼保存
準則 §26 規定，雇主依本準則所採行之預防措施、受理申訴、協調、調查與申復等之處理過程及結果，應作成執行紀錄並留存三年。
訪談紀錄與錄音錄影檔屬於「調查」階段的執行紀錄，同樣落在三年之內。
條文沒有規定保存的形式與管理方式，以下屬實務建議：
| 項目 | 建議做法 |
|---|---|
| 存放位置 | 與一般人事檔案分開，獨立且限制存取的位置 |
| 存取權限 | 限縮在調查小組成員與申訴處理單位成員 |
| 檔案命名 | 案號加訪談日期加受訪談者代號，避免在檔名出現姓名 |
| 錄音檔 | 與紀錄一併歸檔，編號可對應 |
| 借閱 | 每次調閱留下紀錄，載明調閱人、時間、事由 |
| 期滿 | 依內部規範處理，並留下處理紀錄 |
⚠ 準則對錄音檔的加密、存取權限、期滿銷毀均無明文，上表屬顧問建議。
企業可依個人資料保護法的安全維護義務自行設計。
第三年的起算，實務上以案件結案日起算比較安全，而不是以各份文件產生日各自起算。
同一件案子的文件會分散在好幾個月，分開起算會造成同案文件的保存期限不一致。
七、把訪談放回整條流程裡
訪談是調查程序中間的一段。
前面有受理與時限，後面有調查報告與決定。
整條流程的時間軸與各節點起算點，見〈職場霸凌申訴處理流程：受理窗口、時限與紀錄要件〉。
訪談完成後要寫的調查報告，依準則 §17 第 2 項必須包括案由、調查訪談過程（含日期及對象）、當事人及相關人員陳述之重點、事實認定與理由、處理建議五項。
訪談紀錄的欄位如果設計得對，這五項寫起來就是整理而非重寫。
站內其他相關內容：調查流程的完整步驟見〈職場霸凌調查流程懶人包〉，調查小組的成員資格與迴避見〈職場霸凌調查小組成員資格〉，申訴書與受理回覆函見〈職場霸凌申訴書範本與受理回覆函怎麼寫〉，防治計畫的架構見〈職場霸凌防治計畫範本〉。
常見問題 FAQ
Q1：職場霸凌調查訪談一定要錄音嗎？
準則 §16 第 1 項第 2 款規定，訪談當事人及相關人員時，以錄音或錄影輔助，並作成紀錄。
錄音或錄影擇一即可，但條文用的動詞是「輔助」，法定文件仍是紀錄。
只錄音而沒有作成紀錄，不符合本款要求。
Q2：受訪談者可以自己錄音嗎？
不可以。
準則 §16 第 1 項第 2 款明文規定受訪談者不得自行錄音或錄影，地方辦法 §13 第 1 款也有相同規定。
條文沒有規定違反時的效果，本批查核期間亦未在勞動部或職業安全衛生署公開資料中找到相關官方說明。
建議在書面通知與訪談開場先行告知，並將告知情形記入紀錄。
Q3：訪談紀錄需要受訪談者簽名嗎？
準則對訪談紀錄沒有明文要求簽名。
準則 §8 第 1 項對言詞或電子郵件申訴的紀錄，則要求向申訴人朗讀或使閱覽確認內容無誤，並由其簽名或蓋章。
訪談紀錄比照設置閱覽確認與簽名欄，屬實務上較穩的做法，可作為日後證明訪談內容經確認的依據。
Q4：申訴人與被申訴人的說法完全相反，可以找來當面對質嗎？
不可以。
準則 §16 第 1 項第 3 款規定，調查過程或召開會議時，不得令當事人間或協助調查之相關人對質。
地方辦法 §13 第 3 款也有相同禁止。
說法歧異時，應分別追問細節並比對客觀事證，準則 §16 第 1 項第 6 款的保全相關證據即為此而設。
Q5：被申訴人拒絕接受訪談，調查還能繼續嗎？
可以。
準則 §17 第 3 項規定，當事人無正當理由拒絕配合調查，經通知限期配合調查，屆期仍未配合者，調查小組得不待其陳述，逕行作成調查報告。
要留意的是前提：必須先依 §16 第 1 項第 1 款以書面通知並記載不到場所生之影響，再經通知限期配合，兩個步驟都要有紀錄。
Q6：企業的訪談規定跟地方主管機關的有什麼不一樣？
準則 §16 是七款，地方辦法 §13 是六款。
企業版多出「特殊專業諮詢」與「保全相關證據」兩款；官方版多出「另作成書面資料交閱覽」與「依行政程序法申請閱覽卷宗」兩款。
企業版在本文另有「應給予當事人陳述意見及答辯機會」的要求，比官方版多了答辯這一層。
Q7：訪談紀錄要保存多久？
依準則 §26，雇主所採行之預防措施、受理申訴、協調、調查與申復等之處理過程及結果，應作成執行紀錄並留存三年。
訪談紀錄與錄音錄影檔屬於調查階段的執行紀錄，同樣適用。
準則對保存形式與管理方式未有明文，企業可依個人資料保護法的安全維護義務自行設計存取權限與調閱紀錄。
下一步：把提問清單變成公司自己的表單
提問清單的價值在於能被排進表單裡，而不在於被記起來。
訪談紀錄的欄位設計對了，調查報告的五項就是整理；設計錯了，訪談做完還要重來一次。
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