認定理由沒寫清楚，職場霸凌調查報告會重來。
申復會議一開，程序瑕疵就浮出來了。
《職場霸凌防治措施準則》自民國 115 年 7 月 1 日施行以來，多數企業已經把調查小組組起來、訪談做完、報告寫出來。
真正卡住的環節出現在後面：報告送到申訴處理單位審議，或當事人提出申復之後，被問到「這個結論是怎麼推出來的」。
這一篇不重複列報告要包含哪五項，那是另一篇的內容。
這一篇只處理其中一項：準則第 17 條第 2 項第 4 款的「事實認定與理由」，尤其是「理由」這兩個字該長成什麼樣子。
制度全貌與準則 29 條的整體架構，見職場霸凌防治完整指南。
條文引自全國法規資料庫，法規整編資料截止日為民國 115 年 8 月 7 日。
一、條文要求的是認定「與理由」，不是只有認定
準則第 17 條第 2 項第 4 款的原文是：事實認定與理由，包括證人及相關人員陳述之重點、相關物證之查驗。
多數報告寫到「事實認定」就停了。
時間、地點、人物、行為寫得清清楚楚，證據也附了一整包，最後一句是「綜合上開事證，認定申訴事件成立」。
問題在於中間那一段被省略了。
從證據到結論之間，有一連串判斷：哪一份證據可信、為什麼可信、它證明了哪一項事實、那項事實為什麼構成職場霸凌。
這些判斷寫下來就是「理由」，沒寫下來，報告就只是一份證據清單加一個結論。
準則第 17 條第 1 項給的時間是：雇主應自調查小組成立後翌日起二個月內完成調查報告；必要時，得延長一個月，並應通知當事人。
但調查過程之協調期間，不予計入。
兩個月加一個月，聽起來很充裕。
實務上訪談排程就吃掉大半，留給撰寫的時間往往只剩一兩週。
這也是理由段被壓縮的主因。
二、認定理由的七層論證結構
一份經得起檢視的理由，至少要看得出七層。
這七層可以直接當成寫作的段落順序。
第一層，待認定爭點。
先把要判斷的事情變成問句。
「申訴人主張遭受霸凌」這種寫法沒有辦法逐項查證，要拆成具體爭點：某年某月某日的會議上，被申訴人是否當眾以特定言詞指摘申訴人；申訴人自某月起是否被排除於部門例會之外；工作分派是否明顯超出申訴人的職務範圍與能力。
爭點拆得越具體，後面的證據就越好對應。
一份報告有三到五個爭點是常見的規模。
第二層，調查所得證據。
逐項列出，並標明來源。
訪談紀錄要寫是誰、哪一天；文件要寫種類與日期；通訊紀錄要寫載體與擷取方式。
物證的取得界線與查驗方式，另見職場霸凌證據保全怎麼做。
第三層，各證據的可信性及證明力。
這一層最常被跳過。
可信性處理的是「這份證據本身可不可靠」，證明力處理的是「它能證明到什麼程度」。
舉例來說，同部門同事的訪談陳述，可信性要考慮他與雙方的關係、是否在場、是否為轉述；證明力則要看他講的是親眼所見的具體行為，或只是整體印象。
兩個人講同一件事，一個在場一個聽說，證明力不一樣。
第四層，認定的具體事實。
把前三層收斂成幾句陳述句：經查，某年某月某日某會議中，被申訴人確有以某某言詞指摘申訴人，在場者有某某等三人。
第五層，適用的判斷要件。
準則第 2 條的原文是：職場霸凌之認定，應符合本法第二十二條之一第一項之定義，並綜合審酌事件發生之背景、頻率、場所、行為人動機、目的及下列各款情形。
四款情形是：
一、對特定人刻意排擠、忽視、冷落、不讓參與必要之重要會議、事務或活動。
二、對特定人破壞或刻意阻礙其工作、利用職務刁難、刻意隱瞞資訊或提供不實資訊。
三、對特定人以權力欺壓，刻意分配不合理工作目標或與能力明顯不符之工作。
四、對特定人刻意散布其謠言或揭露隱私。
第六層，要件與事實的逐項涵攝。
把第四層的事實，一項一項對到第五層的判斷框架上。
這一層要交代的是「為什麼這個事實符合或不符合」，而不只是把兩者並列。
第七層，成立或不成立的結論。
前六層寫到位，這一層通常只需要兩三句話。
七層的核心可以用一句話概括：讓讀報告的人看見「哪些證據證明哪個事實，以及該事實為何符合或不符合判斷要件」，而不是只看到一句「綜合證據，認定成立」。
三、樣態涵攝：準則第 2 條該怎麼對上去
第五層與第六層是全篇最需要功力的地方，因為準則第 2 條的寫法有兩個容易誤讀的設計。
第一個設計，四款是「情形」，不是「要件」。
條文用的動詞是「綜合審酌……及下列各款情形」。
這代表四款是審酌時要看的類型，不是滿足其一即成立的構成要件。
報告若寫成「本案符合第三款，故霸凌成立」，論證是跳的。
第二個設計，四款前面還有一串。
「事件發生之背景、頻率、場所、行為人動機、目的」這五項，與四款情形並列在同一句裡，同屬綜合審酌的對象。
正確的涵攝寫法，是把這五項加四款一起攤開。
以下是一個結構示範：
> 就前述認定之事實，本小組綜合審酌如下。
背景方面，雙方為直屬主管與部屬關係，該部門於同期間進行人力調整。
頻率方面，經認定之行為集中於某月至某月，共計四次，間隔約兩週。
場所方面，其中三次發生於部門公開會議，一次於通訊群組。
動機與目的方面，被申訴人稱係為督促績效，惟同期間其他同仁未受相同對待，且其指摘內容多涉及個人特質而非工作事項。
就準則第 2 條第 1 款所列情形，經認定之事實中，申訴人自某月起未被列入部門例會通知名單，與其職務內容不符，屬不讓參與必要之重要會議。
就第 3 款所列情形，某月分派之專案時程與其職務範圍明顯不符，且未提供必要協助。
這一段的特徵是：每一句都可以往回追到某一項證據，每一個結論都貼著條文的用語。
不成立的案子也要寫這一段。
認定不成立時，理由要說明的是「經審酌後為何不構成」，例如頻率單一、行為屬管理權合理行使範圍、雙方陳述均無其他佐證等。
省略這一段，不成立的結論會顯得像是沒查。
四、不採納的證據要怎麼交代
這一節是本篇的核心，也是最多報告漏掉的一項。
準則第 22 條處理申復程序。
第 1 項規定：當事人不服第 18 條第 3 項決定，得於收到書面通知翌日起三十日內，以書面具明理由，向雇主提出申復；同一事件以一次為限。
第 2 項規定：雇主於接獲前項申復後，應於十個工作日內，由申訴處理單位成員推舉召集人，召開申復審議會議；於會議進行時，應給予申復人陳述意見之機會，並得邀原調查小組成員或相關人員列席說明。
第 3 項規定：前項會議發現調查處理程序有重大瑕疵或有足以影響原調查認定之新事證時，應組成申復調查小組再行調查，其成員至少三位，並依下列規定辦理：僱用勞工人數在一百人以上者，外部專業人士不得少於三分之二，且任一性別比例不得少於三分之一；僱用勞工人數三十人以上未達一百人者，外部專業人士至少一人，且任一性別比例不得少於三分之一。
關鍵在第 4 項。
它把「調查程序有重大瑕疵」定義成四種情形：
一、申訴處理單位之設置或調查小組之組成，未符合第 9 條第 1 項、第 14 條第 2 項至第 4 項規定。
二、未給予當事人任一方陳述意見之機會。
三、違反第 15 條規定，有應迴避而未迴避之情形。
四、有足以影響調查結果而未採納之重要事證或其他重大瑕疵。
第四款直接對應報告的寫法。
當事人提出了某份證據，調查小組看過但沒有採納，報告裡卻完全沒提到這份證據——從申復審議的角度看，這與「未採納之重要事證」很難區分。
一旦被認定為重大瑕疵，依第 3 項就要組成申復調查小組再行調查，而且成員的外部專業人士比例還有下限要求。
要避開這一款，作法是在報告中設一段「未採納之證據及其理由」，逐項寫清楚：
| 應交代的項目 | 寫法示範 |
|---|---|
| 是什麼證據 | 申訴人於某月某日提出之通訊軟體對話截圖十二張 |
| 誰提出的 | 申訴人 |
| 為何不採納 | 該對話擷取自群組，無法確認前後文；經向群組其他成員查證，該日對話另有前後語境 |
| 不採納是否影響結論 | 縱不採納該截圖，第二爭點仍有訪談紀錄三份可資佐證，不影響認定 |
第四欄尤其重要。
它回答的正是第 4 項第 4 款的用語「足以影響調查結果」。
報告若能說明「不採納它也不影響結論」，就不落入該款的範圍。
反過來說，如果某份證據不採納會影響結論，那它就不該被略過不談，該做的是進一步查證。
申復程序本身的走法、公司在該階段要留哪些證據，另見職場霸凌申訴被駁回後怎麼辦。
五、當事人拒絕配合時，報告怎麼寫
準則第 17 條第 3 項給了一條出路：當事人無正當理由拒絕配合調查，經通知限期配合調查，屆期仍未配合者，調查小組得不待其陳述，逕行作成調查報告。
這一項要用得住，報告裡要留下三段紀錄：
第一，通知的事實。
何時、以何種方式通知、通知內容為何、是否送達。
第二，限期的事實。
通知中所定的期限是哪一天，這一段要看得出「經通知限期配合」這五個字的動作確實做過。
第三，屆期未配合的事實。
期限屆至時的狀態，以及有無提出正當理由。
三段缺一段，就回到準則第 22 條第 4 項第 2 款的「未給予當事人任一方陳述意見之機會」。
給了機會但對方不用，跟沒給機會，在報告裡看起來的差別就是這三段紀錄。
六、懲戒建議與認定的連動
準則第 17 條第 2 項第 5 款的「處理建議」，不能與前面的認定脫節。
連動的依據在第 19 條。
第 19 條第 1 項：職場霸凌行為經調查屬實者，雇主應視情節輕重對行為人為適當之懲戒或處理。
但行為人已離職者，不在此限。
第 2 項則列出情節輕重的四款審酌因素：
一、對申訴人造成身心侵害之程度。
二、對申訴人侵害行為之次數、頻率、手段、重複違反及其他相關因素。
三、與申訴人之關係、違反後態度及過往有無類似行為。
四、對事業單位所生之危害，其影響程度及範圍等。
這四款是撰寫處理建議時的骨架。
實務上的寫法，是把每一款各寫一小段，讓建議的輕重看得出依據：
第一款要回到事實認定段。
申訴人是否因此請假、就醫、調整職務，這些如果在調查中查到，就寫進來；沒有查到就寫沒有查得相關事證，不要臆測。
第二款要回到爭點的數量與時間分布。
四次與一次，間隔兩週與間隔半年，重複違反與初次發生，落在條文上的評價不同。
第三款有三個子項：關係、違反後態度、過往有無類似行為。
「違反後態度」在調查過程中就看得到，被申訴人是否配合、是否承認、是否有推諉或反過來指責申訴人。
這一項要在報告裡有對應的紀錄，不能到了懲戒階段才臨時加上。
第四款看的是對事業單位的影響範圍。
行為發生在公開會議與私下對話，波及的範圍不同；是否已影響團隊運作、是否已有其他同仁反映，都是這一款的內容。
四款寫完，處理建議的輕重就有了依據。
跳過四款直接給建議，是懲戒處分後續被爭執的常見起點。
要注意第 19 條第 1 項但書：行為人已離職者，不在此限。
行為人在調查期間離職，懲戒的部分就沒有對象，但調查報告仍應完成，事實認定與理由照樣要寫。
這一段常被誤解成「人走了就不用查」。
第 19 條第 3 項則是登錄義務：雇主對於職場霸凌申訴事件之處理結果，應於前條第 3 項附理由之決定作成之日起十個工作日內，依第 11 條公告之方式登錄系統。
七、報告完成之後的四個動作
報告不是終點。
準則把後續動作也寫進去了。
動作一，送審議。
準則第 17 條第 2 項的用語是「前項調查報告，應送申訴處理單位審議」。
調查小組作成報告，審議由申訴處理單位進行，兩者的角色分開。
動作二，作成附理由的決定並通知。
決定與報告是兩份文件。
決定要附理由，這個理由可以引用報告的認定理由，但要獨立成文。
動作三，登錄。
依第 19 條第 3 項，處理結果應於附理由之決定作成之日起十個工作日內登錄。
登錄的方式依準則第 11 條公告之方式辦理，登錄的網站為中央主管機關指定之網站。
動作四，追蹤與檢討。
準則第 25 條規定：雇主對於職場霸凌申訴與申復事件除應採取追蹤、考核及監督，確保懲處措施有效執行，避免相同事件或報復情事發生外，亦應整體評估及檢討第 6 條第 1 項及第 2 項所定規範，並採取必要之改善措施。
這一條把單一案件連到制度面。
一件案子結束後，規範要不要修，是條文要求的動作。
至於文件要留多久，準則第 26 條寫得很清楚：雇主依本準則所採行之預防措施、受理申訴、協調、調查與申復等之處理過程及結果，應作成執行紀錄並留存三年。
三年是最低要求。
考量勞動事件的時效與後續爭議，實務上會建議留得比三年更久，但至少不能少於三年。
八、六個常見的寫法問題
以下六項是報告在審議或申復階段最常被挑出來的地方。
問題一，主觀感受寫成事實。
「申訴人感到受辱」是感受，「被申訴人於會議中稱申訴人某某」是事實。
感受可以寫在陳述重點裡，不能寫在事實認定裡。
問題二，證據只列不評。
附件十五份，內文一份都沒提到證明力。
這等於把判斷工作丟給審議單位。
問題三，時間軸不完整。
只寫月份不寫日期，或只寫「多次」不寫次數。
準則第 19 條第 2 項第 2 款要審酌的正是次數與頻率，時間軸不完整，懲戒建議就沒有依據。
問題四，把調查報告寫成懲戒書。
報告的角色是認定事實並提出建議，處分決定是另一個階段。
報告裡直接寫「應予記過」而沒有第 19 條第 2 項的審酌過程，兩邊都站不住。
問題五，不成立的理由太短。
三行字就結案，申訴人很難不申復。
不成立的案子，理由段的篇幅應該與成立的案子相當。
問題六，附件與內文對不上。
內文寫「詳如附件三」，附件三是另一份文件。
這種錯誤在申復審議時會被放大成整份報告的可信度問題。
九、給中小企業的最小可行作法
三十人以下的公司不一定有法務，調查小組成員多半是主管兼任。
以下三個作法可以在有限人力下把理由段撐起來。
作法一，先寫爭點表再寫報告。
訪談前就把爭點列出來，訪談時照著爭點問，訪談紀錄自然會對應爭點。
報告撰寫時，把爭點表展開成第一層到第七層。
提問清單可參考職場霸凌訪談紀錄範本與提問清單。
作法二，證據評價用固定三欄。
每一份證據固定寫三件事：來源、可信性判斷、能證明哪一項爭點。
三欄填完，第三層就有了。
作法三，未採納清單獨立成表。
不要藏在內文段落裡，做成一張表，四個欄位固定。
這一張表在申復階段的價值，通常比報告本文還高。
外部支援要不要用，取決於案件的複雜度與內部有沒有適格的人。
準則第 22 條第 3 項對申復調查小組的外部專業人士比例有明文要求，若案件已經走到申復階段，外部人力就從選項變成規定。
調查小組的成員資格與迴避規則，見職場霸凌調查小組幾人；制度面哪些工作適合放內部、哪些適合外部支援，見勞資顧問完整指南第五節的三個判斷問題。
常見問題 FAQ
Q1：準則有規定調查報告的格式範本嗎？
準則第 17 條第 2 項規定調查報告的內容「應包括」五項事項，包含申訴事件之案由、調查訪談過程、當事人及相關人員陳述之重點、事實認定與理由、處理建議，但條文本身沒有附法定格式範本。
企業可以自行設計格式，只要五項內容齊備即可。
Q2：當事人提出的證據，調查小組認為不可信，可以直接不寫嗎？
不建議。
準則第 22 條第 4 項第 4 款把「有足以影響調查結果而未採納之重要事證」列為調查程序重大瑕疵之一，一旦在申復審議會議被認定，依同條第 3 項應組成申復調查小組再行調查。
作法是在報告中設「未採納之證據及其理由」一節，逐項說明不採納的原因，以及不採納是否影響結論。
Q3：被申訴人拒絕接受訪談，報告還能完成嗎？
可以。
準則第 17 條第 3 項規定，當事人無正當理由拒絕配合調查，經通知限期配合調查，屆期仍未配合者，調查小組得不待其陳述，逕行作成調查報告。
報告中要留下通知、限期、屆期未配合三段紀錄，以免落入第 22 條第 4 項第 2 款「未給予當事人任一方陳述意見之機會」。
Q4：處理建議的輕重要依據什麼寫？
依準則第 19 條第 2 項，情節輕重的判斷應審酌行為人的四款因素：對申訴人造成身心侵害之程度；對申訴人侵害行為之次數、頻率、手段、重複違反及其他相關因素；與申訴人之關係、違反後態度及過往有無類似行為；對事業單位所生之危害，其影響程度及範圍等。
建議在報告中逐款對應，讓建議的輕重看得出依據。
Q5：行為人在調查期間離職了，還要寫報告嗎？
要。
準則第 19 條第 1 項但書只排除「懲戒」這一項，寫的是行為人已離職者不在此限，並沒有免除調查與作成報告的義務。
事實認定與理由仍應完成，處理建議的部分則改為對制度面的改善建議，並依準則第 25 條進行整體評估及檢討。
Q6：調查報告要保存多久？
依準則第 26 條，雇主依本準則所採行之預防措施、受理申訴、協調、調查與申復等之處理過程及結果，應作成執行紀錄並留存三年。
這是最低要求，實務上考量後續爭議，建議保存期間拉長。
報告寫法可以先請人看過一遍
調查報告最麻煩的地方，是它同時要面對三種讀者：內部審議單位、可能提出申復的當事人，以及後續可能介入的主管機關。
三種讀者的關注點不同，理由段要一次滿足。
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我們的作法是先看爭點表與證據清單，再回頭確認報告的論證有沒有斷點。
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