職場霸凌證據保全，公司最常漏掉第二步。
東西都在，卻沒有人記下它們是怎麼來的。
《職場霸凌防治措施準則》自 115 年 7 月 1 日施行以後，企業端的申訴案開始進入第一輪結案。
實際看下來，多數公司的問題不在「有沒有蒐集到東西」，而在蒐集完之後沒有留下任何說明。
截圖存在某位主管的手機裡、監視畫面被系統自動覆蓋、出勤紀錄的匯出檔沒有註明匯出時間與匯出人。
等到申復或勞動檢查回頭看這份卷宗，證據還在，但沒有人能說清楚它是什麼時候、由誰、用什麼方式取得的。
這篇文章把「保全」與「查驗」這兩個動詞拆開來寫。
哪些東西在霸凌案裡站得住、取得時會撞到哪些界線、拿到之後要留下什麼紀錄，一項一項對到準則的條文上。
一、先看終點：調查報告裡有一欄叫「相關物證之查驗」
要判斷證據工作做到什麼程度才算完整，最快的方法是先看這份工作的終點，也就是調查報告要寫成什麼樣子。
《職場霸凌防治措施準則》第 17 條第 2 項規定，調查報告的內容應包括五項：一、申訴事件之案由，包括申訴人之申訴要旨。
二、調查訪談過程，包括日期及對象。
三、當事人及相關人員陳述之重點。
四、事實認定與理由，包括證人及相關人員陳述之重點、相關物證之查驗。
五、處理建議。
第四款把「陳述」與「物證」並列寫進法定必載事項。
條文用的動詞是「查驗」，指的是調查小組要對物證本身做過檢視與確認，並把這個過程寫進報告。
一份只有訪談紀錄、沒有物證查驗段落的調查報告，內容要件本身就少了一塊。
這一點對企業的意義很直接。
調查程序的品質，最後是靠報告呈現的；報告寫得出什麼，取決於前面保全了什麼。
如果保全階段只把檔案丟進資料夾，到了寫報告那一刻，就沒有材料可以填進第四款。
實務上還有一層連動。
準則第 22 條第 4 項列出四款「重大瑕疵」，其中第四款是「有足以影響調查結果而未採納之重要事證或其他重大瑕疵」。
當事人提出的物證如果在卷宗裡找不到查驗紀錄，之後主張「重要事證未被採納」時，公司很難證明自己看過、評估過。
關於申復與重大瑕疵的完整處理路徑，可以延伸閱讀本站的職場霸凌申訴被駁回後怎麼辦。
二、保全是雇主的動作，不是員工的功課
準則第 16 條第 1 項規定，雇主於進行調查時，應給予當事人陳述意見及答辯機會，並依七款規定辦理：
一、以書面方式通知當事人，並記載調查目的、時間、地點及不到場所生之影響。
二、訪談當事人及相關人員時，以錄音或錄影輔助，並作成紀錄；受訪談者，不得自行錄音或錄影。
三、調查過程或召開會議時，不得令當事人間或協助調查之相關人對質。
四、當事人及相關人員應配合調查，並提供相關文件、資料或陳述意見。
五、有涉及調查之特殊專業、鑑定及其他相關事項，得諮詢其他機關（構）、法人、團體或專業人員。
六、保全相關證據。
七、就當事人或協助調查人員之姓名及其他足以辨識身分之資料，應予保密。
但基於調查之必要或公共安全之考量者，不在此限。
第六款只有五個字，卻是整條裡最容易被跳過的一款。
它的主詞是雇主，不是申訴人。
員工來申訴的時候手上有什麼，公司就收什麼，這是受理端的工作；但公司系統裡還有哪些資料會隨時間消失、要在哪一刻凍結，那是雇主自己要判斷的事。
兩者的時間點也不一樣。
員工提交的材料通常在受理後才進來，公司系統裡的資料卻可能在受理前就開始倒數。
門市監視主機的循環覆蓋週期常見是七到三十天，通訊軟體的群組訊息可能被成員自行回收，離職交接時的信箱可能被停用。
判斷點在於：這些資料一旦過了時間就不會再回來，而準則要求的「保全」正是要趕在那之前。
另外要注意第四款。
條文寫的是「當事人及相關人員應配合調查，並提供相關文件、資料或陳述意見」。
調查小組向部門主管調取排班表、向資訊單位調取系統紀錄，依據就在這一款，不需要另外找理由。
三、七類物證清單：哪些東西在霸凌案裡站得住
以下七類是霸凌案調查中出現頻率最高的物證。
整理的角度不是「員工怎麼蒐集」，而是「公司收到或調取之後，要做什麼才算保全完成」。
| 物證類型 | 常見來源 | 保全的關鍵動作 | 會撞到的界線 |
|---|---|---|---|
| 文字對話紀錄 | 公司通訊軟體、電子郵件、簡訊 | 取得原始檔或完整匯出檔，不只收截圖；記錄匯出人與匯出時間 | 個人設備與私人帳號的界線 |
| 出勤與排班紀錄 | 差勤系統、打卡機、班表 | 匯出爭議期間完整區段，含修改軌跡 | 匯出後即凍結，不得再行調整 |
| 人事異動紀錄 | 職務調整、考績、簽核流程 | 調取原始簽核單與系統紀錄，非事後補述 | 涉及第三人考績資料須遮蔽 |
| 工作指派與交付紀錄 | 專案系統、工單、交辦信件 | 保留指派時間與內容原貌 | 商業機密資訊的閱覽範圍 |
| 會議紀錄與簽到 | 例會、部門會議、教育訓練 | 確認紀錄版本與是否經與會者確認 | 未經確認的草稿要標明狀態 |
| 影像紀錄 | 工作場所監視設備 | 在覆蓋週期內完成備份，記錄調閱人與調閱範圍 | 隱私空間不得設置、調閱權限須控管 |
| 醫療與諮商相關文件 | 由當事人自行提出 | 只收當事人主動提供者，不主動向醫療端調取 | 高度敏感個資，閱覽人數要壓到最低 |
幾個容易被忽略的細節：
截圖不等於原始檔。
截圖能看到內容，但看不到訊息的時間戳記結構、是否有被編輯或回收的痕跡。
收到截圖時，同步向提出者要求原始對話的完整匯出，或至少請對方保留原始裝置上的紀錄不刪除。
兩者都收，報告裡才寫得出「經與原始紀錄比對一致」。
出勤紀錄的價值常被低估。
勞動基準法第 30 條第 6 項規定，出勤紀錄應逐日記載出勤情形至分鐘為止。
在「刻意分配不合理工作目標」這類主張裡，逐分鐘的出勤資料能呈現一段時間的工時變化，這是口頭陳述做不到的。
影像的取捨要先想清楚範圍。
監視畫面的調閱不是越多越好。
調閱範圍過大，會連帶蒐集到大量與本案無關的第三人影像，反而增加公司的個資風險。
先確定爭議事件的時間區段，再依該區段調閱。
四、取得的四條界線：拿得到，不代表拿得對
保全工作最容易出事的地方在這一節。
公司握有系統權限，技術上什麼都拿得到，但拿的方式會決定這份證據後續是資產還是負債。
第一條線：個人資料的蒐集與利用範圍。
個人資料保護法第 19 條要求非公務機關蒐集個資須有特定目的且符合法定要件，第 20 條要求利用個資須在蒐集目的必要範圍內。
霸凌調查是明確的特定目的，但「必要範圍」是會被檢視的。
判斷方式是問自己：這筆資料與待證事實有沒有對應關係？如果答不出來，就不該調。
第二條線：公司設備與私人領域的分界。
公司配發的信箱、公司建置的通訊群組，屬於公司資訊資產的範圍；員工個人手機裡的私人帳號對話，不在其中。
實務上的做法是事前把界線寫進資訊安全政策或工作規則，讓員工在事前就知道公司設備的使用與監看規則，而不是在案發後才臨時解釋。
第三條線：調查中不得自行錄音的規定。
準則第 16 條第 1 項第 2 款寫得很清楚，訪談時以錄音或錄影輔助，並作成紀錄；受訪談者，不得自行錄音或錄影。
這一款規範的是調查程序的秩序，公司要做的是在訪談開始前明白告知並記錄於訪談紀錄。
至於受訪談者違反規定而自行錄音，該錄音在其他程序中的效力如何，屬於另一個層次的問題，不因準則的禁止規定而自動得出結論，這一點在調查階段不需要、也不應該由調查小組下判斷。
第四條線：保密義務的範圍比想像中大。
準則第 16 條第 2 項規定，負有保密義務者包括參與處理申訴事件之所有人員。
這句話涵蓋的不只調查委員，還包括協助調閱系統的資訊人員、協助整理檔案的行政人員。
保全動作牽涉到誰，誰就進入保密名單，這份名單本身也要留下來。
新版《執行職務遭受不法侵害預防指引》在監視設備這一塊也給了明確方向：工作場所設置監視設備應兼顧安全管理需求及勞工隱私權保障，避免過度監控，並不得於廁所、更衣室等涉及高度隱私空間設置監視設備。
這條原則在霸凌調查調閱影像時同樣適用。
五、查驗紀錄怎麼寫：五個欄位讓物證站得住
回到準則第 17 條第 2 項第 4 款。
要在報告裡寫出「相關物證之查驗」，前面就要有可以引用的紀錄。
建議每一件物證固定留下五個欄位：
欄位一：來源。
這份資料從哪裡來。
是申訴人提交、被申訴人提交、公司系統調取，還是第三人提供。
來源決定了後續要不要向對造揭露。
欄位二：取得時間與取得人。
精確到日期，調閱系統資料時建議記到時分。
取得人要寫實際執行的人，不是掛名的單位主管。
欄位三：取得方式。
用什麼方法拿到的。
系統匯出、實體影印、當事人以電子郵件寄送、現場拍攝，寫法要具體到可以被複製驗證。
欄位四：原始檔保存位置。
存在哪一個受管制的位置、由誰保管、誰有存取權限。
這一欄是日後回頭複核的入口。
欄位五：與待證事實的對應。
這份物證要證明的是哪一件事。
準則第 2 條列出四款樣態：刻意排擠忽視冷落、破壞或阻礙工作、以權力欺壓分配不合理工作、散布謠言或揭露隱私。
把物證對到具體的樣態上，報告的事實認定段落才寫得出理由。
五個欄位加起來不到半頁，但它們決定了報告第四款有沒有東西可寫。
工作起點很清楚，麻煩的是很多公司把它留到寫報告那一天才回想，那時候經手的人可能已經離職或忘記細節。
六、公司自己的程序文件，也是要保全的證據
多數企業把「證據」理解成與霸凌行為有關的材料，忽略了另一組同樣重要的文件：公司處理這件事的過程本身。
準則第 22 條第 4 項的重大瑕疵四款，有三款檢視的是程序：申訴處理單位設置或調查小組組成未符第 9 條第 1 項、第 14 條第 2 項至第 4 項規定；未給予當事人任一方陳述意見之機會；違反第 15 條有應迴避而未迴避之情形。
這三款要拿什麼來證明沒有發生？答案是公司自己的程序文件。
需要一併保全的程序性文件至少包括：
– 受理相關：申訴受理紀錄、受理或不受理的書面通知、通知送達的憑證 – 組成相關：調查小組成員名單、成員資格證明、外部委員的聘任文件、性別比例的計算依據 – 迴避相關：各成員的迴避聲明書、當事人申請迴避的書面與公司的准駁決定 – 程序相關：訪談通知書、訪談紀錄與受訪者確認簽名、會議簽到與出席人數紀錄 – 決定相關：申訴處理單位的表決紀錄、附理由的決定書、通知當事人的書面與送達憑證
準則第 18 條第 2 項規定，決定應有成員二分之一以上出席會議，出席者過半數之同意。
這個門檻要成立，會議簽到與表決紀錄就是唯一的證明。
準則第 15 條的迴避規定同理，沒有迴避聲明書，就無法證明成員有做過利益衝突的檢視。
程序文件的價值在於它是公司唯一能自己控制的一塊。
行為本身的證據可能不完整，但程序有沒有走好，完全取決於公司自己。
至於這些文件的格式與撰寫方式，本站另有一篇職場霸凌訪談紀錄範本與提問清單專門處理訪談端的欄位設計，本篇不重複。
七、三年那條線：留存期間與交接
準則第 26 條規定，雇主依本準則所採行之預防措施、受理申訴、協調、調查與申復等之處理過程及結果，應作成執行紀錄並留存三年。
三年這個期間要跟另外兩個時間放在一起看。
職業安全衛生法第 22 條之 3 第 2 項規定，向地方主管機關提起申訴的期限，自職場霸凌行為終了時起逾三年者不予受理；事件發生時在職的勞工，得於離職之日起一年內申訴，有較長期限者從其規定。
另一邊，《職業安全衛生設施規則》第 324 條之 3 對職場不法侵害預防措施同樣要求留存紀錄或文件三年。
三條線疊在一起的結論是：三年這個期間與申訴期限對齊，並非行政上的隨意設定。
實務上要處理三件事：
存放位置要集中且受管制。
分散在各個承辦人的個人硬碟或信箱，三年後幾乎必然殘缺。
指定一個受權限控管的存放區，並把存取權限名單納入保密名單管理。
人員異動時要交接。
承辦人離職、調查委員任期結束、外部委員合作終止，卷宗的保管責任要跟著移轉，並留下交接紀錄。
這一點在中小企業特別容易斷線，因為承辦往往只有一個人。
電子檔的可讀性要維持。
三年之內作業系統與軟體版本會更迭，專屬格式的檔案有機會打不開。
備份時同步保留一份通用格式，是成本很低的保險。
八、規模不同，保全的做法也不同
準則對不同規模的企業設了不同義務，保全工作的重量也跟著改變。
僱用未達三十人。
準則第 6 條第 5 項規定，僱用未達三十人之雇主，得參照前四項規定辦理。
準則第 21 條第 1 項另定，未達三十人者，自接獲申訴翌日起三個月內作成決定，必要時得延長一個月並通知當事人。
這一級的重點是把保全動作壓縮成一張檢核表，由負責人或人資直接執行，不必建立複雜的組織。
三十人以上未達一百人。
準則第 6 條第 1 項要求訂定職場霸凌防治措施、申訴與懲處規範並指定專責單位；第 9 條第 1 項要求申訴處理單位成員至少三位、任一性別比例不得少於三分之一。
準則第 21 條第 2 項規定，這一級自接獲申訴翌日起四個月內作成決定。
保全工作在這一級開始需要分工，建議把「調取系統資料」與「審閱評估」交給不同人，避免同一人身兼取證與判斷。
一百人以上。
準則第 14 條第 1 項要求於受理申訴之日起十五個工作日內選任成員並組成調查小組；第 14 條第 2 項要求成員至少三人、外部專業人士不得少於二分之一、任一性別比例不得少於三分之一。
這一級的關鍵是外部委員進場前，內部資料要先完成保全與清單化。
外部委員通常沒有系統權限，如果等他們到任才開始調資料，十五個工作日的時間壓力會直接壓縮到調查品質。
三個級距的共同點是：受理那一刻就要啟動保全，不能等到組成調查小組之後。
組織規模影響的是誰來做，不影響什麼時候開始。
九、開始之前，先確認這五件事
給人資與經營者的實作順序，照這個次序走通常最省力：
1. 列出公司會自動消失的資料清單。
監視系統的覆蓋週期、通訊軟體的訊息保留政策、差勤系統的歷史資料保存期限，各是多久。
這份清單事前做好，受理當天才知道要先凍結哪幾項。
2. 指定一位保全執行人並授權。
這個角色不必是主管，但必須有調取系統資料的實際權限，並列入保密名單。
3. 把五個查驗欄位做成固定表單。
來源、取得時間與取得人、取得方式、原始檔保存位置、與待證事實的對應。
表單化之後，執行的人不需要每次判斷該記什麼。
4. 確認資訊安全政策與工作規則有寫到公司設備的使用與監看規則。
事前寫清楚，事後才不會在調查程序裡被質疑取得方式。
5. 設定三年的保存與交接機制。
存放位置、權限名單、人員異動時的交接流程，三項寫進防治規範裡。
更完整的制度架構，可以參考本站的職場霸凌防治完整指南，該篇把準則二十九條與地方申訴辦法的對應關係整理成一份總覽。
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常見問題 FAQ
Q1：員工只提供對話截圖，公司可以要求他提供原始檔嗎？
可以。
準則第 16 條第 1 項第 4 款規定，當事人及相關人員應配合調查，並提供相關文件、資料或陳述意見。
調查小組向申訴人要求原始對話紀錄，屬於這一款的範圍。
要求時建議以書面為之，並記錄申訴人的回應；若申訴人表示無法提供，把原因記入卷宗，報告的物證查驗段落再據此說明比對範圍的限制。
Q2：監視器畫面要調閱多久的區間才算合理？
以爭議事件的時間區段為準，不是以方便為準。
調閱範圍越大，蒐集到的無關第三人影像越多，公司在個人資料保護法第 20 條上的必要範圍就越難說明。
實務做法是先由調查小組確定待證事實發生的日期與時段，再據以開立調閱單，並在調閱單上記載範圍、目的、調閱人與核准人。
Q3：公司可以查看員工的公司電子郵件嗎？
關鍵在於事前有沒有規則。
公司配發的電子郵件屬於公司資訊資產，但存取行為仍受個人資料保護法拘束，並須落在調查的必要範圍內。
建議在資訊安全政策或工作規則中事先載明公司設備的使用範圍與必要時的存取程序，並在實際存取時留下核准紀錄與存取範圍紀錄。
沒有事前規則就臨時存取，程序上的爭議會比較大。
Q4：調查報告一定要寫物證查驗嗎？只有訪談紀錄可不可以？
準則第 17 條第 2 項第 4 款把「相關物證之查驗」列為調查報告應包括的內容之一。
案件中若確實沒有物證，正確做法是在報告中說明已進行的查證範圍與未取得物證的原因，而不是省略這一段。
完全不提，日後被主張「重要事證未採納」時，公司缺乏可以回應的紀錄。
Q5：證據要保存多久？結案就可以刪除嗎？
不可以。
準則第 26 條規定，預防措施、受理申訴、協調、調查與申復等處理過程及結果，應作成執行紀錄並留存三年。
這個期間與職業安全衛生法第 22 條之 3 第 2 項所定的三年申訴期限對齊，結案並不是保存義務的終點。
Q6：受訪談者自己偷偷錄音，公司要怎麼處理？
準則第 16 條第 1 項第 2 款明定受訪談者不得自行錄音或錄影。
公司應在訪談開始前明白告知這項規定，並將告知事實記入訪談紀錄。
若事後發現有人違反，處理方式是記錄該事實並依內部規範處理，至於該錄音在其他程序中的效力，涉及個案判斷，不宜由調查小組在報告中預先論斷。
把證據保全變成可以交出去的一份卷宗
證據保全的價值在於讓調查結果經得起回頭檢視，而不在於蒐集了多少檔案。
條文只寫到「保全相關證據」五個字，怎麼保全、留下什麼紀錄、保存多久、由誰交接，全部留給企業自己設計。
這正是制度會出現落差的地方。
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如果貴公司剛完成第一件申訴案，或正在補建防治規範，可以先做一次盤點，看看卷宗裡缺的是哪一塊。
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延伸閱讀：職場霸凌調查報告的認定理由怎麼寫？七層論證與不採納證據的交代
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